Как да направите копие на файл с данни на QuickBooks 2014

QuickBooks 2014 улеснява счетоводителите да работят с файлове с клиентски данни. Помислете за този сценарий: имате клиент, който се нуждае от помощ за приключване на отчетния период за годината.

Имате два избора. Първо, можете да отидете до магазина му, вероятно да се забиете в трафика по пътя и да се чудите дали можете да таксувате на клиента $150 за времето си за пътуване. Второ, можете да накарате клиента да използва функцията за копиране на счетоводителя на QuickBooks, за да ви изпрати копие на файла с данни на QuickBooks.

Можете да прегледате копието на този счетоводител на файла с данни, да направите всякакви корекции или промени, които са подходящи, и след това да изпратите промените, които да бъдат направени обратно на клиента. Клиентът може лесно да импортира тези промени в съществуващия си QuickBooks файл и да тръгне по своя весел път. Доста спретнато, нали?

Вашият клиент създава копие на счетоводителя на файла с данни на QuickBooks, като използва неговата версия на QuickBooks и реалния файл с данни и след това или създава файл, който той или тя ви изпраща (като по пощата или по имейл) или което Intuit, производителят на QuickBooks, ви изпраща. За щастие, така или иначе процесът е много лесен.

Ето какво трябва да направи вашият клиент, ако клиентът ще се погрижи да изпрати файла до вас:

Изберете командата Файл→ Копиране на счетоводителя→ Клиентски дейности→ Запазване на файла.

QuickBooks показва съобщение, което пита клиента дали иска

• Копие на досието от счетоводител

• Преносимо или резервно копие на файла

Можете също да създадете копие на счетоводител, като изберете Файл→ Създаване на копие и след това щракнете върху бутона Копиране на счетоводителя.

Преносимият файл е истинско, живо копие на файла с данни на QuickBooks, което е леко свито по размер, така че е по-лесно да се придвижвате (например чрез изпращане на файла по имейл като прикачен файл). Архивният файл е второ копие на файла на QuickBooks, който създавате (обикновено), така че ще имате копие на файла, в случай че нещо лошо се случи с оригиналния файл с данни на QuickBooks.

Изберете Копие на счетоводителя и след това щракнете върху Напред, за да продължите.

Посочете дата на разделяне.

Когато клиент щракне върху бутона Напред, за да продължи със създаването на копие на счетоводител, QuickBooks го пита за датата на разделяне. Транзакциите, попадащи преди тази дата, могат да бъдат редактирани само в копието на счетоводителя. Транзакциите след тази дата могат да бъдат редактирани както в копието на счетоводителя, така и в копието на клиента.

Щракнете върху Напред, за да продължите.

Появява се друго съобщение, което казва на клиента, че QuickBooks трябва да затвори всички прозорци, за да създаде копие на счетоводител. QuickBooks може също да каже на клиента да постави диск.

Щракнете върху OK и поставете диска (ако е необходимо).

QuickBooks показва актуализиран диалогов прозорец Save Accountant's Copy.

Назовете копието на счетоводителя.

Използвайте полето File Name на диалоговия прозорец Save Accountant's Copy, за да наименувате копието на счетоводителя на файла с данни на QuickBooks. Ако е необходимо, клиентът може също да използва падащия списък Save In, за да посочи къде трябва да бъде запазено копието на счетоводителя на файла с данни на QuickBooks.

Клиентът трябва да запомни къде се записва копието на файла на счетоводителя. Този файл се дава на счетоводителя — чрез електронна поща или по пощата на охлюв, или на диск — за да може да го използва.

Създайте файла.

След като клиентът назове копието на счетоводителя на файла с данни и посочи, ако е необходимо, къде трябва да бъде запазено копието на счетоводителя, клиентът натиска Запиши. QuickBooks запазва копие на счетоводител на файла с данни на QuickBooks.

След това този файл с данни се предава на счетоводителя от клиента. С други думи, клиентът трябва да изпрати файла по пощата или по имейл.

Вашият доставчик на електронна поща може да ограничи размера на прикачените файлове (включително файловете на QuickBooks), които можете да изпращате по имейл. Ако размерът ви пречи, можете да качите файла QuickBooks на уебсайта на Intuit, като изберете Файл→ Копиране на счетоводителя→ Клиентски дейности→ Изпрати до счетоводителя. Intuit изпраща на счетоводителя съобщение с връзка с възможност за щракване, която тя може да използва, за да вземе файла.

Счетоводните копия използват три типа файлове. Файлът за прехвърляне на счетоводител (с разширение на файла .qbx) е това, което клиентът създава и дава на счетоводителя. Действителното копие на счетоводителя (с разширението на файла .qba) е това, с което счетоводителят работи, след като отвори файла за прехвърляне на счетоводител. И накрая, има файл за експортиране на счетоводител (с разширението на файла .qby), който съхранява промените, които се връщат обратно към клиента.

Очевидно може всъщност да не е вашият клиент, който предприема тези стъпки; може да се наложи да свършите мръсната работа. И в двата случая обаче така протича процесът. Имайте предвид обаче, че спестяването на реално време за счетоводителя и спестяването на разходи за клиента се случва, когато можете да накарате клиента да избере командата и да работи с диалоговия прозорец.

След това можете да таксувате платимо време за действителна работа с данни на QuickBooks, а не за бъркотия с файла.