Как да записвате и отпечатвате чекове в QuickBooks 2012

Очевидно всеки бизнес пише чекове - за плащане на сметки и за плащане на служители. QuickBooks 2012 включва команда и прозорец специално с цел записване и евентуално отпечатване на проверки.

1 Изберете командата Банкиране→ Записване на чекове.

QuickBooks показва прозореца Проверки за писане.

2 Използвайте падащия списък Банкова сметка.

Изберете правилната сметка, на която да напишете чек.

3Използвайте полето № (чеков номер), за да идентифицирате чековия номер.

Ако все още не знаете номера на чека, защото не сте разпечатали чека, оставете полето No празно. След това поставете отметка в квадратчето за отпечатване, което се появява приблизително в средата на прозореца за писане на проверки.

4 Използвайте полето Дата, за да запишете датата, на която чекът е написан или ще бъде написан.

Можете да въведете датата на проверката във формат mm/dd/yyyy. Можете също да въведете дати като просто mmdd или m/dd, а QuickBooks ги трансформира в mm/dd/yyyy. По този начин 3/17, 0317 и 03/17/2012 са валидни начини за въвеждане на една и съща дата, ако текущата година е 2012.

Като алтернатива можете да щракнете върху малкия бутон на календара, който се показва вдясно от полето Дата. Когато щракнете върху бутона календар, QuickBooks показва изскачащ календар. За да изберете ден, показан в календара, щракнете върху деня.

5 Използвайте полето Pay to the Order Of, за да идентифицирате физическото лице или фирмата, които плащате с чека.

Ако чекът, който записвате, е първият чек, който някога сте издали на получателя, трябва да въведете името на бенефициента в полето Pay to the Order Of. Ако преди това сте платили на бенефициента, можете да щракнете върху бутона със стрелка в десния край на полето Плащане по реда.

Когато го направите, QuickBooks показва списък с предишни получатели. Можете да изберете получател от този списък, като щракнете върху името.

6Преместете курсора за избор в полето $ (или сума) и въведете сумата за проверка.

QuickBooks изписва сумата на чека на реда под полето Pay to the Order Of.

7 Разпределете сумата на чека към съответните сметки за разходи или активи.

Ако чекът плаща за конкретен разход или купува конкретен актив, щракнете върху раздела Разходи. След това използвайте редовете или редовете на раздела Разходи, за да идентифицирате сметката и сумата, която плаща чекът.

Ако категоризирате разходите като такива, направени за конкретен клиент или работа, можете да използвате колоната „Таксуване“ (маркирана с икона), за да посочите дали този артикул трябва по-късно да бъде таксуван на клиента.

8Опишете артикулите, които чекът купува.

Ето раздела Елементи на прозореца Проверки за писане. Използвате раздела Елементи, когато пишете чек за закупуване на артикули, показани и описани във вашия списък с артикули.

За да използвате раздела Артикули, идентифицирайте купувания артикул, като въведете кода или името на артикула в колоната Артикул. По желание редактирайте описанието на артикула, показано в колоната Описание. След това използвайте колоните Qty, Cost и Amount, за да опишете броя на артикулите и общата цена на закупените артикули.

9За да отпечатате чек, щракнете върху бутона Печат.

Като алтернатива, ако искате да отпечатате чекове в пакет, след като сте записали последния чек, който искате да отпечатате, щракнете върху стрелката надолу вдясно от бутона Печат. Когато QuickBooks покаже менюто Print, изберете неговата команда Print Batch. QuickBooks показва диалоговия прозорец Избор на проверки за печат.

10 Изберете чековете, които искате да отпечатате, като щракнете върху тях.

Използвайте полето за първи чек номер, за да идентифицирате номера на първия формуляр за проверка, който да използвате за отпечатване. След това щракнете върху OK. Когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Проверки за печат, използвайте областта Стил на проверка, за да идентифицирате типа на формулярите за проверка, върху които печатате. Ако използвате стандартни проверки или чекове в портфейл, трябва да посочите и броя на проверките. След това щракнете върху бутона Печат.

11След като опишете чека и причините за написването на чека, щракнете върху бутона Запиши и затвори или Запиши и ново.

Бутонът Save & Close запазва проверката и също така затваря прозореца Write Checks. Щракнете върху бутона Save & New, за да запазите чека и след това покажете отново прозореца Write Checks, така че да можете да запишете друга проверка. Ако не искате да запазите чека, щракнете върху бутона Изчистване.