Как да записвате регистрационни транзакции в QuickBooks

Можете да използвате прозореца Регистрация в QuickBooks, за да записвате банковите си транзакции. Прозорецът Регистър изглежда като обикновен хартиен регистър, който използвате, за да следите транзакции или банкова сметка. QuickBooks ви позволява да въвеждате транзакции директно в регистър на акаунти.

1 За да покажете регистър на сметката, изберете командата Банкиране→Използване на регистър.

Понякога, когато изберете командата Банкиране→Използване на регистър, QuickBooks показва диалоговия прозорец Използване на регистър. Диалоговият прозорец Използване на регистъра ви подканва да изберете банковата сметка, която искате да покажете в регистър.

2За да изберете акаунта, който искате да използвате, отворете падащия списък Избор на акаунт, изберете банковата сметка и след това щракнете върху OK.

QuickBooks показва прозореца за регистрация.

Ако QuickBooks показва регистъра на акаунт, различен от този, който искате да видите, изберете Банкиране→Използване на регистъра отново. Трябва да се появи диалоговият прозорец Използване на регистъра.

Диалоговият прозорец Използване на регистъра всъщност ви позволява да изберете всеки акаунт. Можете да изберете и небанкова сметка.

3 Използвайте колоната Дата на регистъра, за да запишете датата на депозита, плащането или превода.

Можете да въведете дата, като използвате формат за дата mm/dd/yyyy. Или можете да щракнете върху малкия бутон на календара вдясно от полето Дата, за да покажете месеца, който показва датата, и след това да щракнете върху бутона за деня, който съответства на датата, която искате да въведете.

4 (По избор) Задайте номер на транзакция.

Използвайте колоната Номер, за да идентифицирате уникално транзакцията. В случай на чекови транзакции, например, използвайте полето Номер, за да запишете номера на чека. За преводи и депозити може да не е необходимо да записвате номер.

5 Използвайте полето Получател, за да запишете получателя за чек, клиента, който плаща депозит, или някаква друга информация в случай на трансферна транзакция.

Имайте предвид, че можете да изберете съществуващ клиент, доставчик или име от един от списъците на QuickBooks, като щракнете върху бутона със стрелка надолу в десния край на полето Получател. Когато направите това, QuickBooks показва списък с имена. Щракнете върху този, който искате да изберете.

6 Посочете сумата на транзакцията.

Използвайте колоната Плащане, ако описвате транзакция с чек или превод, който премества пари от сметката. Използвайте колоната Депозит, ако описвате депозит в сметката или превод в сметката. Въведете сумата на транзакцията в съответната колона — Плащане или Депозит — като използвате долари и центове.

7 Идентифицирайте акаунта.

За транзакции с чек използвате полето Сметка, за да идентифицирате разхода, който плаща чек, или актива, който чек купува. За депозитни транзакции използвате полето Сметка, за да идентифицирате сметката за приходи от продажби, която представлява депозитът. За трансферни транзакции използвайте полето Сметка, за да идентифицирате другата банкова сметка, участваща в транзакцията.

Можете да въведете името на акаунта в полето акаунт или можете да отворите падащия списък акаунт и да изберете акаунта, който искате.

8 (По избор) Предоставете описание на бележка.

Ако желаете, използвайте полето Бележка, за да предоставите кратко описание на транзакцията за плащане, депозит или превод.

9 (По избор) Разделете транзакцията.

Ако една транзакция трябва да бъде присвоена на повече от един акаунт, щракнете върху бутона Разделяне. След това QuickBooks показва областта Splits в прозореца на регистъра. Областта Разделяне ви позволява да разделите транзакция между няколко акаунта. Например, чек, който плаща както офис консумативи, така и разходи за ремонт на компютър, може да бъде разделен между тези две сметки за разходи.

По същия начин, депозитна транзакция, която представлява както приходи от продукти, така и приходи от услуги, може да бъде разделена между тези две сметки. След като приключите с разделите, щракнете върху бутона за затваряне.

Можете да изтриете подробностите за разделянето, като щракнете върху бутона Изчисти. Можете също да кажете на QuickBooks да преизчисли сумата на плащането или депозита, като използва данните за разделени транзакции, просто като щракнете върху бутона Преизчисляване.

Зоната за разделяне също ви позволява да правите нещо, което не е възможно в обикновения регистър: Можете да използвате зоната за разделяне, за да записвате информация за клиенти и работа, информация за клас и информация за фактуриране. За да направите това, използвайте колоната „Клиент:Работа“, колоната „Таксуване“ и колоната „Клас“.

10За да запишете транзакция в регистъра, щракнете върху бутона Запис.

QuickBooks преизчислява салдото по сметката и коригира крайното салдо за новата транзакция.