Как да настроите нов потребител в QuickBooks Online Accountant

Ако вашата счетоводна фирма има повече от едно лице, което се нуждае от достъп до клиентски компании QuickBooks Online, лицето, което създава акаунта в QBOA - наречено на език QBOA главен администратор - може да настрои другите потребители. Другите потребители получават свои собствени идентификационни данни за влизане и достъп до онези клиенти, които главният администратор посочва; за тези клиенти потребителят има достъп до инструментите на счетоводителя. Главният администратор също така определя нивото на достъп на потребителя до информацията на фирмата; потребителят може да има основен, пълен или персонализиран достъп.

Използването на отделна информация за вход в QBOA помага да се поддържа сигурността в QBOA, тъй като много финансова информация (например абонаменти за продукти и информация за фактуриране) е обвързана с информацията за вход.

И така, каква е разликата, по отношение на състоянието, между основен, пълен и персонализиран достъп?

• Тези потребители с пълен достъп могат да отварят и работят в счетоводните книги на фирмата, както и в клиентски QBO компании и могат да имат достъп до страницата на екипа и да правят промени в привилегиите на всеки потребител.
• Тези потребители с основен достъп имат достъп само до клиенти на QBO компании.
• Тези потребители с персонализиран достъп нямат нищо повече от основен или пълен достъп с поне една привилегия, зададена различно от настройките по подразбиране на QBOA за основен или пълен достъп.

За да настрои множество потребители в акаунт в QBOA, главният администратор или всеки член на фирмата с пълен достъп до QBOA настройва други членове на фирмата; по време на процеса QBOA изпраща имейл до другите членове на фирмата, които за тази дискусия ще бъдат наричани поканени . След като поканеният приеме поканата, QBOA подканва поканения да зададе свои собствени идентификационни данни за вход в QBOA. Следвайте тези стъпки, за да настроите нов потребител в акаунт в QBOA:

Влезте в QBOA.

Щракнете върху Екип в лентата за навигация.

Появява се страницата на екипа.

Щракнете върху бутона Добавяне на потребител.

Започва съветникът за добавяне на потребител.

На първата страница на съветника за добавяне на потребител попълнете името, имейл адреса и заглавието на члена на екипа, който искате да добавите.

Заглавието на члена на екипа не е задължително.

Щракнете върху Напред.

Появява се втората страница на съветника за добавяне на потребител. На тази страница вие идентифицирате привилегиите, свързани с вашата фирма, които искате да предоставите на члена на екипа.

Изберете типа достъп, който искате да предоставите на члена на екипа.

Можете да зададете Основен, Пълен или Персонализиран достъп; описание на всеки тип достъп се появява от дясната страна на страницата. Задайте пълен достъп на онези членове на екипа, които трябва да имат достъп до книгите на вашата собствена компания. Задайте основен достъп, за да предоставите на член на екипа достъп само до компаниите клиенти на QBO.

Можете да правите промени в индивидуалните настройки; ако го направите, QBOA задава достъпа на члена на екипа до Custom по подразбиране.

Щракнете върху Напред.

Появява се последният екран на съветника за добавяне на потребител. На тази страница вие идентифицирате клиентите, за които членът на екипа трябва да може да изпълнява работа.

Премахнете избора на клиенти, ако е необходимо.

Щракнете върху Save.

QBOA добавя новия потребител към вашия екип и присвоява статус на Поканен на потребителя. В допълнение, колоната Статус на екрана на екипа показва, че QBOA е изпратил покана по имейл до потребителя, приканвайки потребителя да се присъедини към вашия екип. След като потребителят отговори на поканата за QBOA, статусът на потребителя се променя на Активен на страницата на екипа в QBOA.

Поканата по имейл, която QBOA изпраща, изглежда така.

Получателят щраква върху бутона Приемам покана и, ако поканеният все още няма информация за вход за QBOA, се появява страницата по-долу. На тази страница поканеният настройва информация за вход в QBOA, като предоставя потребителски идентификатор (който не е необходимо да бъде имейл адрес) и парола. След като поканеният щракне върху Създаване на потребител, QBOA потвърждава, че потребителският идентификатор е наличен, настройва информацията за вход и показва страница, на която се появява бутон Вход. Щракването върху бутона Вход въвежда потребителя в QBOA с присвоените му привилегии.

За да влезе в QBOA в бъдеще, членът на екипа отива до qbo.intuit.com и предоставя своите идентификационни данни за вход.