Как да направите банкови депозити в QuickBooks 2016

Всеки път, когато записвате продажба в брой или плащане от клиента във фактура, QuickBooks 2016 добавя парите към своя списък с недепозирани средства. Тези недепозирани средства могат да бъдат куп чекове, които все още не сте депозирали, или могат да се състоят от монети (валута и монети) или дори плащания с кредитни карти, ако ги приемете.

Можете също да кажете на QuickBooks да ви даде избор да посочи, че определено плащане или разписка за продажба се депозира директно в определен акаунт. За да кажете на QuickBooks да ви даде този избор, изберете Редактиране → Предпочитания, превъртете надолу до иконата за плащания, щракнете върху раздела Предпочитания на компанията и след това премахнете отметката от опцията Използване на недепозирани средства като депозиране по подразбиране в сметката.

След като направите тази промяна, QuickBooks добавя бутони и поле в долния ляв ъгъл на прозорците Въвеждане на разписки за продажби и получаване на плащания, за да можете да посочите в коя банкова сметка са депозирани парите.

В крайна сметка обаче ще искате да извадите парите изпод матрака си и да ги депозирате в банката. За да направите това, изпълнете следните стъпки:

Изберете Банкиране → Правете депозити.

Друга възможност е да изберете Записване на депозити на началния екран в секцията Банкиране.

Появява се диалоговият прозорец Плащания към депозит. Този диалогов прозорец първоначално изброява всички плащания, независимо от начина на плащане. Можете обаче да използвате падащия списък Преглед на типа на метода на плащане, за да посочите, че искате да виждате плащания само от определен тип, като плащания с кредитна карта. (Тази функция може да бъде доста удобна, защото ви позволява да групирате всички транзакции с кредитни карти заедно.)

Диалогов прозорец Плащания към депозит.

Изберете плащанията, които искате да депозирате.

Щракнете върху плащане или касова бележка, за да поставите отметка пред нея, като я маркирате за депозит. Ако искате да премахнете избора на плащане, щракнете върху него отново. За да премахнете избора на всички плащания, щракнете върху бутона Избиране без.

За да изберете всички плащания, щракнете върху бутона Избор на всички. Ако имате купища плащания, които да прегледате, можете също да филтрирате списъка, като щракнете върху Преглед на типа на метода на плащане в горната част и да видите само пари в брой или кредитни карти, които да избирате. Ако записвате депозирани плащания с кредитна карта, не е необходимо също да сортирате плащанията с чекове. Те не са изчезнали; те просто не се показват, докато не изберете този тип плащане или Всички.

Щракнете върху OK.

След като посочите кои плащания искате да депозирате, щракнете върху OK. QuickBooks показва прозореца Направете депозити.

Прозорецът Правене на депозити.

Ако трябва да покажете отново диалоговия прозорец „Плащания за депозит“ — може би сте направили грешка или нещо подобно и сега трябва да се върнете и да го поправите — щракнете върху бутона „Плащания“ в горната част на екрана „Направи депозити“. Имайте предвид обаче, че QuickBooks няма да показва диалоговия прозорец Плащания за депозит, освен ако в списъка с недепозирани средства все още има недепозирани плащания.

Кажете на QuickBooks в коя банкова сметка искате да депозирате парите.

Активирайте падащия списък Deposit To и изберете банковата сметка, в която искате да поставите средствата.

Посочете датата на депозита.

Натиснете Tab, за да преместите курсора в текстовото поле Дата и след това въведете правилната дата във формат ММ/ДД/ГГГГ. Използвайте тайните кодове за редактиране на дата, ако трябва да редактирате датата. (Вземете тези кодове от онлайн листа с читове на QuickBooks, ако не ги познавате.)

(По избор) Добавете описание на бележка, ако искате.

Посочете сумата за връщане на пари.

Ако искате връщане на пари от депозита, активирайте падащия списък Cash Back Goes To и изберете парична сметка, като например Дребни пари. След това въведете бележка в текстовото поле Бележка за връщане на пари и сумата за връщане на пари, която приемате, в текстовото поле Сума за връщане на пари.

Запишете депозита, като щракнете върху бутона Save & Close или Save & New.

Ако щракнете върху Save & New, QuickBooks показва нов празен прозорец Направете депозити.

Ако понякога взимате пари в брой от регистъра или от дневните събирания, за да ги похарчите за бизнес доставки, за плащания с наложен платеж (събиране при доставка) и дори за теглене на собственик, вие въвеждате транзакцията за плащане в брой като друг ред за транзакция в прозореца Направи депозити. Например, ако използвате $50 от касата за плащане на офис консумативи от Acme Office Store, въвеждате друг ред в прозореца Направете депозити.

Въвеждате Acme Office Store в колоната Получено от, сметката за разходи за офис консумативи в колоната От сметката и –50 в колоната Сума. Използвате отрицателна сума, за да намалите общия депозит до правилната сума, която действително е депозирана в разплащателната сметка и да таксувате разходната сметка за изплатената сума. Тук също така записвате таксите на търговеца, приспаднати от депозитите на вашата кредитна карта.