Как да запишете разписка за продажба в QuickBooks 2014

За да таксувате клиент в QuickBooks, създавате фактура. За да запишете факта, че сте продали на клиента някакъв артикул — вероятно защото клиентът едновременно купува и плаща за артикула или услугата — вие не фактурирате клиента. По-скоро създавате разписка за продажба. Разписката за продажба изглежда много, много подобна на фактура.

Въпреки това, той не включва информация за доставка (защото това е без значение) и ви позволява да записвате сумата, която клиентът плаща.

За да запишете разписка за продажба, когато е подходящо, изберете командата Клиенти→ Въведете разписки за продажба и след това изпълнете следните стъпки:

В прозореца Въвеждане на разписки за продажби използвайте полето Клиент:Работа, за да опишете клиента или, по избор, клиента и работата.

Използвайте падащия списък Клас, за да идентифицирате класа, ако извършвате проследяване на клас.

Можете да персонализирате разписка за продажба по същия основен начин, по който персонализирате формуляр за фактура.

Предоставете информация за заглавката на разписката за продажба.

Разписката за продажба, подобно на фактура, включва информация за заглавката. По-конкретно, разписката за продажба включва дата на разписката и номер на продажба. Разписката за продажба включва и поле Продадено до, което показва името и адреса на клиента. Трябва да потвърдите, че тази информация е правилна — и трябва да бъде, ако записвате навременни разписки за продажби и имате актуален списък с клиенти.

Използвайте колоната Артикул, за да опишете артикулите, които продавате.

Колоната Артикул на разписка за продажба работи точно по същия начин като колоната Артикул на фактура. Ето защо, вместо да се повтарям, върнете се към предишната дискусия за това как работи тази колона.

(По избор) Ако желаете, въведете клиентско съобщение в долния колонтитул на прозореца Въвеждане на разписки за продажба.

Ако сте добавили друга информация в долния колонтитул към прозореца Въвеждане на разписки за продажба — тъй като сте персонализирали шаблона за формуляр за разписка за продажба — можете да включите и тази информация.

Опишете къде отиват приходите от продажби.

В долния ляв ъгъл прозорецът Въвеждане на разписки за продажба може да покаже падащ списък Депозит до. Използвайте този падащ списък, за да посочите какво да правите с парите, които получавате от тази продажба.

Ако незабавно депозирате сумата в банкова сметка, изберете сметката, в която искате да депозирате чека. Ако искате да комбинирате тази разписка с куп други разписки — може би ще депозирате разписките за деня заедно в една еднократна сума — изберете Група с други недепозирани средства.

Ако не виждате падащия списък Deposit To, може би сте посочили (може би дори по невнимание) по време на настройката, че искате QuickBooks да приеме, че средствата са депозирани в сметка за недепозирани средства. Това вероятно работи добре.

Ако искате да посочите акаунт, в който отиват приходите от продажби, когато записвате разписката за продажба, изберете командата Редактиране→Предпочитания, щракнете върху иконата Плащания, щракнете върху раздела Предпочитания на компанията и след това премахнете отметката Използване на недепозирани средства като депозит по подразбиране към сметката.

(По избор) За да отпечатате копие на разписката, щракнете върху бутона Печат.

Когато отпечатате разписката, можете да я предадете на клиента си.

Бутоните „Назад“, „Напред“, „Намиране“, „Правопис“, „Показване/скриване на историята“ и „Време/разходи“ в прозореца Въвеждане на разписки за продажби работят идентично със същите бутони в прозореца „Създаване на фактури“.

Щракнете върху бутона Save & Close или Save & New, за да запазите разписката за продажба.

Тези бутони работят по същия начин в прозореца Въвеждане на разписки за продажби, както и в прозореца Създаване на фактури.

И прозорецът Създаване на фактури, и прозорецът Въвеждане на разписки за продажба включват квадратче за отметка Печат по-късно в лентата с инструменти на раздела Основен. Ако поставите отметка в това квадратче, QuickBooks добавя фактурата или разписката за продажба към своя списък с неразпечатани фактури или разписки за продажба.

Можете да отпечатате фактури и разписки за продажби, които се показват от двете страни на тези списъци, като изберете командата Файл→ Печат на формуляри и след това изберете командата Фактури или Разписка за продажба. Има и квадратче за отметка Изпращане по-късно, което можете да изберете, ако искате да изпратите разписка по имейл по-късно.