Как да настроите главните списъци с файлове в QuickBooks 2019

Когато настройвате QuickBooks 2019, като практически въпрос, вие не само създавате фирмен файл, който ще използвате за съхраняване на финансова информация за вашия бизнес, но също така настройвате основни списъци с файлове, като списък с елементи на QuickBooks и списък с класове на QuickBooks . Тези списъци с главни файлове съхраняват информация, която можете да използвате и използвате повторно. Един от списъците с главни файлове описва всеки от вашите клиенти; този главен файл с информация за клиента включва името и адреса на клиента, информация за контакт, номера на сметки и т.н.

Списък с елементи на Quickbooks

Ако изберете командата Списъци → Списък с елементи, QuickBooks показва прозореца Списък с елементи, както е показано. Прозорецът Списък с елементи изброява всички елементи, които сте настроили като част от стартирането на QuickBooks Setup, и елементите, които сте добавили ръчно след стартирането на съветника за настройка.

Прозорецът на списъка с елементи.

Списък с ценови нива на QuickBooks 2019

Списъкът Ценово ниво ви позволява да създавате корекции на цените, които можете да използвате в движение, докато фактурирате клиенти, издавате кредитни известия и т.н.

Данъчни кодове върху продажбите в QuickBooks 2019

Списъкът с кодове за данък върху продажбите съдържа списък с кодове или съкращения, които можете да използвате, за да опишете артикулите като облагаеми или необлагаеми. Ако изберете тази команда, QuickBooks показва прозорец, изброяващ съществуващите кодове за данък върху продажбите. (Обикновено виждате два съществуващи кода: Данък и Не.)

Списъкът с кодове за данък върху продажбите не се показва, освен ако не кажете на QuickBooks да проследява данък върху продажбите по време на настройката или след това. За да добавите кодове за данък върху продажбите, направете следните стъпки:

Изберете Редактиране → Предпочитания.

Щракнете върху елемента Данък върху продажбите в списъка с предпочитания.

Щракнете върху раздела Предпочитания на компанията.

Отговорете на въпроса Начислявате ли данък върху продажбите, като щракнете върху полето Да.

За да добавите нов код за данък върху продажбите, щракнете върху Добавяне на данък върху продажбите и опишете новия данък върху продажбите, когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Нов артикул (не е показан), като наименувате артикула за данък върху продажбите, описвате го накратко и след това предоставяте данъка върху продажбите ставка и данъчна агенция.

Как да настроите списък с елементи за заплати в QuickBooks 2019

Списъкът с позиции за заплати идентифицира елементи, които се появяват в чекмеджетата за проверка на заплатите на служителите. Ако използвате външно бюро за обслужване на заплати за обработка на вашата ведомост – и това не е лоша идея – дори не е нужно да се притеснявате за списъка с елементи за заплати. Ако използвате услугата QuickBooks Enhanced Payroll Service, отново, не се притеснявайте за списъка с елементи за заплати. (И в двата случая хората от QuickBooks настройват елементите на заплатите, които използвате за записване на заплати.) И в случая на пълноценната услуга „ние правим всичко“ на Intuit, дори не е необходимо да проследявате ведомостите за заплати вътре QuickBooks, защото хората от QuickBooks го правят в офиса си на своите компютри.

Ако все пак трябва да добавите елементи от заплатите, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете командата Списъци → Списък с позиции по ведомост.

QuickBooks показва прозореца на списъка с позиции за заплати.

2. За да добавите нов елемент от ведомостта, щракнете върху бутона Елемент за заплата и след това изберете Елемент за заплати → Нов.

QuickBooks показва диалоговия прозорец Добавяне на нов елемент за заплати (не е показан). Можете да изберете да настроите нов елемент за заплати, като използвате метода EZ Set Up или метода Custom Set Up:

• EZ Set Up: Ако искате QuickBooks да ви помогне и настройвате общ елемент от ведомостта, щракнете върху бутона EZ Set Up, щракнете върху Напред и просто следвайте инструкциите на екрана.
• Персонализирана настройка: Ако искате да извършите персонализирана настройка на елемент на ведомост, щракнете върху бутона Персонализирана настройка и след това щракнете върху Напред. QuickBooks ви превежда през интервю на няколко екрана, което ви пита за елемента на заплатите, който да настроите. Първият диалогов прозорец, който QuickBooks показва, например, ви моли да идентифицирате типа елемент на работната ведомост, който искате да създадете. Отговаряте на този въпрос, като изберете един от бутоните за избор и след това щракнете върху Напред.

3. Наименувайте позицията на ведомостта.

След като идентифицирате вида на елемента на заплатите, го наименувате. QuickBooks предоставя друга версия на диалоговия прозорец Добавяне на нов елемент за заплати, който включва поле, което попълвате, за да дадете име на новия елемент.

4. За да завършите настройката на елемента на ведомостта, щракнете върху бутона Напред, за да преминете през останалите въпроси за настройка на позиции в ведомостта.

Вие идентифицирате името на правителствената агенция, на която се плаща задължението, идентификационния номер на данъкоплатеца, който ви идентифицира уникално пред данъчната агенция, сметката на задълженията, която използвате за проследяване на артикулите, реда на данъчния формуляр, който използвате, за да отчитате елемент, правилата, които QuickBooks трябва да използва за изчисляване на артикула (като например дали артикулът подлежи на данъци) и няколко други различни части от данни. След като предоставите цялата тази информация и щракнете върху бутона Край (който се появява в последния прозорец Добавяне на нов елемент на заплатата), QuickBooks добавя новия елемент от ведомостта към списъка Елементи за заплати.

Менюто Елемент на заплатата предоставя команди, които са полезни за работа със списъка Елементи за заплати. В допълнение към командите, които използвате, за да добавите елемент към списъка, менюто предоставя команди за изтриване на позиции в ведомостите за заплати, преименуване на елементи от ведомостите, активиране на позициите на заплатите и отпечатване на списъка с позиции в ведомостите.

Как да настроите списъка с класове QuickBooks 2019

QuickBooks ви позволява да използвате класове за разделяне или проследяване на финансови данни по начини, които не са възможни, когато използвате други битове счетоводна информация, като номер на сметката, клиент, търговски представител, артикул и т.н. Фирмата може да използва класове, например, за да раздели финансова информация по магазини, бизнес единици или географски територии.

За да настроите класове, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете командата Списъци → Списък на класове.
QuickBooks показва прозореца със списък с класове, както е показано.

Прозорецът със списък с класове.

Ако не виждате командата Списък с класове, изберете Редактиране → Предпочитания, щракнете върху иконата Счетоводство, щракнете върху раздела Предпочитания на компанията и поставете отметка в квадратчето Използване на проследяване на класове за транзакции.

2. За да създадете нов клас, изберете Клас → Нов в долната част на прозореца.

QuickBooks показва диалоговия прозорец Нов клас, както е показано.

Диалоговият прозорец Нов клас.

3. За да наименувате новия клас, въведете име или съкращение в полето Име на класа.

Имайте предвид, че въвеждате името на класа всеки път, когато записвате транзакция, която попада в класа. Поради тази причина не искате да създавате дълги или лесни за погрешно въвеждане имена на класове. Поддържайте нещата кратки, прости и лесни.

4. Ако класът, който настройвате, всъщност е подклас на родителски клас, поставете отметка в квадратчето Subclass Of и след това изберете родителския клас от падащия списък Subclass Of.

5. Щракнете върху OK, за да запазите класа.

Като алтернатива, щракнете върху Отказ, за ​​да не запазите класа, или щракнете върху бутона Напред, за да запазите класа и да покажете отново диалоговия прозорец Нов клас.

Ако не искате класът да се използва повече, можете да поставите отметка в квадратчето Class Is Inactive.

Менюто "Клас", което се появява, когато щракнете върху бутона "Клас", също така предоставя команди за редактиране на информацията за избрания клас, за изтриване на избрания клас, за деактивиране на избрания клас и за отпечатване на списък с класове, както и няколко други полезни команди. Всички тези команди са доста лесни за използване. Експериментирайте с тях, за да разберете как работят.

Как да настроите списък с клиенти на QuickBooks 2019

Списъкът с клиенти проследява всички ваши клиенти и информация за клиентите, като адреси за фактуриране и доставка.

Следвайте тези стъпки, за да добавите клиент към списъка с клиенти:

1. Изберете командата Клиенти → Център за клиенти.

QuickBooks показва прозореца с информация за клиента.

Прозорецът с информация за клиента.

2. За да добавите нов клиент, щракнете върху падащия списък Нов клиент и работа и след това изберете командата Нов клиент.

QuickBooks показва прозореца Нов клиент.

Прозорецът Нов клиент.

3. Използвайте полето Име на клиента, за да дадете на клиента кратко име.

Не е необходимо да въвеждате пълното име на клиента в полето Име на клиента. Тази информация може да влезе в полето Име на компанията, показано в раздела Информация за адреса. Просто искате някаква съкратена версия на името на клиента, която можете да използвате, за да се позовавате на клиента в счетоводната система на QuickBooks.

4. (По избор) Ако таксувате на клиента си във валута, различна от обичайната ви местна валута, изберете тази валута от падащия списък Валута.

Ако сте казали на QuickBooks, че работите в няколко валути — бихте направили това по време на процеса на настройка на EasyStep Interview — QuickBooks иска да идентифицирате кога фактурирате клиент и събирате плащания от клиент във валута, различна от вашата домашна валута.

5. (Обикновено правило) Игнорирайте началния баланс и кутиите As Of.

Обикновено не искате да задавате началния баланс на клиента, като използвате полетата Начално салдо и От момента. Това не е правилният начин да зададете салдото на вашите нови клиентски сметки. Ако направите това, по същество настройвате дебитната част на запис без съответната кредитна част. По-късно ще трябва да въвеждате луди, шантави записи в дневника, за да коригирате непълното си счетоводство. Но съществува изключение от обичайното правило, както е обсъдено в съвета, който следва.

6. Използвайте полетата на раздела Информация за адреса, за да предоставите името на компанията и информацията за контакт, включително име за контакт, телефонни номера, номера на факс, имейл адреси, адреси за фактуриране и доставка и т.н.

Няма да ви казвам, че трябва да въведете нечие име и фамилия в полетата за пълно име или че телефонните номера на вашия клиент влизат в полетата с надпис Основен телефон и работен телефон.

7. Щракнете върху раздела Настройки за плащане, за да се покаже наборът от показани полета.

Можете да запишете номера на сметката на клиента, неговия/нейния кредитен лимит, условия за плащане, предпочитани методи за плащане и доставка и дори информация за кредитна карта. Имайте предвид, че квадратчетата за отметка за онлайн плащания ви позволяват да посочите, че клиентът може да ви плати с кредитна карта или банков превод — но вече трябва да сте настроили тези услуги. Ако не сте настроили услугите, QuickBooks ви подканва да ги настроите, когато поставите отметка в едно от тези квадратчета.

Разделът Настройки за плащане.

8. (По избор) Ако проследявате данъците върху продажбите, щракнете върху раздела Настройки за данък върху продажбите, за да се покажат полетата, които ще използвате, за да идентифицирате данъка върху продажбите на този клиент.

Разделът Настройки за данък върху продажбите например включва падащ списък с Данъчни кодове, който използвате, за да посочите кой код за данък върху продажбите се прилага за този конкретен клиент. Можете също така да идентифицирате действителната позиция от данък върху продажбите и, ако е приложимо, номера на препродажба.

9. Предоставете малко допълнителна информация за клиента.

Ако щракнете върху раздела Допълнителна информация, QuickBooks показва няколко други полета, които можете да използвате за събиране и съхраняване на информация за клиенти. Можете да използвате падащия списък Тип клиент, например, за да категоризирате клиент като подходящ за конкретен тип клиент. И можете да използвате падащия списък Rep, за да идентифицирате търговския представител по подразбиране на клиента. И накрая, можете да щракнете върху бутона Дефиниране на полета, за да посочите допълнителни полета, които искате да съберете и отчетете за клиента.

Разделът Допълнителна информация.

10. (По избор) Щракнете върху раздела Информация за заданието, за да опишете заданието на клиента.

Разделът Информация за работата ви позволява да опишете информация, свързана с конкретна работа, която се изпълнява за клиент. Използвате раздела Информация за работата, ако не само настройвате клиент, но и работа за този клиент.

11. Когато приключите с описанието на клиента, щракнете върху бутона Save & Close или Save & New, за да запазите описанието си.

Настройте списъка с доставчици в QuickBooks

Точно както използвате списък с клиенти, за да съхранявате записи на всичките си клиенти, вие използвате списък с доставчици, за да съхранявате записи на своите доставчици. Подобно на списък с клиенти, списъкът с доставчици ви позволява да събирате и записвате информация, като адрес на доставчика, лицето за контакт и т.н.

За да добавите доставчик към вашия списък с доставчици, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете командата Доставчици → Център за доставчици.

Когато го направите, QuickBooks показва прозореца с информация за доставчика.

Прозорецът с информация за доставчика.

2. За да добавите нов доставчик, щракнете върху падащия списък Нов доставчик и след това изберете Нов доставчик.

QuickBooks показва прозореца за нов доставчик.

Прозорецът на нов доставчик.

3. Дайте име на доставчика в полето Име на доставчика.

Както е в случая със списъка с клиенти, вие използвате това име, за да се позовавате на доставчика в QuickBooks. Поради тази причина съкращението е добре. Просто искате нещо лесно за въвеждане и лесно за запомняне.

4. (По избор) Ако плащате на вашия доставчик във валута, различна от обичайната ви местна валута, изберете тази валута от падащия списък Валута.

Ако сте казали на QuickBooks, че работите в няколко валути — бихте направили това по време на процеса на настройка на EasyStep Interview — QuickBooks иска да идентифицирате кога получавате сметки от или плащате на доставчик във валута, различна от вашата домашна валута.

5. (Обикновено правило) Игнорирайте полетата Начално салдо и Като от.

Не правете нищо с кутиите Начално салдо и As Of. Хората, които не знаят по-добре, използват тези полета, за да въведат началния баланс, дължим на доставчик, и датата, на която се дължи сумата, но тези вписвания създават проблеми само по-късно. В един момент в бъдещето счетоводителят на тази бедна душа ще трябва да открие и коригира тази грешка. Както обаче, когато добавяте нови клиенти, съществува изключение от обичайното правило, както е обсъдено в съвета, който следва.

Въпреки че обичайното правило е, че не искате да задавате начален баланс за доставчик, това правило има важно изключение. Записвате салдото по задълженията си на датата на преобразуване, като задавате начално салдо за всеки доставчик към датата на конвертиране. Сумата от тези начални салда е това, което QuickBooks използва, за да определи общите ви дължими сметки на датата на преобразуване.

6. Предоставете информацията за адреса на доставчика.

Разделът Информация за адреса предоставя куп лесни за разбиране полета, които използвате за събиране на информация за името и адреса на доставчика. Въведете, както се очаква, пълното име на доставчика в полето Име на компанията.

Можете да щракнете върху бутоните Редактиране в раздела Информация за адреса, за да се покаже друг диалогов прозорец, наречен диалогов прозорец Редактиране на информация за адрес, който ви позволява да въведете адреса в типичен формат на адрес, град, щат и пощенски код. Бутоните „Редактиране“ се появяват вдясно от адресните блокове „Таксуван от“ и „Изпратено от“.

7. Предоставете необходимата допълнителна информация.

Разделът Настройки за плащане събира най-подходящата информация за доставчика, включително номер на сметка, кредитен лимит и условия за плащане, но ако щракнете върху раздела Данъчни настройки, раздела Настройки на акаунта или раздела Допълнителна информация, QuickBooks показва няколко други полета, които можете да използвате за събиране и съхраняване на информация:

• Разделът Данъчни настройки ви позволява да събирате данъчния идентификационен номер на доставчика, за да можете (както понякога се изисква от федералните данъчни закони) да изпратите на продавача формуляр 1099 в края на годината.
• Разделът Настройки на акаунта ви позволява да посочите кои акаунти QuickBooks трябва да използва за предварително попълване на полетата на акаунта при въвеждане на транзакция за доставчика.
• Разделът Допълнителна информация ви позволява да категоризирате доставчика според типа и също така ви позволява да създавате други персонализирани полета.

Ако плащате на доставчик за първи път, добра насока е да получите неговия данъчен идентификационен номер. Ако някой не ви даде своя данъчен идентификационен номер — като по този начин ви прави невъзможно да докладвате плащанията, които правите към него — това вероятно е знак, че нещо не е наред.

Разделът Настройки за плащане.

8. Щракнете върху OK.

Прозорецът за нов доставчик се затваря и вие се връщате в Центъра за доставчици.

Ако щракнете върху раздела Настройки на акаунта (четвъртият раздел, наличен в прозореца Нов доставчик), QuickBooks показва полета, които можете да използвате, за да изброите акаунтите, които искате QuickBooks да попълни автоматично за вас, когато записвате чек на някакъв доставчик или когато запишете сметка от някакъв доставчик. Ако чекът на телефонната компания плаща телефонни разходи, например, можете да кажете на QuickBooks да попълни предварително тази категория разходи следващия път, когато въведете сметка или запишете чек за плащане на този доставчик. Няма да въвежда сума, тъй като (очевидно) сумата може да се промени, но няма да се налага да търсите във всичките си сметки, за да намерите телефонни разходи, ако използвате тази опция.

Настройте списък с дълготрайни активи в QuickBooks

Ако изберете командата Списъци → Списък с елементи на дълготрайни активи, QuickBooks показва прозореца за списък с елементи на дълготрайни активи. Можете да използвате този прозорец, за да видите списък на дълготрайните активи — мебели, оборудване, машини, превозни средства и т.н. — които сте закупили. Това означава, че можете да видите този списък, след като щракнете върху падащия списък Елемент, изберете Нов и попълните прозореца Нов артикул за всеки дълготраен актив.

Вие описвате всеки дълготраен актив с помощта на прозореца Нов артикул.

Списъкът с елементи на дълготрайни активи всъщност не се интегрира с главната книга на QuickBooks. Вие записвате покупката или изхвърлянето на дълготрайни активи, като използвате редовни стари транзакции на QuickBooks. Можете да запишете покупката на конкретен дълготраен актив, просто като въведете чек по обичайния начин. И можете да запишете освобождаването от дълготраен актив, като въведете запис в дневника на главната книга.

The Fixed Assets Item list, then, just acts as a stand-alone list that lets you track the fixed assets you purchased.

Set Up a QuickBooks Price Level List

A price level changes the sales price up or down when you do things like invoice. You might create a price level that amounts to a preferred customer discount on specified items. When you create an invoice for those items, rather than use the standard price for the item (which appears in the Create Invoice window’s Price column), you could select the price level preferred customer discount (in the Price column) to use the discounted preferred customer.

To create a price level, choose the Lists → Price Level command. When QuickBooks displays the Price Level list window (not shown), click the Price Level drop-down list and then choose New. When QuickBooks displays the New Price Level dialog box, give the price level a name in the Price Level Name text box, use the Price Level Type box and list to specify to which items the price level applies, and then use the Adjust Price and Rounding boxes to set the new price level’s prices. When you click OK, QuickBooks redisplays the Price Level list window — this time with your new price level. You can edit and delete existing price levels by using other commands that become available when you click the Price Level button.

Set Up a QuickBooks Billing Rate Level List

A billing rate sets the amount that you charge for service items. Whereas a law firm might sell only hours of legal advice, for example, the item “legal advice” would be billed at different rates for different attorneys. An attorney just out of law school might have his or her time billed at one rate, whereas a senior partner in the firm might bill at another, probably much higher rate.

To set up a billing rate, you choose the Lists → Billing Rate Levels List command. When QuickBooks displays the Billing Rate Level window (not shown), click the Billing Rate Level drop-down list and then choose New to display the New Billing Rate Level dialog box. You use the New Billing Rate Level dialog box to define a billing rate, giving the billing rate level a name, and then set a fixed hourly rate for the billing-rate level or different hourly rates for different service items.

After you create billing-rate levels with the Billing Rate Levels List command, by the way, you need to connect those levels with specific employees so that the correct rate gets used when an employee’s time is billed. To do this, display the Employee Center window by choosing the Employees → Employee Center command. Then right-click the employee, choose Edit Employee from the shortcut menu, click the Additional Info tab when QuickBooks displays the Edit Employee dialog box, and select the appropriate billing rate in the Billing Rate Level list box.

Set Up the Profile Lists

If you choose the Lists → Customer & Vendor Profile List command, QuickBooks displays a submenu of commands that you use to create some of the mini lists that QuickBooks uses to ease your bookkeeping and accounting. The Profile lists include lists of sales reps, customer types, vendor types, job types, payment terms, customer messages, payment methods, shipping methods, and vehicles. Most of the Profile lists are pretty darn simple to use. If you choose the Sales Rep list command, for example, QuickBooks displays the Sales Rep list window. Then you click the Sales Rep drop-down list and choose New. QuickBooks displays the New Sales Rep dialog box.

The New Sales Rep dialog box.

In case you’re still experiencing a certain amount of accounting anxiety, let me just point out that you enter the name of the sales representative in the Sales Rep Name box. Then, throwing caution to the wind, you enter the sales rep’s initials in the Sales Rep Initials box. When you click OK, QuickBooks adds the sales rep to your Sales Rep list.

The other Profile lists work in the same simple, scaled-down fashion. You choose the Profile list from the submenu, click the Profile List button, and choose New. When QuickBooks displays a window, you use one or two boxes to describe the new Profile list.