Как да записвате транзакции с дължими сметки

В QuickBooks 2012 имате възможност да работите със или без сметка за плащане. Ако желаете, можете да записвате разходите, когато пишете чекове. Това означава, че за да имате пълен списък на всичките си разходи, трябва да имате записани чекове, които изплащат всичките ви разходи. Този подход работи добре.

QuickBooks също така поддържа по-прецизен подход за записване на разходите. Като отговорите на няколко въпроса по време на процеса на настройка на QuickBooks, можете да настроите сметка за плащане, която е просто сметка, която проследява сумите, които дължите на своите доставчици и други доставчици.

Как да запишем сметка

Когато използвате сметка за плащане, вие въвеждате сметките, които получавате от доставчиците, когато ги получите.

Следващата таблица показва начина, по който се записва тази транзакция. Вход в дневник 5 автоматично дебитира разходите за офис консумативи за $1,000 и кредитира дължими сметки за $1,000. Това е записът в дневника, който ще бъде записан от QuickBooks, ако сте закупили 1000 долара офис консумативи и след това въведете тази сметка в системата QuickBooks.

Запис в дневника 5: Записване на покупка с кредит

Как да платя сметка

Когато по-късно платите тази сметка, QuickBooks записва запис в дневник 6. В запис в дневник 6 QuickBooks дебитира дължими сметки за $1000 и кредитира пари в брой за $1,000. Нетният ефект върху дължимите сметки, съчетаващ както покупката, така и плащането, е нулев.

Това има смисъл, нали? Подходът, показан в записи в дневник 5 и 6, отчита сумата, която дължите на някой продавач или доставчик, като задължение, дължими сметки, само докато дължите парите.

Запис в дневника 6: Записване на плащането към продавача

Когато записвате запис в дневник 6 в QuickBooks, трябва да посочите името на сметката, която се дебитира. QuickBooks очевидно знае коя сметка да кредитира - сметката за плащане. Въпреки това QuickBooks също трябва да знае сметката за разход или актив за дебитиране.

QuickBooks трябва да знае коя парична сметка да кредитира, когато плащате дължима сума. Вие идентифицирате това, когато пишете чека за плащане на сметката.

Някои други указатели за дължимите сметки

Ето няколко допълнителни точки за записи в дневник 5 и 6:

• Методът за плащане на сметки е по-точен. Методът на дължимите сметки, който показват записите в дневника 5 и 6, е най-добрият начин за записване на вашите сметки. Методът на дължимите сметки означава, че записвате разходите, когато разходите действително възникнат.

  Както може би вече разбрахте, методът на дължимите сметки всъщност е огледалният образ на подхода към вземанията. Голямото предимство на метода за плащане на сметки, както може да се досетите, е, че той следи сумите, които дължите на доставчици и доставчици, и признава разходите при възникването им, а не когато ги плащате (което може да е известно време по-късно).

• Не всеки дебит е за разход. Вход в дневника 5 показва дебита, отиващ в сметка за разходи за офис консумативи. Много от дължимите сметки, които записвате, са дължими суми за разходи.

  Въпреки това, не всяка транзакция за дължими сметки произтича от извършване на някои разходи. Може също да се наложи да запишете покупката на актив - като част от оборудване. В този случай дебитът отива не към сметка за разходи, а към сметка за активи. С изключение на тази малка промяна обаче, транзакцията работи по същия начин.

Можете ли да познаете как се записва покупката на разход или дълготраен актив, ако не използвате сметка за плащане? В случай, че сте платили $1000 за офис консумативи, QuickBooks дебитира разходите за офис консумативи за $1000 и кредитира пари в брой за $1000, когато напишете чек от $1000. Като част от написването на чека, вие идентифицирате коя разходна сметка да дебитирате.

Ако купувате оборудване за $1000, записът в дневника изглежда и работи по приблизително същия начин. Когато записвате покупката, QuickBooks дебитира сметката на актива за $1,000 и кредитира пари в брой за $1,000. Отново тази транзакция се записва, когато напишете чека за плащане на актива.