Как да настроите принтера за отпечатване на фактури за QuickBooks 2015

Ако планирате да отпечатвате фактури от QuickBooks 2015, трябва да настроите принтера за фактури само веднъж, но трябва да посочите няколко общи правила за отпечатване на фактури. Тези правила важат и за кредитни известия и поръчки за покупка, между другото.

За да настроите принтера си за печат на фактури, изпълнете следните стъпки:

Изберете Файл→ Настройка на принтера. От падащия списък Име на формуляра изберете Фактура.

QuickBooks показва диалоговия прозорец Настройка на принтера.

Изберете принтера, който искате да използвате за отпечатване на фактури.

Активирайте падащия списък Име на принтера, за да видите инсталираните принтери. Изберете този, който искате да използвате за отпечатване на фактури и поръчки за покупка.

(По избор) Изберете типа принтер.

Падащият списък Printer Type описва вида хартия, която използва вашият принтер. Имате два избора:

• Непрекъснато: Вашата хартия идва като един свързан пакет с перфорирани ръбове.

• Ориентиран към страници: Вашият документ е на единични листове.

Изберете вида на формуляр за фактура.

Изберете бутона с опция, който описва типа формуляр, върху който искате да отпечатате: Intuit Preprinted Forms, Blank Paper или Letterhead. След това поставете отметка в квадратчето Не отпечатвайте линии около всяко поле, ако не харесвате хубавите малки кутийки, които QuickBooks създава за разделяне на всяко поле.

(По избор, но наистина добра идея...) Отпечатайте тестова фактура върху реална хартия за фактури.

Щракнете върху бутона Подравняване. Когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Подравняване на принтера, изберете от списъка типа фактура, която искате да отпечатате, и след това щракнете върху OK. Когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец за фино подравняване, щракнете върху бутона Print Sample, за да кажете на QuickBooks да отпечата фиктивна фактура върху всяка хартия, която сте заредили в принтера за фактури.

Фиктивната фактура, която QuickBooks отпечатва, ви дава възможност да видите как ще изглеждат вашите фактури. Фактурата също има набор от решетъчни линии за подравняване, които се отпечатват над текстовото поле „Сметка до“. Можете да използвате тези линии на мрежата, ако трябва да фино подравните вашия принтер.

Коригирайте всички проблеми с подравняването на формуляра.

Ако видите някакви проблеми с подравняването, след като завършите стъпка 5, трябва да ги поправите. (Проблеми с подравняването обикновено възникват само при ударни принтери. При лазерни или мастиленоструйни принтери листовете хартия се подават в принтера всеки път по един и същи начин, така че почти никога не трябва да се занимавате с подравняването на формуляра.)

За да отстраните големи проблеми с подравняването – като отпечатване на неща на грешно място – трябва да коригирате начина, по който хартията се подава в принтера. Когато най-накрая заредите хартията възможно най-добре, не забравяйте да отбележите как точно сте я заредили. Трябва да настроите принтера и хартията по един и същи начин всеки път, когато печатате.

За незначителни (но въпреки това досадни) проблеми с подравняването, използвайте вертикалните и хоризонталните полета на диалоговия прозорец Фино подравняване, за да коригирате подравняването на формуляра. След това отпечатайте друга примерна фактура. Продължете и експериментирайте малко. Трябва да прецизирате отпечатването на формуляра за фактура само веднъж. Щракнете върху OK в диалоговия прозорец за фино подравняване, когато приключите, и QuickBooks отново показва диалоговия прозорец Настройка на принтера.

Щракването върху бутона Опции в диалоговия прозорец Настройка на принтера отваря информацията за настройка на Windows на избрания принтер за Windows, където можете да правите неща като задаване на настройки за качество или ред за печат. Ако сте любопитен тип или случайно щракнете върху него и след това имате въпроси относно това, което виждате, вижте ръководството за потребителя на вашия Windows или ръководството за потребителя на принтера.

Запазете нещата с настройките на принтера.

След като приключите с всички настройки на диалоговия прозорец Настройка на принтера, щракнете върху OK, за да запазите промените си.

Можете да отпечатвате фактури и кредитни известия едно по едно или в пакет. Как ги отпечатвате, няма значение за QuickBooks. Изберете всеки начин, който изглежда най-добре да пасва на вашия стил.