Как да настроите работа за QuickBooks 2015

В QuickBooks 2015 можете да проследявате фактури по клиент или по клиент и работа. Това може да звучи странно, но някои фирми фактурират клиенти (може би няколко пъти) за конкретни работни места. Да вземем случая със строителен подизпълнител, който извършва фундаментни работи за шепа строители на еднофамилни къщи. Този строителен подизпълнител вероятно фактурира клиентите си по работа и той фактурира всеки клиент няколко пъти за една и съща работа.

Например, той фактурира Poverty Rock Builders за работата по основата на 1113 Birch Street, когато излива основата и след това отново, когато полага блока. В 1028 Fairview една и съща работа по фондация също изисква повече от една фактура.

За да настроите работни места за клиенти, първо трябва да опишете клиентите. След това изпълнете следните стъпки:

Изберете Клиенти→ Център за клиенти.

QuickBooks показва прозореца на Центъра за клиенти.

Щракнете с десния бутон върху клиента, за когото искате да настроите задание, изберете Добавяне на работа от контекстното меню, което се показва, и щракнете върху раздела Добавяне на работа.

QuickBooks показва прозореца за нова работа. Използвате този прозорец, за да опишете работата. Голяма част от информацията в този прозорец се появява във фактурата.

Добавете името на работата.

Курсорът е в текстовото поле Име на работа. Просто въведете името на работата или проекта.

(По избор) Ако проследявате баланса на клиента по работа, въведете началния баланс на поръчката .

Преместете курсора в текстовото поле Начално салдо и въведете общата сума, дължима от клиента за работата, която описвате на датата на преобразуване.

Въведете текущата дата в текстовото поле.

Идентифицирайте клиента.

Ако сте избрали грешен клиент в стъпка 2, надникнете в падащия списък Клиент. Назовава ли правилния клиент? Ако не, активирайте падащия списък и изберете правилния клиент.

(По избор) Назовете своя контакт и попълнете друга подходяща информация.

Можете да въведете името на вашия контакт и алтернативен контакт в текстовите полета Пълно име. QuickBooks попълва текстовото поле за контакт вместо вас. Вероятно не е нужно да ви казват това, но попълнете текстовите полета за телефон, факс, имейл и уебсайт, само за да имате тази информация под ръка.

Въведете адреса за фактуриране на заданието.

Можете да използвате текстовото поле Билет до, за да предоставите адреса за фактуриране на работата на клиента. Тъй като има голяма вероятност адресът за фактуриране на заданието да е същият като адреса за фактуриране на клиента, QuickBooks копира адреса за фактуриране от списъка с клиенти. Но ако е необходимо, направете промени.

Изберете адреса за доставка.

Можете да използвате текстовото поле Доставка до, за да предоставите адреса за доставка на заданието. Щракнете върху бутона Копиране, ако адресът за доставка е същият като адреса за фактура.

Щракнете върху раздела Настройки за плащане и опишете договореностите за плащане на клиента.

Използвайки раздела Настройки за плащане, например, можете да запишете номер на сметка и предпочитан начин на плащане. Можете да зададете кредитния лимит на клиента, като използвате полето Кредитен лимит. И можете да съхранявате информация за плащане с кредитна карта за клиенти, които искат да запазите номерата на техните карти във файл.

(Майно по избор) Щракнете върху раздела Допълнителна информация и категоризирайте заданието.

Можете да използвате падащия списък Тип на клиента, за да посочите типа работа. Единствените първоначални типове в списъка по подразбиране са От реклама, Препоръка, Търговия на дребно и Търговия на едро. Можете да създадете други типове, като изберете Добавяне на нов от падащия списък Тип на клиента (така че QuickBooks да покаже диалоговия прозорец Нов тип клиент) и след това попълните празните места.

(По избор) Щракнете върху раздела Информация за работата и добавете информация за конкретна работа.

Можете да използвате падащия списък Състояние на работата в раздела Информация за работата, за да изберете Няма, Предстоящо, Присъдено, В ход, Затворено или Невъзложено, което е най-подходящо. Началната дата очевидно е денят, в който започвате работата. Както всеки знае, прогнозираният край и крайната дата не са непременно еднакви. Не попълвайте крайната дата, докато работата действително не приключи.

Полето Описание на длъжността може да съдържа всяка полезна информация, която можете да поберете на един ред, а Типът на работа е допълнително поле, което можете да използвате. (Ако използвате това поле, можете да добавите нов тип работа, като изберете Добавяне на ново от списъка Тип работа.)

Запазете информацията за заданието, като щракнете върху OK или Next.

След като приключите с описанието на заданието, имате две опции: Можете да щракнете върху OK, за да добавите заданието към списъка и да се върнете в прозореца на Центъра за клиенти, или можете да щракнете върху Напред, за да добавите заданието към списъка и да запазите прозореца Нова работа на екрана за да можете да добавите още работни места.

Можете да редактирате информацията за работа по същия начин, както редактирате информацията за клиентите. Покажете прозореца на Центъра за клиенти, като изберете Клиент→ Център за клиенти. Когато QuickBooks покаже прозореца, щракнете двукратно върху заданието и направете промените в прозореца Редактиране на задание, който се показва.

За да добавите голям брой клиенти или работни места към списъка с клиенти едновременно, покажете прозореца на Центъра за клиенти, щракнете върху бутона Нов клиент и работа и след това изберете опцията Добавяне на няколко клиента: Работни места. QuickBooks показва работния лист за добавяне/редактиране на множество записи в списъка, който ви позволява да събирате и редактирате цялата информация, която правят обикновените прозорци на клиенти и работни места.

Можете също да деактивирате служител от списъка си, ако той започне да се затрупва с имена на служители, които вече не работят за вас. Трябва да изчакате да ги деактивирате, докато годината приключи и формулярите W-2 бъдат отпечатани.