Как да настроите служители в процеса на усъвършенстване на заплати в QuickBooks

След като настроите информацията за вашата компания за заплати в QuickBooks, вие сте готови да настроите служители за заплати. Като част от процеса на настройка на подобрената заплата, QuickBooks показва уеб страница, където можете да добавите вашите служители.

Можете също да добавите служители, като покажете Центъра за служители. (Изберете командата Служители→ Център за служители и щракнете върху бутона Нов служител.) Когато щракнете върху бутона Нов служител, QuickBooks показва раздела Лични на диалоговия прозорец Нов служител.

За да опишете служител, попълвате полетата, предоставени в раздела Лични. Всичко това се разбира от само себе си; въвеждате името на лицето в полетата Legal Name. Името на служителя влиза в полето Първо, средният инициал влиза в полето MI и т.н.

Щракнете върху раздела Адрес и контакт (не е показано), за да съберете и съхраните пощенския адрес на служителя и друга информация за контакт, като например неговия или нейния телефонен номер.

Ако искате да събирате и съхранявате допълнителна информация за служител (като номер на неговата банкова сметка за директен депозит), щракнете върху раздела Допълнителна информация (също не се показва). Този раздел предоставя бутон Дефиниране на поле, който можете да използвате, за да събирате персонализирани битове информация за служител.

За да използвате опцията Персонализирано поле, щракнете върху бутона Дефиниране на поле и след това използвайте диалоговия прозорец Дефиниране на поле, за да дефинирате полетата, които искате да добавите.

Предоставяне на информация за заплати и данъци

Използвайте раздела Информация за заплати, за да опишете как се изчислява заплатата или заплатите на служителя. Използвайте падащия списък График на заплатите, за да настроите редовен график за заплати (като седмично или полумесечно) и да назначите служителя към графика за заплати. Използвайте падащия списък Честота на плащане, за да идентифицирате периода на плащане.

По желание, ако сте включили функцията за проследяване на класа на QuickBooks, използвайте падащия списък Клас, за да класифицирате плащанията към този служител. Въвеждате елемента за заплати в областта Печалби. Например, ако служител печели годишна заплата от 30 000 долара, вие въвеждате елемента на заплатата в графата Име на артикула. След това въвеждате годишната заплата от $30 000 в колоната Почасова/Годишна ставка.

Ако сте настроили QuickBooks да обработва други добавки или удръжки при проверка на заплатите (възстановявания на разходи или пенсионни удръжки), използвайте областта Добавки, удръжки и фирмени вноски, за да опишете тези елементи и сумите на артикулите.

За да опишете кои данъци плаща служителят, щракнете върху бутона Данъци. QuickBooks показва диалоговия прозорец Данъци. Използвайте раздела Federal, за да идентифицирате състоянието на подаване на служителя, броя на заявените надбавки и всяко допълнително удържано удържане.

В допълнение, използвайте квадратчетата Subject To, за да посочите дали този служител подлежи на Medicare, социално осигуряване или федерален данък за безработица, или дали служителят отговаря на условията за кредит за спечелени доходи.

Не всички служители подлежат на данъци за Medicare и социално осигуряване. Консултирайте се с вашия данъчен съветник за повече информация.

Разделът Държава предоставя полета, които можете да използвате, за да опишете държавните данъци, очевидно. Разделът Държавен данък варира в зависимост от щата, в който се намирате.

Разделът „Други“ ви позволява да опишете и съхранявате всяка местна данъчна информация, като например градски данък върху доходите. Отново, това, което виждате в раздела Други, зависи от вашето населено място.

Ако щракнете върху бутона Болен/Ваканция в раздела Информация за заплати на диалоговия прозорец Нов служител, ще видите диалоговия прозорец Болни и отпуски. Този диалогов прозорец ви позволява да укажете как се начисляват заплащане за болест или отпуск и личен отпуск период на заплати по период на заплати. Можете да посочите броя на часовете за отпуск по болест или отпуск в текстовото поле на наличните часове в момента, в който настройвате ведомост.

Можете да използвате падащия списък Период на начисляване, за да посочите колко често трябва да се начислява заплащане за болест или отпуск. Ако се натрупва заплащане за болест или отпуск, използвайте полето Начислени часове, за да определите колко часа време за болест или отпуск служителят получава всяка заплата или час или в началото на годината.

Ако сте задали максимален брой часове по болест или отпуск, които служителят може да натрупа, въведете тази стойност в полето Максимален брой часове. Ако искате да нулирате часовете по болест и отпуските до нула в началото на всяка година, изберете Нулиране на часовете Всяка Нова година? квадратче за отметка.

Областта Ваканция на диалоговия прозорец Болни и Ваканция работи по същия начин като зоната Болни. Например въведете броя на наличните отпускни часове в полето Часове, налични от началото. Използвайте падащия списък Период на начисляване, за да посочите колко често служителите печелят отпуск.

Използвайте квадратчетата за отметка „Начислени часове“ и „Максимален брой часове“, за да контролирате как работят изчисленията на времето за отпуск. И накрая, изберете Нулиране на часовете всяка Нова година? отметнете квадратчето, за да нулирате времето за почивка в началото на всяка нова година.

Ако сте избрали да използвате опцията Директен депозит, щракнете върху бутона Директен депозит в раздела Информация за заплати на диалоговия прозорец Нов служител. QuickBooks ви подканва да предоставите информацията, необходима за директно депозиране на чекове за служители.

Предоставяне на друга информация, свързана със заетостта

Ако изберете раздела Информация за заетостта на диалоговия прозорец Нов служител, QuickBooks показва раздела, който използвате, за да съхранявате датата на наемане, датата на работа и подобни битове данни за заетостта.