Как да записвате възстановявания в QuickBooks Online

Случва се. Лошо е, но се случва. Понякога трябва да върнете парите, които сте получили от клиент, и трябва да ги запишете в QuickBooks Online.

Ако клиент ви върне стока, издайте кредитно известие. Като алтернатива, ако трябва да възстановите парите на клиент - може би защото стоките са пристигнали повредени и клиентът не иска да ги поръча отново - издайте разписка за възстановяване.

Записване на кредитно известие

Ако клиент върне закупени по-рано стоки или ако вие и вашият клиент се съгласите, че неизплатеното или бъдещото салдо на клиента трябва да бъде намалено, запишете кредитно известие в QBO.

По подразбиране QBO автоматично прилага кредитни известия към неизплатени или бъдещи фактури. Ако искате да промените това поведение, отворете диалоговия прозорец Акаунт и настройки (изберете меню Gear → Акаунт и настройки) и щракнете върху Разширени отляво. Превъртете надолу до секцията Автоматизация вдясно и щракнете върху опцията Автоматично прилагане на кредити.

Вие въвеждате транзакция за кредитно известие почти по същия начин, по който въвеждате фактура; за да се покаже прозорецът за кредитно известие, можете да щракнете върху бутона от менюто Създаване и да изберете Кредитно известие или от страницата Транзакции по продажбите можете да щракнете върху бутона Нова транзакция и да изберете Кредитно известие.

Въвеждане на кредитно известие.

Изберете клиента, попълнете продуктите или услугите, за които издавате кредитно известие, попълнете долната част на прозореца Кредитно известие с подходяща информация и запазете транзакцията. Този прозорец за транзакции е много подобен на прозореца за транзакция на фактура.

Можете да въведете кредитно известие за клиент, дори ако този клиент в момента няма неизплатени фактури; когато въведете следващата фактура на клиента, QBO ще приложи кредитното известие към фактурата.

Когато въведете кредитно известие за клиент, който има неплатени фактури, QBO прилага кредитното известие към неплатена фактура; ако прегледате списъка с транзакции за продажба за тази конкретна фактура, ще забележите, че нейното състояние е Частично, което означава, че фактурата е частично платена.

Издаване на възстановяване на сума на клиент

Използвайте транзакцията за възстановяване на разписка на QBO, ако трябва да възстановите пари на клиент, вместо да намалявате неплатено или бъдещо салдо. В този пример на клиент ще бъде издаден чек за възстановяване, който ще приспадне сумата на възстановяването от банкова сметка и ще намали сметката за доходи. Клиентът не върна никакви артикули.

За да отчетете възстановяванията, които издавате, когато клиент не върне артикул, първо създайте акаунт, наречен нещо като Връщания и надбавки, и присвоете този акаунт към категорията Тип доход и подробен тип предоставени отстъпки/възстановявания. След това настройте услуга в списъка с продукти и услуги и я наречете нещо като възстановяване на средства от клиенти или дори връщане и отпускания. Не избирайте Данъчно облагаемо за услугата. Присвоете услугата към акаунта за връщания и квоти и не задавайте цена/ставка по подразбиране.

Попълването на прозореца Разписка за възстановяване е много подобно на попълването на прозореца Фактура. За да се покаже прозорецът Разписка за възстановяване, щракнете върху бутона Създаване — знакът плюс (+) — и изберете Разписка за възстановяване в колоната Клиенти. Изберете клиент и QBO попълва свързаната информация за клиента.

Издаване на чек за възстановяване.

Изберете начин на плащане и акаунт; ако изберете банкова сметка, QBO изброява текущото салдо на банковата сметка и следващия чеков номер, свързан със сметката. Ако желаете, щракнете върху квадратчето Печат по-късно.

В примера клиентът не връща никакви артикули, така че беше избрана услугата Възстановяване на средства и отпускания. Ако клиентът ви връща артикули, изберете артикула в колоната Продукт/услуга, който клиентът връща в замяна на възстановяването на сумата, и не избирайте услугата Възстановяване на суми и квоти.

Можете да превъртите надолу до края на прозореца за транзакция с разписка за възстановяване и да попълните цялата информация, налична в долната част на фактура.