Как да кондензираме своя файл с данни за QuickBooks 2012

Командата QuickBooks 2012 Condense създава постоянно копие, наречено архивно копие, на файла с данни на QuickBooks. Архивното копие на фирмения файл представлява моментна снимка на фирмения файл, тъй като съществува в определен момент от време.

Ако някой по-късно има въпрос - може би вашият счетоводител, или федерален или държавен одитор - можете да използвате архивното копие на файла с данни, за да покажете как е изглеждал фирмения файл в определен момент от време

След като разберете какво представлява архивирането, става доста лесно. За да кондензирате фирмения файл на QuickBooks, изпълнете следните стъпки:

Изберете командата File→Utilities→Condense Data.

QuickBooks показва първия диалогов прозорец Condense Data, както е показано на илюстрацията по-долу.

Изберете бутона за избор Транзакции преди конкретна дата.

Тази опция казва на QuickBooks, че искате да направите две неща: Създайте архивно копие на файла с данни на QuickBooks и намалете размера на работния фирмен файл, така че да не е толкова голям. QuickBooks намалява размера на работната версия на файла с данни на компанията, като премахва стари, затворени транзакции, ако изберете в Стъпка 3 да премахнете транзакции.

Посочете датата за премахване на транзакции преди.

За да посочите датата, преди която трябва да бъдат премахнати затворените транзакции, въведете датата в предоставеното поле за дата. Ако искате да съкратите файла, като премахнете транзакции на или преди 31 декември 2009 г., например, въведете 31.12.2009 г. в полето за дата.

Имайте предвид обаче, че не е нужно да се чувствате натрапчиви при премахването на куп затворени транзакции. Премахвате затворени транзакции само ако фирмения ви файл на QuickBooks става твърде голям. Можете лесно да работите с фирмен файл на QuickBooks, който е с размери 25, 50 или дори 100 MB (мегабайта).

Щракнете върху Напред, когато приключите с определянето кои транзакции QuickBooks трябва да премахне. QuickBooks показва втория диалогов прозорец Condense Data, както е показано на следващата илюстрация.

Посочете как и дали QuickBooks трябва да обобщава транзакциите, които ще премахне.

Използвайте втория диалогов прозорец Condense Data, за да посочите как QuickBooks трябва да обобщи транзакциите, които ще премахне. Можете да накарате QuickBooks да обобщава транзакциите с един запис в дневника или месечен запис в дневника – избор, който правите, като направите съответния бутон за опция.

Или можете да изберете бутона за опция Не създавайте обобщение, за да посочите, че не искате QuickBooks да създава обобщен запис в дневника, за да замени транзакциите, които премахва. Щракнете върху Напред, когато приключите. QuickBooks показва третия диалогов прозорец Condense Data (не е показан), който пита как трябва да се съкратят транзакциите с инвентара.

Посочете как трябва да се съкратят транзакциите с инвентар.

Ако вашият файл QuickBooks включва транзакции с инвентаризация, QuickBooks препоръчва да премахнете стари транзакции с инвентар. Когато QuickBooks покаже третия диалогов прозорец Condense Data, можете да кажете на QuickBooks да направи точно това, като изберете бутона за опция Премахване на транзакции с инвентар. Щракнете върху Напред, за да продължите към четвъртия диалогов прозорец Condense Data (не е показан), който пита кои транзакции трябва да се считат за затворени.

Посочете кои транзакции трябва да се считат за приключени.

Когато щракнете върху Напред, за да преминете през диалоговия прозорец Condense Data, който пита за транзакции с инвентара, QuickBooks иска малко повече информация за това какво точно представлява „затворена“ или „стара“ транзакция, която трябва да бъде премахната.

Поставяте отметка в квадратчетата, за да посочите дали транзакциите преди датата на премахване трябва да бъдат премахнати, дори ако не са изчистени, маркирани за отпечатване, маркирани като за изпращане и т.н. След това щракнете върху Напред, за да преминете към петия диалогов прозорец Condense Data.

Посочете всяко почистване на списъка, което трябва да се случи.

Използвайте четвъртия диалогов прозорец Condense Data, за да кажете на QuickBooks, че трябва да почисти и някои от списъците. Можете да поставите отметка в квадратчетата в диалоговия прозорец Кондензиране на данни. Чрез почистване на вашия списък чрез премахване на неизползвани елементи от списъка вие не само намалявате размера на фирмения файл, но и улеснявате работата на хората със списъка.

Щракнете върху Напред.

QuickBooks показва петата страница на диалоговия прозорец Condense Data, както е показано на следващата илюстрация.

Потвърдете вашата операция по кондензиране и архивиране.

След като опишете как искате QuickBooks да архивира и кондензира фирмения файл, QuickBooks показва петия диалогов прозорец Condense Data. Този диалогов прозорец ви моли да потвърдите решението си за архивиране и кондензиране на файла с данни. Използвайте този диалогов прозорец, за да потвърдите факта, че искате да архивирате и кондензирате данните.

Щракнете върху Start Condense.

QuickBooks започва процеса на кондензиране на файла с данни.

Архивирайте файла с данни, когато бъдете подканени.

В самото начало на процеса на кондензиране QuickBooks ви подканва да архивирате фирмения файл на QuickBooks. Архивирането на фирмения файл на QuickBooks като част от операция за сгъстяване работи по същия начин като архивирането на фирмения файл на QuickBooks по всяко друго време.

След като направите резервно копие на фирмения файл на QuickBooks, QuickBooks записва архивно копие на фирмения файл и след това почиства работната версия на фирмения файл, като използва вашите инструкции. Отново, както беше отбелязано в по-ранните стъпки, процесът на почистване може да отнеме само няколко минути или може да отнеме няколко часа, ако файлът ви е много голям.