Как да използвате QuickBooks за управление с бюджет

След като запишете бюджета си в QuickBooks, можете да сравните действителните си финансови резултати с бюджетирани суми, като изберете команди от подменюто Бюджети и прогнози, което QuickBooks показва. Когато изберете командата Reports→Budgets & Forecasts, QuickBooks предоставя няколко бюджетни отчета, описани в следния списък:

• Преглед на бюджета: Този отчет обобщава предвидените от вас суми. Можете да го използвате, за да прегледате бюджета си и да проверите за грешки.

• Бюджет спрямо действителен: Този отчет ви позволява да сравните информацията за отчета за доходите, предвидена в бюджета, с действителната информация за отчета за доходите. Следователно отчетът ви позволява да сравните очакваните си приходи и разходи с действителните приходи и разходи.

• Изпълнение на бюджета за печалби и загуби: Този отчет ви позволява да сравните действителните си приходи, разходи и печалби с предвидените в бюджета приходи, разходи и печалби.

• Бюджет спрямо действителна графика: Тази графика не е отчет. Това е диаграма, която показва бюджетна и действителна информация.

• Преглед на прогнозата: Този отчет обобщава прогнозата на QuickBooks. А прогнозата е в основата на прогнозата за приходите си бъдеще и паричен поток. Използвате прогнози, за да правите планиране „какво, ако“.

• Прогноза спрямо действително: Този отчет сравнява прогнозата с това, което се е случило в действителност.

Начинът, по който използвате информацията от бюджетния отчет, е ключов - и също така тайната за получаване на стойност от вашите усилия за бюджетиране. С добре изграден бюджет със здрав разум можете да търсите разлики между бюджета и действителните си финансови резултати.

Искате да използвате бюджета си, за да забележите ситуации, в които например разходен елемент е твърде нисък, елемент на актива е твърде висок или някакъв номер на приходите изостава от очакваното. Разликите между очакваните резултати и действителните резултати показват неочаквани резултати. Неочакваните резултати често предполагат проблеми. . . или възможности.

Помислете за следните примери за дисперсия и какво могат да показват отклоненията:

• Месечните приходи са $40,000 вместо $50,000. Месечните приходи, които са с 20 процента по-малко от очакваните, могат да показват проблеми с вашия продукт, проблеми с вашия екип за продажби или проблеми с вашите клиенти. Във всеки случай, ако продажбите представляват само 80 процента от това, което очаквате, вероятно трябва да приложите незабавни коригиращи действия.

• Наличностите са средно $50 000 в края на месеца, а не $100 000 в края на месеца. Наличието на по-нисък от очакваното баланс на инвентара може да е добро или лошо. Крайният баланс на инвентара, който е наполовина от това, което очаквате, може да показва, че продавате продукти много по-бързо, отколкото сте очаквали (и следователно трябва да увеличите инвестициите си в инвентара и закупуването на инвентар).

  Наличието на ниска инвестиция в инвентар може също да означава, че просто не получавате материали от доставчиците си толкова бързо, колкото са ви необходими, и в резултат на това сте изложени на голям риск да загубите продажби поради неадекватни нива на склад.

• Разходите за научноизследователска и развойна дейност се равняват на $50 000 годишно вместо $25 000 годишно. Разходите за научноизследователска и развойна дейност, които са два пъти повече от очакваните, изглеждат лоши. Как може да е добре да харчите два пъти повече за разход, отколкото очаквате? Въпреки това, удвояването на вашите разходи за изследвания и разработки може да е добре, ако неочаквано инвестирате в някакъв обещаващ нов продукт, идея или технология.

• Продажбите за определен клас клиенти са с 50 процента по-високи. Да предположим, че сте използвали класове за проследяване на продажбите на клиенти в страната и извън нея. Ако видите, че съвсем неочаквано продажбите на клиенти извън страната са 50 процента над очакваните, това отклонение може да показва възможност за продажба на още повече извън страната.

  Може би с повече усилия и енергия клиентите извън страната могат да станат още по-голяма част от вашия бизнес. Понякога вариациите идентифицират възможности, които иначе бихте пропуснали.