Как да записвате и отпечатвате чекове от QuickBooks

Очевидно всеки бизнес пише чекове, за да плаща сметки и да плаща на служителите. QuickBooks включва команда и прозорец специално с цел записване и евентуално отпечатване на проверки.

За да записвате или отпечатвате чекове, следвайте тези стъпки:

1 Изберете командата Банкиране→ Записване на чекове.

Когато QuickBooks покаже прозореца за писане на чекове, използвайте падащия списък с банкова сметка, за да изберете правилната сметка, на която да напишете чек.

2Използвайте полето № (чеков номер), за да идентифицирате номера на проверката.

Ако все още не знаете номера на чека, защото не сте разпечатали чека, оставете полето No празно. След това поставете отметка в квадратчето Печат по-късно, което се появява в раздела Основен на прозореца Проверки за писане.

Когато поставите отметка в квадратчето Печат по-късно, QuickBooks показва фразата За печат в полето No.

3 Използвайте полето Дата, за да запишете датата, на която чекът е написан или ще бъде написан.

Можете да въведете датата на проверката във формат mm/dd/yyyy. Можете също да въведете дати като просто mmdd или m/dd, а QuickBooks ги трансформира в mm/dd/yyyy. По този начин 3/17, 0317 и 03/17/2014 са валидни начини за въвеждане на една и съща дата, ако текущата година е 2014.

Като алтернатива можете да щракнете върху малкия бутон на календара, който се показва вдясно от полето Дата. Когато щракнете върху бутона календар, QuickBooks показва изскачащ календар. За да изберете ден, показан в календара, щракнете върху деня. Изскачащият календар включва също чифт бутони, които можете да щракнете, за да превъртите напред и назад през месеците.

4 Използвайте полето Pay to the Order Of, за да идентифицирате физическото лице или фирмата, които плащате с чека.

Ако чекът, който записвате, е първият чек, който някога сте издали на получателя, трябва да въведете името на бенефициента в полето Pay to the Order Of.

Ако преди това сте платили на получателя, можете да щракнете върху бутона със стрелка в десния край на полето „Плащане към поръчката“. Когато го направите, QuickBooks показва списък с предишни получатели. Можете да изберете получател от този списък, като щракнете върху името.

5Преместете курсора за избор в полето Долари (или сума) и въведете сумата на чека.

QuickBooks изписва сумата на чека на реда под полето Pay to the Order Of.

6 (По избор) Посочете адрес.

Ако желаете, можете да използвате адресния блок, за да предоставите адреса на получателя. Имайте предвид, че QuickBooks записва името на бенефициента на първия ред на адресния блок, когато попълните полето Pay to the Order Of. Можете да добавите останалите редове към адресния блок ръчно.

7 (По избор) Предоставете описание на бележка.

Можете да използвате полето Бележка, за да предоставите или запишете допълнителна информация. Ако ще отпечатате чека, например, можете да използвате полето Бележка, за да идентифицирате номера на вашата сметка или номера на фактурата, която плаща чекът.

8 (По избор) Поставете отметка в квадратчето за плащане онлайн в раздела Бележка.

И така, ето сделката: Ако сте казали на банката си, че искате да направите онлайн банкирането и сте следвали нейните инструкции за настройка, можете да поставите отметка в квадратчето за плащане онлайн (което се появява, след като сте настроили онлайн банкирането). Тази настройка казва на QuickBooks да предаде тази информация за чек на вашата банка, заедно с инструкции до банката да извърши плащането.

9 Разпределете сумата на чека към съответните сметки за разходи или активи.

Ако чекът плаща за конкретен разход или купува конкретен актив, щракнете върху раздела Разходи. След това използвайте редовете или редовете на раздела Разходи, за да идентифицирате сметката и сумата, която плаща чекът. Ако категоризирате разходите като такива, направени за конкретен клиент или работа, можете да използвате таксуването? колона, за да посочите дали този артикул трябва да бъде таксуван на клиента по-късно.

10Опишете артикулите, които чекът купува.

Фигурата показва раздела Елементи на прозореца Проверки за писане. Използвате раздела Елементи, когато пишете чек за закупуване на артикули, показани и описани във вашия списък с артикули. Например, ако напишете чек от $1000, за да закупите 1000 $1 артикула за инвентар, използвате раздела Елементи. За да използвате раздела Артикули, идентифицирайте артикула, който се купува, като въведете кода или името на артикула в колоната Артикул.

11 За да отпечатате чек, щракнете върху бутона Печат.

Като алтернатива, ако искате да отпечатате чекове в пакет, след като сте записали последния чек, който искате да отпечатате, щракнете върху стрелката надолу под бутона Печат. Когато QuickBooks покаже менюто Print, изберете неговата команда Print Batch. QuickBooks показва диалоговия прозорец Избор на проверки за печат.

Изберете чековете, които искате да отпечатате, като щракнете върху тях. Използвайте полето за първи чек номер, за да идентифицирате номера на първия формуляр за проверка, който да използвате за отпечатване.

12 Щракнете върху OK.

Когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Проверки за печат, използвайте областта Стил на проверка, за да идентифицирате типа на формулярите за проверка, върху които печатате. Ако използвате стандартни проверки или чекове в портфейл, трябва да посочите и броя на проверките. След това щракнете върху бутона Печат.

13След като опишете чека и причините за написването на чека, щракнете върху бутона Save & Close или Save & New.

Бутонът Save & Close запазва проверката и също така затваря прозореца Write Checks. Щракнете върху бутона Save & New, за да запазите чека и след това покажете отново прозореца Write Checks, така че да можете да запишете друга проверка. Ако не искате да запазите чека, щракнете върху бутона Изчистване.