Как да записвате натрупани задължения с QuickBooks 2012

Много често бизнесът дължи пари за някои стоки или услуги или данъци, които трябва да бъдат записани в счетоводната система; QuickBooks 2012 може да ви помогне да направите това. Например, ако в края на счетоводен период - да речем, в края на годината - дължите 1200 долара лихва по някакъв заем, наистина трябва да запишете този разход за лихви във вашата счетоводна система

Например, искате да запишете факта, че въпреки че салдото по заема може да се покаже като 10 000 долара във вашите счетоводни записи, вероятно наистина дължите 11 200 долара, защото дължите както 10 000 долара главница, така и 1 200 долара натрупана лихва.

За да натрупате задължение, използвате запис в дневника като показания. Този запис в дневника показва натрупването на $1200 разходи за лихви по дължим заем.

Запис в дневника 16: Натрупване на задължение

Записът в дневника показва дебит от $1200 към разход за лихви по заема и $1200 кредит към дължима лихва по заема. Това вписване в дневника записва суми, които дължите към края на отчетния период, които не се записват по някакъв друг начин.

Трябва да внимавате с използването на записи в дневника като този, показан в запис в дневник 16. Обикновено искате да използвате такива записи в дневник, когато е много важно да преброите всичките си разходи и да измерите точно всичките си задължения.

Една често срещана ситуация, когато искате да бъдете особено внимателни при извършването на такива начисления, е ако продадете фирмата си. Всеки бъдещ купувач иска да има не само много добра оценка на вашите истински разходи за отчетния период, но купувачът също така иска много точна оценка на задълженията към момента, в който се оценява бизнесът.

Начисленията на задължения като това, показано в запис в дневник 16, обаче, създават проблем за счетоводителя или счетоводителя. За да се върнем към примера с натрупаната лихва, показана в запис в дневник 16, да предположим, че в по-късен момент бизнесът прави плащане от $3,000, което включва лихвата, натрупана в запис в дневник 16.

Когато по-късно счетоводителят или счетоводителят регистрира това плащане по заема, той или тя трябва да запомни или разпознае по-ранното вписване в дневника. Не искате счетоводителят или счетоводителят да отчита двойно разхода за лихви, като отново записва същата лихва. Това има смисъл, нали?

Тъй като счетоводителите и счетоводителите не могат надеждно да запомнят тези видове записвания с начисляване - може да се наложи да ги припомнят месеци по-късно - те обикновено отказват ефекта от начисляването от първия ден на новия счетоводен период.

Например, ако запис в дневника 16 е записан в края на година 1, за да се оцени точно салда на разходите за лихви и задълженията, счетоводител или счетоводител може на първия ден от година 2 да въведе сторниране на запис в дневник.

Този обратен запис в дневника ще кредитира разхода за лихви по заема за $1200 и дебитира лихва по заема, платима за $1,200. С други думи, това сторниране в дневника сторнира по-ранното начисляване. Тъй като записът с начисляване все още е в година 1, обаче, оценките за година 1 за разходите за лихви и салда по сметката на задълженията са все още правилни.

Следващата таблица показва как изглежда обратният запис. Отново забележете, че това е просто огледалното изображение на запис в дневника 16. Дебитите и кредитите се променят.

Запис в дневника 17: Обратно начисляване

Когато се извърши действителното плащане на лихвите по заема, записът в дневника изглежда така, сякаш никога не е съществувало начисляване или сторниране. Следващата таблица показва това. Например, да предположим, че по някое време през година 2 бизнесът плаща 1800 долара лихва, като извърши плащане в брой. Запис в дневника 18 показва как се записва тази транзакция.

Запис в дневника 18: „Реално“ плащане на лихва по заема

• Вход в дневник 16 ви позволява да покажете, че в края на година 1 бизнесът дължи 1200 долара лихва по заем — въпреки че тази лихва все още не е платена. Вписване в дневник 16 също показва, че въпреки че парите не са били платени, са били направени разходи за лихви по заема от $1200.

• Записите в дневника 17 и 18 трябва да бъдат комбинирани, за да бъдат разбрани. Запис в дневника 17, например, намалява дължимата лихва по заема до нула. Не забравяйте, че дължимата лихва по заема ще бъде сметка за пасиви в баланса.

  Комбинацията от $1200 дебит и кредит извежда тази сметка на нула. Разходът за кредит от 1200 долара за лихва в дневник 17 трябва да се комбинира с разхода за лихва по заем от 1800 долара в запис на дневник 18. Това изглежда смешно, защото в крайна сметка не плащате ли наистина 1800 долара лихва? Вярно е.

  Но поглеждайки назад към запис в дневник 16, можете да видите, че вече сте записали 1200 долара разходи за лихви по заема. Този разход за лихви е записан за година 1 в този пример. Ако имате общо $1800 лихви по заема, това, което остава за година 2, са останалите $600.

  Комбинацията от 1200 долара разход за лихва по заема и 1800 долара разход за лихва по заема произвежда тези 600 долара разходи за лихва по заема. Единственият друг компонент на тези две записи в дневника е кредитът от $1800 в брой. Този кредит в брой представлява само действителното плащане в брой, което е направено за плащане на сумата на лихвите по заема.