Как да направите банкови депозити с QuickBooks

QuickBooks, като пълнофункционална счетоводна програма, предоставя команда и прозорец за записване на банкови депозити. За да записвате банкови депозити с QuickBooks 2014, следвайте тези стъпки:

1 Изберете командата Банкиране→ Направете депозити.

QuickBooks показва диалоговия прозорец Плащания към депозит. Диалоговият прозорец показва всички плащания, записани преди това чрез командите Получаване на плащания и Въвеждане на разписки за продажба, които се появяват в менюто Клиенти. (Обърнете внимание, че QuickBooks отива точно в прозореца „Направи депозити“ и пропуска диалоговия прозорец „Плащания до депозит“, ако няма чакащи депозити за извършване.)

2 Използвайте диалоговия прозорец Плащания за депозит, за да изберете плащанията, които искате да депозирате.

Можете да изберете всички изброени плащания, като щракнете върху бутона Избор на всички. Можете да изберете отделни плащания, като щракнете върху тях. QuickBooks маркира избраните плащания с отметка.

3 Щракнете върху OK.

QuickBooks показва прозореца Направете депозити. Използвайте падащия списък Deposit To, за да идентифицирате банковата сметка, в която депозирате средствата.

4 Използвайте полето Дата, за да идентифицирате датата на депозита.

Можете да въведете датата в мм/дд/гггг или да щракнете върху малкия бутон на календара вдясно от полето Дата. В календара, който се показва, щракнете върху деня, в който искате да се показва полето Дата.

5 (По избор) Предоставете описание на бележка.

Първоначално QuickBooks използва полето Memo, за да опише транзакцията като депозит. Очевидно това е доста добро описание на депозитна транзакция. Ако искате да промените описанието на бележката с нещо друго, още по-полезно — като ежедневни продажби в брой или нещо подобно — сменете съдържанието на полето за бележка.

6 Запишете всички допълнителни суми за депозит.

Ако искате да включите като част от депозита някакво друго плащане, което не е посочено първоначално в прозореца Правене на депозити, можете да използвате следващия празен ред от списъка, за да опишете това плащане. За да опишете плащането, използвайте колоната Получено от, за да идентифицирате клиента, доставчика или друго физическо лице или бизнес, извършващ плащането.

Използвайте колоната От сметка, за да идентифицирате сметката, която трябва да бъде кредитирана за това плащане. В случай на клиентско плащане, което е продажба, например, вашата сметка за приходи от продажби трябва да бъде тази, записана в колоната От акаунт. Използвайте другите колони на прозореца Правене на депозити — Бележка, Chk No., Pmt Meth., Клас и Сума — за да предоставите другите подробности за плащането.

7 Идентифицирайте всяка сума за връщане на пари.

Ако правите депозит от $1000, но искате да задържите $100 от депозита обратно като пари, записвате сума за връщане на пари. За да запишете сума за връщане на пари, използвайте падащия списък Cash Back Goes To, за да идентифицирате сметката, която трябва да бъде коригирана за връщането на пари в брой. Използвайте полето Cash Back Memo, за да опишете причината за транзакцията за връщане на пари.

Накрая въведете сумата за връщане на пари в умело озаглавеното поле Сума за връщане на пари. Например, ако искате да задържите 100 долара пари в брой за бонуси на служителите, можете да въведете бонуси за служители (да предположим, че това е сметка за разход) в полето Cash Back Goes To.

След това можете да използвате полето Cash Back Memo, за да опишете повода за тези бонуси на служителите. Накрая въвеждате сумата за връщане на пари, $100, в полето Сума за връщане на пари.

8Запазете депозитната транзакция.

Както е в случая с други прозорци за въвеждане на транзакции на QuickBooks, щракнете или върху бутона Save & Close или Save & New, за да запазите вашата депозитна транзакция. Имайте предвид, че след като сте запазили депозитната транзакция, QuickBooks записва депозита в съответната банкова сметка.

Тази обща сума на депозитната транзакция — която се показва в полето „Общ депозит“ в долната част на прозореца — е сумата, която се показва във вашето банково извлечение. Това е и сумата, която се появява в регистъра на банковите сметки.

Прозорецът „Направи депозити“ също така предоставя бутони „Назад“ и „Напред“, които ви позволяват да преглеждате вашите депозитни транзакции напред и назад. Бутонът Печат в прозореца Направи депозит ви позволява да отпечатате списък с депозити. Бутонът Плащания ви позволява да покажете отново диалоговия прозорец Плащания за депозит.

Бутонът История ви позволява да покажете хронология на транзакциите за избраното плащане. И накрая, бутонът Прикачване отваря диалогов прозорец, който можете да използвате, за да прикачите документ (като PDF изображение на чек) към депозита.