Как да използвате QuickBooks 2010 за таксуване на клиент за време

QuickBooks 2010 предоставя два метода за проследяване на прекараното време, което планирате да таксувате по фактура като артикул. За да проследите времето си за таксуване, можете да използвате седмичния график или да записвате индивидуални дейности. Нито един от методите за проследяване на времето не е труден.

Използване на седмичен график за таксуване на Quicken

За да използвате метода на седмичния график, изпълнете следните стъпки:

Изберете Клиенти→ Въведете време→ Използване на седмичен график.

QuickBooks показва прозореца на седмичния график.

Въведете служителя, доставчика или друго лице, извършващо услугата, в текстовото поле Име.

Трябва да можете да изберете името на този човек от падащия списък Име. Ако не можете да го намерите в този списък, въведете името на лицето в полето и след това, когато бъдете подканени, кажете на QuickBooks кой списък (служител, доставчик или други имена) трябва да бъде добавен.

След като добавите името на лицето, изпълняващо работата, използвайте колоните на прозореца на Седмичния график, за да опишете за какво таксувате.

Въведете клиента или работата, за която е извършена работата, кода на услугата, кратко описание или бележка, елемента за заплати (ако използвате QuickBooks за заплати), класа (ако проследявате класове) и след това прекараните часове на ден.

Можете да въведете толкова редове в прозореца на седмичния график, колкото искате. Всеки ред се появява отделно във фактура. Информацията за бележките се появява в областта за описание на фактурата. Поради тази причина искате да използвате подходящи и описателни бележки.

QuickBook таксуеми единични дейности

Ако искате да записвате сервизни дейности, когато се случват, следвайте тези стъпки:

Изберете Клиенти→ Въведете време→ Време/Въведете единична дейност.

QuickBooks показва прозореца Time/Enter Single Activity.

Проверете дали квадратчето за таксуване в горния десен ъгъл на прозореца е избрано.

С избирането на полето за таксуване вие ​​казвате на QuickBooks, че трябва да съхранява този запис на дейност, подлежаща на таксуване, за по-късно включване във фактура.

Запишете датата на дейността в текстовото поле Дата.

Използвайте текстовото поле Име, за да идентифицирате лицето, което извършва услугата.

В текстовото поле Клиент:Работа посочете клиента или работата, за която се извършва услугата.

Изберете подходящия елемент на услугата от падащия списък Елемент на услугата и съответния елемент на ведомост от падащия списък Елемент на заплата.

(По избор) Ако проследявате класове, предвидливо, можете също да използвате падащия списък Клас, за да класифицирате дейността.

Запишете кратко подходящо описание на услугата в текстовото поле за бележки.

Това описание се появява във фактурата, така че внимавайте за това, което пишете.

Запишете времето, прекарано в услугата.

Можете или ръчно да запишете часа, като използвате текстовото поле Продължителност, за да въведете часа. Или можете да накарате QuickBooks да записва времето, което сте прекарали в дейността, като щракнете върху бутона Старт в секцията Продължителност, когато стартирате дейността и щракнете върху бутона Стоп, когато спрете дейността. Ако искате да поставите на пауза таймера (докато приемате телефонно обаждане, например), щракнете върху бутона Пауза.

След като опишете дейността, която извършвате в прозореца Време/Въвеждане на единична дейност, щракнете върху бутона Запиши и ново или Запиши и затвори, за да запишеш информацията за дейността.

Включително време за таксуване във фактура чрез QuickBooks

За да добавите време за таксуване и цена към фактура, създайте стандартна фактура. След като идентифицирате клиента, за когото сте въвели време или разходи, QuickBooks показва поле за съобщение, което пита дали искате да таксувате за някое от времето или разходите. Ако щракнете върху Да, QuickBooks показва диалоговия прозорец Избор на време за таксуване и разходи.

Разделът „Време“ на диалоговия прозорец „Избор на време за таксуване и разходи“ показва всяко от времената, които сте записали за клиент:

• За да добавите определени часове към фактурата: Щракнете върху колоната Използване за всеки път.

• За да изберете всички времена: Щракнете върху бутона Избор на всички.

След като направите своя избор, щракнете върху OK. След това QuickBooks добавя всяко от тези времена за таксуване като редове към фактурата. Тази фигура показва как информацията за времето за таксуване се показва в прозореца Създаване на фактури.