Как да настроите артикули от инвентара в QuickBooks 2019

Преди да можете да проследявате инвентара си, трябва да направите две неща. Първо, трябва да кажете на QuickBooks, че искате да проследявате инвентара. За да направите това, изберете Редактиране→ Предпочитания. Когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Предпочитания, щракнете върху иконата Елементи и инвентар в списъка вляво. Вашият екран трябва да изглежда забележително подобен на показания. (Може да се наложи първо да щракнете върху раздела Предпочитания на компанията.) Уверете се, че инвентарът и поръчките за покупка са активни са отметнати и че е избран един от бутоните за опция Предупреждение, ако няма достатъчно инвентар за продажба.

Диалоговият прозорец Предпочитания за елементи и инвентар.

Ето второто нещо, което трябва да направите: Създайте списък с елементи. Този списък е описание на всички артикули, които е възможно да поставите във фактура. С други думи, всички артикули, които поръчвате и продавате, принадлежат към списъка с артикули.

Трябваше да настроите първоначалния си списък с елементи по време на настройката на QuickBooks. Ако трябва да добавите елемент към вашия списък, изберете Списъци→ Списък с елементи. След това щракнете върху бутона Елемент, изберете Нов от падащото меню и попълнете прозореца Нов елемент.

След като включите инвентара и настроите (или актуализирате) списъка си с артикули, можете да проследявате инвентара си.

Докато разтоварвате артикули от камион, получавате ги по пощата или ги купувате от уличен търговец, трябва да записвате артикулите, така че QuickBooks да може да проследява инвентара ви. Как записвате артикулите и плащате за тях зависи от това дали плащате в брой на главата, получавате сметка заедно с артикулите или получавате артикулите без сметка (в този случай плащате за артикулите по-късно).

И може да сте попълнили поръчка за покупка (PO) за артикулите, които получавате. Ако случаят е такъв, получаването на артикулите става малко по-лесно. Силно препоръчвам да попълните поръчка за поръчка, когато поръчвате артикули, които ще получите и платите по-късно.

Запишете артикули, които плащате предварително

Добре, току-що купихте три порцеланови пилета на базара в Маракеш и сега искате да ги добавите към инвентара си и да запишете покупката. Как записвате инвентара, който сте платили на гишето? С помощта на прозореца за писане на чекове, разбира се – по същия начин, по който записвате всички други сметки, които плащате предварително.

Записвайте артикули, които не идват със сметка

Какво се случва, ако артикулите са преди фактурата? Имате късмет - имате нещата и все още не е нужно да плащате за тях. Трябва обаче да запишете инвентара, който току-що сте получили, за да знаете, че го имате под ръка. Не можете да направите това в прозореца Write Checks, защото няма да пишете чек, за да платите за нещата — поне не за известно време. Как записвате артикули, които получавате, преди да платите за тях? Прочетете нататък:

1. Изберете Доставчици → Получаване на артикули или щракнете върху иконата Получаване на инвентара на началния екран и изберете опцията за получаване на инвентар без сметка.

Виждате прозореца Създаване на разписки за артикул, както е показано. Този прозорец е подобен на прозореца Въвеждане на сметки, но чете Разписка за артикул. (Виждате отново прозореца Въвеждане на сметки, когато получите сметката за артикули.)

Прозорецът Създаване на разписки за артикул.

2. Попълнете горната част на прозореца.

Ако искате да запишете артикули от доставчик, който вече е в списъка с доставчици, щракнете върху стрелката надолу и след това изберете доставчика. Ако доставчикът е нов доставчик, изберете Добавяне на нов от падащото меню и след това в диалоговия прозорец Нов доставчик, който се показва, опишете подробно доставчика. Когато приключите с диалоговия прозорец Нов доставчик, щракнете върху OK.

3. Щракнете върху раздела Елементи.

Трябва да щракнете върху раздела Елементи само ако той все още не е показан. Вероятно е така. Но кодексът на честта на авторите на компютърни книги и компулсивната личност изискват да ви кажа, че има още един раздел — раздел „Разходи“ — и е възможно да го покажете вместо това.

4. Преминете към колоната Елемент и въведете име за елемента.

Забележете стрелката надолу в колоната Елемент. Щракнете върху него, за да видите списъка с артикули. Артикулът, за който плащате, фигурира ли в този списък? Ако е така, щракнете върху него. Ако не, въведете ново име на елемент. Виждате полето за съобщение Елементът не е намерен. Щракнете върху Да, попълнете диалоговия прозорец Нов елемент и след това щракнете върху OK.

Можете също така да отидете надолу по опаковката, като въведете артикулите в раздела Артикули. Уверете се, че разделът Елементи показва точно какво има върху талона за опаковане. И поставете кратко описание на артикулите в полето Бележка, защото това описание може да се окаже полезно по-късно, когато искате да съпоставите разписката си за артикул със сметката. Когато приключите, прозорецът Създаване на разписки за артикул трябва да изглежда нещо като предходната фигура.

5. Посочете количество и цена, както следва:

• Колона за количество : Опишете количеството, което сте получили.
• Колона за разходи: Опишете единичната цена на артикула. Ако единичната цена на артикула, която въвеждате, представлява промяна, QuickBooks пита дали искате да актуализирате стандартната му цена на артикула (както е съхранено в списъка с артикули) и дали искате да актуализирате стандартната си цена за артикула.

6. Щракнете върху бутона Save & New или Save & Close, за да запишете елементите, които току-що сте получили.

Артикулите официално са част от вашия инвентар. Разписката за артикул е въведена в регистъра на задълженията. Не само това, но също така, че сте готови за това, когато дойде сметката.

Платете за артикули, когато получите сметката

Артикулите пристигат и вие попълвате разписка за артикул. Минават три седмици. Какво има това във вашата пощенска кутия? Защо, това е сметката, разбира се! Сега трябва да въведете сметка за артикулите, които сте получили преди три седмици. Тази работа е лесна:

1. Изберете Доставчици→ Въведете сметка за получените артикули.

Или от началния екран щракнете върху иконата Въвеждане на сметки срещу инвентар. Ако сте в Центъра за доставчици, щракнете върху Нови транзакции и след това Въведете фактура за получените артикули. Появява се диалоговият прозорец Избор на разписка на артикул, както е показано.

Диалоговият прозорец Избор на разписка на артикул.

2. Щракнете върху падащото меню Доставчик и изберете името на доставчика, който ви е изпратил сметката.

Виждате един или повече разписки за артикул в полето, с датата, на която сте поставили разписката, нейния референтен номер и бележката, която сте написали върху разписката.

3. Изберете разписката, за която искате да въведете сметка, и след това щракнете върху OK.

Появява се прозорецът Въвеждане на сметки, както е показано . Тази информация изглежда позната? Би трябвало — това е същата информация, която поставяте в прозореца „Създаване на разписки за артикул“, само че сега работите със сметка, а не с разписка.

Прозорецът Въвеждане на сметки.

4. Сравнете раздела Артикули в прозореца със сметката.

Плащате ли за това, което сте получили по-рано? Към сметката ви може да са добавени такси за доставка и данък върху продажбите. Може също да се наложи да коригирате цената, защото може да сте предполагали, когато сте записвали получаването на артикулите. Ако е така, добавете и коригирайте информацията за оригиналната разписка, като използвате раздела Елементи. (Можете да щракнете върху бутона Преизчисляване, за да добавите новите елементи.)

Колко дни трябва да платите тази сметка? Сега дължи ли се? Разгледайте реда Условия, за да видите какви са условията за плащане на този доставчик. Променете условията за плащане, ако са неправилни, като изберете различен запис от падащото меню.

Искате да плащате сметките си във възможно най-добрия момент, но за да го направите, условията в прозореца Въвеждане на сметки трябва да съвпадат с условията за плащане на доставчика.

5. Щракнете върху Save & New или Save & Close, за да запишете сметката.

Все още трябва да платите сметката на продавача, разбира се. Достатъчно честно.

Запишете артикулите и платете сметката наведнъж

Да предположим, че получавате сметката, когато получавате стоката. Предметите се разтоварват от гърба на слона, а водачът на слона се покланя и ви подава сметката. Ето стъпките, които следвате:

1. Изберете Доставчици → Получаване на артикули и въведете сметката.

Или от началния екран щракнете върху Получаване на инвентар и след това изберете там опцията Получаване на инвентаризация със сметка. Или от Центъра за доставчици щракнете върху Нови транзакции и след това Въведете фактура за получените артикули. Виждате прозореца Въвеждане на сметки. Вие сте запознати с този прозорец и знаете точно какво представлява и какво прави. Ако сте намерили студена пуйка на тази страница чрез индекса, трябва да знаете, за целите на инвентаризацията, как да запишете артикулите, за които плащате.

2. Попълнете горната част на прозореца.

Тези неща са доста основни. Изберете доставчик от падащото меню и се уверете, че условията на доставчика за плащане на тази сметка са показани правилно. Ако този доставчик е нов, изберете Добавяне на нов. QuickBooks ви моли да попълните диалогов прозорец с информация за доставчика. Направи го. Уверете се, че сте попълнили правилно реда Дължи на сметката.

3. Щракнете върху раздела Елементи и избройте всички артикули, за които плащате.

За да видите списъка с артикули, преместете курсора в колоната Елемент и щракнете върху стрелката надолу, която се показва. Уверете се, че количеството и цената на артикулите са посочени правилно в раздела Артикули.

4. Щракнете върху Save & New или Save & Close.

QuickBooks добавя елементите, които сте посочили, към списъка с артикули и ги прави официални части от вашия инвентар.

Когато продавате неща

Може би сте забелязали приликите между раздела Артикули в прозореца Въвеждане на сметки и полето Количество/Код на артикула/Описание/Цена/Всеки/Сума в долната част на фактура. QuickBooks използва и двете за поддържане на инвентар.

Когато продавате неща, QuickBooks автоматично коригира инвентара ви. С други думи, ако купите 400 порцеланови пилета и продадете 350 от тях, имате само 50 под ръка. QuickBooks актуализира записи за тази промяна. Без шум, без шум. Господи, това не е ли страхотно? Стига да лежиш буден през нощта и да се чудиш дали имаш достатъчно пилета, вомбати или каквото и да било. Същото се случва, когато правите продажби в брой. Когато изброите артикулите в разписката за продажба, QuickBooks приема, че те напускат ръцете ви и ги изважда от инвентара ви.

Още едно хубаво нещо, което трябва да се отбележи за доброто отчитане на инвентара: В прозорците на QuickBooks, които ви позволяват да въвеждате количества артикули от инвентара (като прозореца, който използвате за записване на фактура), QuickBooks поставя малък бутон в полето Количество. Можете да щракнете върху този бутон, за да видите диалогов прозорец, който описва текущата и бъдещата наличност на артикула.

Един морал на тази история е „Пазете добър, описателен списък с елементи“. Другият морал е „Въвеждайте внимателно артикулите в раздела Артикули на чекове и сметки и в полето Артикул/Описание/Количество/Ставка/Сума на разписки и фактури за продажби.