Как да запишете продажба или плащане

За да използвате QuickBooks 2012, трябва да разберете как да записвате плащания. Счетоводните принципи гласи, че приходите от продажби трябва да се признават, когато се извършва продажба. И че продажбата се извършва, когато бизнес предоставя стоки или услуги на клиент.

Това изискване за записване на приходите от продажби в момента на предоставяне на стоки или услуги означава, че отчитането на приходите от продажби е малко по-сложно, отколкото може би сте предположили. Първата транзакция, например транзакцията, която записва продажба, е показана тук.

Запис в дневника 1: Записване на продажба на кредит

Запис в дневника 1 показва как може да бъде записана продажба от $1000. Записът в дневника показва дебит от $1,000 за вземания и $1,000 кредит за приходи от продажби. За да запишете продажба от $1000 - продажба на кредит - записът в дневника трябва да покаже както увеличението на вземанията от $1000, така и увеличението с $1000 на приходите от продажби.

Когато бизнесът получи плащане от клиента за вземането от $1,000, бизнесът записва запис в дневника като показания.

Запис в дневника 2: Записване на плащането на клиента

Вход в дневник 2 показва дебит от $1,000 към пари в брой, което е увеличението с $1,000 в сметката в брой, което се случва, защото клиентът току-що ви е платил $1,000. Вход в дневник 2 също показва кредит от $1000 към вземания. Този кредит към сметката на активите за вземания намалява салдото на вземанията.

В момента, когато записвате и запис в дневник 1, и запис в дневник 2, нетният ефект е 1000 $ дебит към пари (което показва, че парите са се увеличили с $1 000) и $1 000 кредит за приходи от продажби (показва, че приходите от продажби са се увеличили с $1 000 ). Дебитът от $1,000 към вземанията и $1,000 кредитът към вземанията са нулеви.

Ако помислите малко за този бизнес с вземания, трябва да осъзнаете, че има смисъл. Въпреки че сметката за вземания включва салдо от 1000 долара, това просто означава, че клиентът ви дължи 1000 долара. Но когато клиентът най-накрая изплати сметката от 1000 долара, трябва да нулирате това вземане.

QuickBooks, между другото, автоматично записва запис в дневник 1 и запис в дневник 2 за вас. Запис в дневник 1 се записва всеки път, когато издавате или създавате клиентска фактура.

Следователно не е нужно да се притеснявате за дебитите и кредитите, показани в запис в дневник 1, освен за един специален повод: Когато настройвате QuickBooks и QuickBooks артикули ( артикулите са неща, които се включват във фактурите), вие посочвате кой акаунт трябва да се кредитират за проследяване на приходите от продажби.

Така че, въпреки че може да не се налага да се притеснявате много за механиката на запис в дневник 1, трябва да разберете как работи този запис в дневника, за да можете да настроите QuickBooks правилно.

Записът в дневника 2 също се записва автоматично от QuickBooks. QuickBooks записва запис в дневник 2 за вас всеки път, когато записвате плащане в брой от клиент. Тогава не е нужно да се притеснявате за дебитите и кредитите, необходими за записване на плащания на клиенти. Полезно е да разберете как работи този запис в дневника и как QuickBooks записва тази клиентска платежна транзакция.