Как да използвате прозореца за отчети в QuickBooks 2011

Ако ви е удобно да работите с Microsoft Windows, работата с прозореца за отчет на QuickBooks трябва да бъде бърза. По горния край на прозореца QuickBooks показва както бутони, така и полета. Използвате тези бутони и полета, за да промените показването на прозореца за отчет и да контролирате информацията, показвана в прозореца на отчета.

Работа с бутони на прозореца за отчет

Прозорецът за отчет обикновено предоставя осем различни бутона: Промяна на отчета, Запомняне, Печат, Изпращане по имейл, Експортиране, Скриване на заглавка, Сгъване и Обновяване.

• Промяна на отчет: Бутонът Modify Report показва диалоговия прозорец Modify Report. Можете да използвате този команден бутон, за да персонализирате отчет.

• Запомняне: Бутонът Запомняне показва диалоговия прозорец Запомняне на отчет. След като запомните тези настройки, по-късно можете да създадете точно същия отчет, като изберете запаметения отчет от подменюто Отчети→ Запомнени отчети.

  

• Печат: Когато щракнете върху Печат, QuickBooks показва диалоговия прозорец Печат на отчети, който ви позволява да изберете как и къде трябва да се отпечата отчетът.

  

  Щракнете върху бутона Визуализация в диалоговия прозорец Печат на отчети, за да се покаже прозорецът Визуализация. Прозорецът за преглед показва как ще изглеждат вашите отпечатани страници с отчети.

• Имейл: Командният бутон Email ви позволява да изпратите по имейл копие на отчета като прикачен файл. Когато щракнете върху Имейл, QuickBooks стартира вашата програма за електронна поща вместо вас.

• Експортиране: Ако щракнете върху бутона Експортиране, QuickBooks показва раздела Основни на диалоговия прозорец Експортиране на отчет, който ви позволява да копирате информацията в отчет във файл, който програма за електронни таблици като Microsoft Excel може лесно да отвори.

  

  Ако искате да копирате отчета в съществуваща електронна таблица на Excel, изберете опцията Съществуваща работна книга на Excel.

• Скриване на заглавката: Щракнете върху бутона Скриване на заглавката, за да премахнете информацията за заглавката, като например името на компанията. Ако скриете заглавката, можете да щракнете отново върху бутона Скриване на заглавката, за да я накарате да се появи отново.

• Свиване: Бутонът Свиване свива детайлите на отчета. QuickBooks не показва подсметките в свития отчет, а само сметки. За да разгънете отчет, който сте свили преди това, щракнете върху бутона Разгъване.

• Refresh: Бутонът Refresh казва на QuickBooks да актуализира информацията на отчета за промени във файла с данни на QuickBooks. В началото това звучи налудничаво, но всъщност можете да оставите прозорците на отчетите отворени. Това означава, че прозорецът на отчета може да показва отчет за печалбата и загубата, например от преди седмица. Като щракнете върху бутона Обнови, QuickBooks знае, че трябва да актуализира отчета за най-новите промени.

Използване на полетата на прозореца Отчет

Прозорецът за отчет предоставя пет полета: дати, от, до, колони и сортиране по. Тези полета също ви позволяват да контролирате информацията, показана в прозореца за отчет, и външния вид на информацията.

• Полетата „Дати“, „От“ и „До“ ви позволяват да кажете на QuickBooks какъв интервал за отчитане искате да покажете в отчета. Използвате тези полета, за да кажете на QuickBooks за кой месец, тримесечие, година или каквото и да е, че искате отчетът да бъде изготвен.

• Падащият списък Колони показва набор от възможности за избор на колони. Първоначално QuickBooks показва една обща колона за отчет. Въпреки това, ако изготвите, например, отчет, който обобщава данни за годишните приходи и разходи, можете да използвате падащия списък Columns, за да кажете на QuickBooks, че искате да виждате месечни колони.

• Падащият списък Сортиране по ви позволява да изберете как да се подрежда информацията в отчета.