Как да намерите отчет в QuickBooks Online

QuickBooks Online ви предлага изобилие от отчети, така че да можете да сте информирани за вашите финанси по всяко време. Отчетите в QBO са организирани в пет категории:

• Препоръчани отчети
• Често пускане на отчети
• Моите персонализирани отчети
• Доклади за управление
• Всички отчети

Тези категории се показват на страницата „Отчети“ под графиката и функционират като раздели; тоест щракнете върху раздел, за да видите отчетите в тази категория. И ако сте счетоводител, използващ QBOA, ще видите още една категория отчети: Счетоводни отчети.

Разглеждане на препоръчани доклади

QBO изброява отчети в раздела „Препоръчани“ на страницата „Отчети“ въз основа на функции, които използвате в QBO, предпочитания и добавки.

По-долу графиката в горната част на страницата „Отчети“ е скрита, за да даде на отчетите в раздела „Препоръчани“ малко повече екранна собственост. Не забравяйте, че отчетите, показани тук, може да се различават от тези, които виждате, когато преглеждате препоръчаните отчети.

Типични препоръчани отчети.

Разглеждане на често пускани отчети

Отново, тук не е изненада: в раздела Често изпълнявани QBO изброява отчетите, които изпълнявате най-често. Когато за първи път започнете да използвате QBO и все още не сте стартирали отчети, разделът Често изпълнявани не съдържа никакви отчети. Вместо това съдържа съобщение, което описва какво ще видите, след като започнете да изготвяте отчети.

Намиране на отчети, които персонализирате

Разделът „Моите персонализирани отчети“ изброява отчетите, които сте отпечатали — независимо дали на вашия дисплей или на принтер — персонализирани и запазени, или като единични отчети, или в група отчети. Подобно на своя братовчед „Често изпълнявани отчети“, разделът „Моите персонализирани отчети“ остава празен, докато не отпечатате, персонализирате и запазите отчет, както е описано по-късно в тази глава в раздел „Запазване на персонализиран отчет“. В този раздел също ви показвам как да поставите персонализиран отчет в група и ще видите страницата моите персонализирани отчети, след като съдържа отчет, запазен в група.

Ако сте бивш потребител на QuickBooks Desktop, имайте предвид, че запазването на отчет в QBO е еквивалент на запаметяване на отчет в продукта QuickBooks Desktop, а запазването на отчет в група в QBO концептуално е същото като създаването на запаметена група отчети в продукта QuickBooks Desktop.

Разглеждане на отчетите на ръководството

Разделът Отчети за управление изброява три предварително дефинирани пакета отчети за управление, които можете да подготвите и отпечатате, като щракнете върху връзката Преглед в колоната Действие.

Тези пакети с отчети са наистина доста елегантни; всеки пакет съдържа професионално изглеждаща заглавна страница, съдържание и няколко отчета, които се отнасят до името на пакета с отчети:

• Отчетът за управление на ефективността на продажбите съдържа отчета за печалбите и загубите, доклада с подробности за стареенето на A/R и обобщения отчет за продажбите по клиенти.
• Отчетът за управление на ефективността на разходите съдържа отчета за печалбите и загубите, доклада с подробности за стареене на A/P и обобщения отчет за разходите по доставчик.
• Докладът за управление на Обзор на компанията съдържа отчета за печалбите и загубите и отчета за баланса.

Когато щракнете върху Преглед в колоната Действие до отчет за управление, QBO обикновено създава PDF версия на отчет за управление. Можете да щракнете върху връзката PDF в долната част на браузъра или в прозореца Print Preview, който се появява, за да отворите отчета в PDF визуализатора, който сте инсталирали на вашия компютър.

Може да успеете да отпечатате отчета за управление директно от QBO, но ако не можете, вашият PDF преглед определено ще ви даде възможност да превъртите и отпечатате отчета. На изображението по-долу отчетът за управление на общ преглед на компанията вече е изтеглен в PDF програма за преглед; можете да видите заглавната страница и, в секцията с миниатюри вляво, съдържанието и страницата с отчет за печалбата и загубата.

Примерен отчет за управление, отворен в PDF преглед.

Можете също да персонализирате тези отчети; щракнете върху стрелката, сочеща надолу до отчет, за да видите избора си. Ако изберете да редактирате пакет с отчети, можете да добавите логото си към заглавната страница, да добавите още отчети към пакета, да включите резюме и да добавите крайни бележки към пакета.

Проучване на всички QBO отчети

Разделът Всички отчети ви дава начин да намерите всеки QBO отчет. Страницата изброява поредица от категории за отчети, като бизнес преглед и управление на вземания. Когато щракнете върху определена категория, ще видите страница, която изброява всички отчети за избраната категория. След като изберете категория, можете да покажете отново страницата Всички отчети, като щракнете върху връзката Всички отчети, която се показва над името на категорията на отчета.

Категориите на наличните отчети в QBO.

Търсене на доклад

Не е необходимо да използвате разделите, за да намерите отчет. Вместо това можете да щракнете в полето Отидете на отчет; когато го направите, QBO показва всички отчети, изброени по азбучен ред, в падащ списък.

Търсене на доклад.

Ако видите отчета, който искате, можете да щракнете върху него и QBO го показва на екрана. Ако не виждате отчета, който искате, можете да въведете някои ключови думи в полето Отидете на отчет и QBO стеснява отчетите, показани в падащия списък, до тези, чието име съдържа ключовите думи, които сте въвели.