Как да запишете получаването на артикули в QuickBooks 2014

Когато получите артикули от доставчик, можете да запишете разписката в QuickBooks. Обикновено правите това, когато искате да запишете получаването на артикул, дори преди да получите сметка за артикула. Например, във всеки бизнес с инвентар, вие искате да знаете точно колко инвентара имате в склада или в магазина.

Не искате да чакате да коригирате записите си за инвентара за тези покупки, докато не получите фактурата от доставчика. В този сценарий записвате, когато получавате артикули.

За да записвате разписки на артикули, изпълнете следните стъпки:

Изберете командата Доставчици→Получаване на артикули.

QuickBooks показва прозореца Създаване на разписки за артикул.

Изберете доставчика, от когото получавате артикули, от падащия списък Доставчик.

Изберете всички поръчки за покупка, от които получавате артикули.

Ако за доставчика съществуват отворени поръчки за покупка, QuickBooks показва поле за съобщение, което пита дали искате да получавате артикули срещу една от отворените поръчки за покупка. Ако артикулите, които получавате, са елементи, които сте задали в поръчка за покупка, щракнете върху Да.

Когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Отворени поръчки за покупка — диалоговият прозорец изброява само отворени поръчки за покупка — изберете този, който е поръчал артикулите, които сега получавате, и след това щракнете върху OK. QuickBooks попълва раздела Артикули на прозореца Създаване на разписки за артикул, като използва информацията от поръчката за покупка.

Това автоматично въвеждане на данни за информация за поръчката за покупка трябва да ви спести време, ако артикулите, които получавате, съвпадат с артикули в поръчката за покупка.

Потвърдете датата на получаване.

Използвайте полето Дата, за да потвърдите датата на получаване. Както при полето Дата на други места в QuickBooks, въведете датата във формат mm/dd/yyyy. Или щракнете върху бутона Календар, който се показва вдясно от полето Дата и изберете датата от изскачащия календар, който QuickBooks показва.

Използвайте полето Общо, за да идентифицирате общата стойност на получената поръчка, ако е налична.

QuickBooks изчислява тази обща сума за вас, като добавя разходите за отделни артикули, така че можете да изчакате по-късно.

(По избор) Въведете референтен номер.

Можете да използвате Реф. поле № за предоставяне на референтен номер. Например, може да искате да посочите номера на поръчката на доставчика.

(По избор) Предоставете описание в текстовото поле за бележка.

Опишете получените артикули.

Използвайте раздела Елементи, за да идентифицирате артикулите, които сте получили. Разделът Артикули на прозореца Създаване на разписки за артикул прилича и работи като раздела Артикули на прозореца Създаване на поръчка за покупка.

Опишете всички свързани разходи.

Разделът Разходи на прозореца Създаване на разписки за артикул работи като раздела Разходи на прозореца Записване на чекове.

Щракнете върху бутона Save & Close или Save & New, за да запазите елемента на разписката.

Ако щракнете върху бутона Запиши и затвори, QuickBooks запазва информацията за разписката ви и затваря прозореца Създаване на разписки за артикули. Ако щракнете върху бутона Save & New, QuickBooks запазва информацията за разписката на артикула и показва отново нова, чиста, изчистена версия на прозореца Създаване на разписки за артикул. След това можете да използвате прозореца, за да опишете постъпленията на друг набор от артикули.