Как да запишете разписка за продажба в QuickBooks 2013

Разписката за продажба изглежда много, много подобна на фактура в QuickBooks 2013. За да запишете факта, че сте продали на клиента някакъв артикул — вероятно това е така, защото клиентът едновременно купува и плаща за артикула или услугата — създавате разписка за продажба.

За да запишете разписка за продажба, когато е подходящо, изберете командата Клиенти→ Въведете разписки за продажба и след това изпълнете следните стъпки:

В прозореца Въвеждане на разписки за продажби използвайте полето Клиент:Работа, за да опишете клиента или, по избор, клиента и работата.

Използвайте падащия списък Клас, за да идентифицирате класа, ако извършвате проследяване на клас.

Можете да персонализирате разписка за продажба по същия основен начин, по който персонализирате формуляр за фактура.

Предоставете информация за заглавката на разписката за продажба.

Разписката за продажба, подобно на фактура, включва информация за заглавката. По-конкретно, разписката за продажба включва дата на разписката и номер на продажба. Разписката за продажба включва и поле Продадено до, което показва името и адреса на клиента. Трябва да потвърдите, че тази информация е правилна — и трябва да бъде, ако записвате навременни разписки за продажби и имате актуален списък с клиенти.

Използвайте колоната с артикули, за да опишете артикулите, които продавате.

Колоната за артикули в разписката за продажба работи по абсолютно същия начин като колоната с артикули във фактура. Ето защо, вместо да се повтарям, върнете се към предишната дискусия за това как работи тази колона.

(По избор) Ако желаете, въведете клиентско съобщение в долния колонтитул на прозореца Въвеждане на разписки за продажба.

Ако сте добавили друга информация в долния колонтитул към прозореца Въвеждане на разписки за продажба - това би било, защото сте персонализирали шаблона на формуляр за разписка за продажба - можете да включите и тази информация.

Опишете къде отиват приходите от продажби.

В долния ляв ъгъл прозорецът Въвеждане на разписки за продажба може да покаже падащ списък Депозит до. Използвайте този падащ списък, за да посочите какво правите с парите, които получавате от тази продажба. Ако незабавно депозирате сумата в банкова сметка, изберете сметката, в която ще депозирате чека.

Ако искате да комбинирате тази разписка с куп други разписки — може би ще депозирате разписките за деня заедно в една еднократна сума — изберете Група с друг недепозиран фонд.

Ако не виждате падащия списък Deposit To, може да сте посочили (може би дори по невнимание) по време на настройката, че просто искате QuickBooks да приеме, че средствата са депозирани в сметка за недепозирани средства. Това вероятно работи добре.

Ако искате да посочите акаунт, в който отиват приходите от продажби, когато записвате разписката за продажба, изберете командата Редактиране→Предпочитания, щракнете върху иконата Продажби и клиенти, щракнете върху раздела Предпочитания на компанията и след това премахнете отметката Използване на недепозирани средства като депозит по подразбиране за сметка.

(По избор) За да отпечатате копие на разписката, щракнете върху бутона Печат.

След като отпечатате разписката, можете да я предадете на клиента си. Бутоните „Назад“, „Напред“, „Намиране“, „Правопис“, „История“ и „Време/Разходи“ в прозореца Въвеждане на разписки за продажби работят идентично със същите бутони в прозореца „Създаване на фактури“.

Щракнете върху бутона Save & Close или Save & New, за да запазите разписката за продажба.

Тези бутони работят по същия начин за прозореца Въвеждане на разписки за продажби, както и за прозореца Създаване на фактури.

Както прозорецът Създаване на фактури, така и прозорецът Въвеждане на разписки за продажба включват квадратче за отметка Печат по-късно в раздела Основен. Ако поставите отметка в това квадратче, QuickBooks добавя фактурата или разписката за продажба към своя списък с неразпечатани фактури или разписки за продажба.

Можете да отпечатате фактури и разписки за продажби, които се показват от двете страни на тези списъци, като изберете командата Файл→ Печат на формуляри и след това изберете командата Фактури или Разписка за продажба. Има и квадратче за отметка Изпращане по-късно, което можете да маркирате, ако искате по-късно да изпратите разписка по имейл.