Как да записвате сметките си с QuickBooks 2015 по начин на плащане на сметки

Когато постъпи сметка, първото нещо, което трябва да направите, е да я запишете в QuickBooks 2015. Можете да записвате сметки през прозореца Въвеждане на сметки или регистъра на задълженията. Ако планирате да проследявате сметки по разход и артикул, трябва да използвате прозореца Въвеждане на сметки.

За да запишете сметка през прозореца Въвеждане на сметки, изпълнете следните стъпки:

Изберете Доставчици→ Въведете сметки.

Като алтернатива щракнете върху иконата Въвеждане на сметки в областта Доставчици на началната страница. Без съмнение забелязвате, че горната половина на този прозорец изглежда много като чек и това е така, защото голяма част от информацията, която поставяте тук, се озовава върху чека, който пишете, за да платите сметката си.

Изберете името на доставчика, който плащате.

Ако искате да платите тази сметка на доставчик, който вече е в списъка с Доставчици, щракнете върху стрелката надолу в края на реда Доставчик и изберете доставчика. Ако този доставчик е нов, QuickBooks ви моли да бързо добавите или настроите някаква информация за доставчика: адрес, кредитен лимит, условия за плащане и т.н.

Ако имате една или повече непопълнени поръчки за покупка при доставчика, който изберете, QuickBooks ви пита дали искате да получите срещу поръчка за покупка. Ако изберете да получите срещу поръчка за покупка, QuickBooks показва диалоговия прозорец Отваряне на поръчки за покупка. Той изброява отворените поръчки за покупка, които сте записали.

За да създадете поръчка за покупка, която е запис на артикулите, които поръчвате от доставчици, изберете Доставчици→ Създаване на поръчки за покупка. Когато QuickBooks покаже прозореца Създаване на поръчки за покупка, опишете поръчката си. Между другото, отпечатвате и редактирате поръчки за покупка по същия начин, както отпечатвате фактури и кредитни известия.

Изберете условията за плащане, описващи кога сметката е дължима.

В реда Условия отворете падащия списък и изберете условията за плащане.

(По избор) Въведете референтния номер на доставчика.

Ако въведете референтния номер на продавача за сметката — това вероятно е само номерът на фактурата или номерът на вашата сметка — референтният номер се отпечатва върху ваучера, който е част от отпечатания чек.

(По избор) Въведете бележка, за да опишете сметката.

Можете да въведете бележка в текстовото поле за бележка. Бележката, която въвеждате, се появява в регистъра на A/P.

Преместете курсора надолу до колоната Сметка на раздела Разходи и въведете име на сметката за разходи.

Вероятно е да искате да въведете името на разходна сметка, която вече е в сметкоплана. Ако случаят е такъв, щракнете върху стрелката надолу, за да видите списък с всичките си акаунти. Вероятно трябва да превъртите надолу списъка, за да стигнете до сметките за разходи. Щракнете върху акаунта, който представлява тази сметка.

Ако трябва да създадете нова категория разходна сметка за тази сметка, изберете Добавяне на нов от горната част на списъка. Виждате диалоговия прозорец Нов акаунт. Попълнете информацията и щракнете върху OK.

Ами ако парите, които плащате поради тази сметка, могат да бъдат разделени между две, три или четири сметки за разходи? Просто щракнете под акаунта, който току-що сте въвели. Появява се стрелката надолу. Щракнете върху него, за да въведете друга сметка за разходи и друга, и още една, ако е необходимо.

Ако е необходимо, преминете към колоната Сума и променете числата.

Ако разделяте тази сметка между няколко акаунта, уверете се, че числата в колоната Сума се добавят към общата сума на сметката.

(По избор) Въведете думи за обяснение или мъдрост в колоната Бележка.

(По избор) Възложете разходите на клиент: Работа.

Ако планирате да ви бъдат възстановени тези разходи или ако просто искате да проследявате разходите си по работа, въведете клиента, който ще ви възстанови. Въведете сума за всяка сметка, ако е необходимо. Можете да използвате стрелката надолу, за да намерите клиенти и след това да щракнете върху тях.

(По избор) Присвояване на разходите към клас.

Можете също да проследявате разходите по клас, като правите записи в колоната Клас. Забележете обичайната стрелка надолу и щракнете върху нея, за да видите списък с класове.

Ако искате QuickBooks да проследява разходите по клас, можете да го настроите да го прави. За да настроите QuickBooks за проследяване на разходите, изберете Редактиране→ Предпочитания. Когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Предпочитания, щракнете върху иконата Счетоводство, щракнете върху раздела Предпочитания на компанията и след това поставете отметка в квадратчето Използване на проследяване на класа.

Ако желаете, щракнете върху бутона Преизчисли, за да обобщите разходите.

Използвайте раздела Елементи, за да запишете различните артикули, които представлява сметката.

Щракнете върху раздела Елементи. Въведете артикулите, които сте закупили, и цените, които сте платили за тях.

От падащия списък Доставчик изберете името на продавача, който ви е изпратил сметката. В списъка с отворени поръчки за покупка щракнете в колоната вляво, за да поставите отметка до поръчката за покупка, за която плащате. Достатъчно лесно? Щракнете върху OK, когато сте готови.

Преминете към колоната Елемент и въведете име за артикула.

Обърнете внимание на стрелката надолу в тази колона. Щракнете върху него, за да видите списъка с артикули. Артикулът, за който плащате, фигурира ли в този списък? Ако е така, щракнете върху този елемент. Ако не, изберете Добавяне на нов от горната част на списъка и попълнете прозореца Нов елемент.

Попълнете останалите редове с елементи в раздела Елементи.

Тук можете да въведете всички артикули, които купувате. Уверете се, че разделът Елементи показва точно артикулите, които купувате, техните разходи и количествата. Ако желаете, щракнете върху бутона Преизчисли, за да обобщите елементите.

Запазете сметката.

Щракнете върху Save & New, за да запазите записа на сметката и след това въведете друга сметка. Или щракнете върху Save & Close, за да запишете сметката си, но не и да въвеждате друга сметка.