Как да използвате прозореца за настройка на QuickBooks за бюджети

След като измислите бюджет, трябва да запишете бюджета си в QuickBooks . За да създадете нов бюджет в QuickBooks, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете Компания→ Планиране и бюджетиране→ Настройка на бюджети.

QuickBooks отваря диалоговия прозорец Създаване на нов бюджет, показан на следващата фигура, който използвате за създаване на нов бюджет. (Обзалагам се, че не бихте предположили това.)

Забележка: Ако преди това сте задали бюджет, QuickBooks показва прозореца Настройка на бюджети, а не диалоговия прозорец Създаване на нов бюджет. Ако QuickBooks покаже прозореца за настройка на бюджети, трябва да щракнете върху неговия бутон Създаване на нов бюджет, за да се покаже диалоговият прозорец Създаване на нов бюджет.

Диалоговият прозорец Създаване на нов бюджет

2. Изберете периода на фискалната година.

Определете фискалната година, за която планирате. За да направите това, въведете фискалната година в предоставеното текстово поле. Ако планирате бюджет за фискална 2021, например, използвайте бутоните, за да промените годината към 2021.

3. Изберете дали да създадете печалба и загуба или балансов бюджет.

За да създадете бюджет за печалби и загуби, изберете радио бутона Печалби и загуби, щракнете върху Напред и продължете към Стъпка 4. За да създадете бюджет за баланс, изберете радио бутона Баланс, щракнете върху Готово и преминете към Стъпка 5.

Имайте предвид, че използвате различен подход за бюджети за печалби и загуби и бюджети за баланс. За бюджети за печалби и загуби вие планирате размера на приходите или разходите, очаквани за сметката за месеца. За балансови бюджети бюджетирате крайното салдо по сметката: крайното салдо по сметката, очаквано за актива, пасива или собствения капитал в края на месеца.

4. В диалоговия прозорец „Бюджетни критерии за допълнителни печалби и загуби“ (вижте следващата фигура) посочете допълнителни критерии за бюджет за печалба и загуба и щракнете върху „Напред“.

Ако сте избрали да създадете бюджет за печалби и загуби в Стъпка 3, изберете бутона за избор Клиент:Работа, за да разширите допълнително бюджета си, за да включите подробности за работата; изберете бутона за избор на клас, за да включите класове в бюджета си; или просто изберете бутона за избор Без допълнителни критерии.

Забележка: За да бюджетирате по клас, първо трябва да включите проследяването на класа.

Изборът на допълнителни критерии за печалба и загуба

5. В диалоговия прозорец Създаване на нов бюджет (вижте следващата фигура) изберете дали да създадете бюджета от нулата или от предишни данни.

За да създадете бюджет от нулата и да започнете с чист лист, изберете радио бутона Създаване на бюджет от нулата. За да създадете бюджет въз основа на вашите действителни данни от миналата година, изберете бутона за избор, озаглавен Създаване на бюджет от действителните данни за предходната година.

Избор дали да създадете бюджет от нулата

6. Щракнете върху Готово, когато сте готови.

QuickBooks показва прозореца Настройка на бюджети.

Прозорецът за настройка на бюджети

Как да работите със съществуващ бюджет

За да редактирате съществуващ бюджет в QuickBooks, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете Компания→Планиране и бюджетиране→Настройка на бюджети.

QuickBooks показва прозореца Настройка на бюджети. Използвате този прозорец, за да запишете сумата, която очаквате за всеки приход и разход за всеки месец през годината, през която планирате.

2. Изберете бюджет или създайте нов.

Изберете бюджета, с който искате да работите, от падащия списък Бюджет в горната част на прозореца. За да създадете нов бюджет (можете да имате толкова бюджети, колкото искате), щракнете върху бутона Създаване на нов бюджет. За помощ при създаването на нов бюджет вижте предходния раздел.

3. (По избор) Изберете клиент.

Обикновено бюджетирате по сметка. Ако искате да бюджетирате по-подробно, като също така прогнозирате суми за клиенти, работни места или класове, можете да използвате падащия списък Текущ клиент:Работа, за да идентифицирате конкретни клиенти, от които очаквате приходи или за които разходвате разходи.

Забележка: Списъкът с падащия списък „Клиент: Работа“ не се показва, освен ако при създаването на бюджета, с който сега работите, не сте посочили, че искате да бюджетирате по клиент.

4. Запишете предвидените в бюджета суми за всеки месец от фискалната година.

Въведете сумите, които искате да бюджетирате за всеки акаунт в съответните колони за месец. Отново не забравяйте, че сметките за приходи и разходи се бюджетират като сумата, очаквана за месеца. Сумите на активите, пасивите и собствения капитал са бюджетирани като крайното салдо по сметката, очаквано за месеца.

За да копирате бюджетната сума за един месец в текстовите полета за следващите месеци, щракнете върху бутона Копиране през.

5. (По избор) Коригирайте количествата на редовете.

Ако установите, че годишната сума за даден акаунт не е това, което искате да бъде, можете да се върнете назад и да промените сумите за всеки месец, така че да се съберат до правилната сума, или можете да щракнете върху бутона Коригиране на сумите в редовете . Щракването върху този бутон показва диалоговия прозорец Регулиране на количествата на редове, показан на следващата фигура. Използвайте падащия списък Start At, за да изберете месеца, с който искате да започнете (или първия месец, или текущо избрания месец). След това изберете дали искате да увеличите или намалите предвидените в бюджета суми и с колко (като въведете сума в долари или процент). Щракнете върху OK, когато приключите; QuickBooks затваря диалоговия прозорец.

Диалоговият прозорец Коригиране на количествата в редовете

6. Повторете, ако е необходимо.

Повторете стъпки от 3 до 5 за всеки от сметките, за които искате да запишете предвидени в бюджета суми.

Да, знам, това е много работа. Само за да знаете, в големите компании със стотици или хиляди служители двама или трима души прекарват голяма част или дори цялата си година, работейки с предвидените в бюджета данни.