Как да замаскираме напрегнатите сметки, за да финализирате сметкоплана в QuickBooks 2016

След като въведете салда на клиенти и доставчици в QuickBooks 2016, трябва да въведете останалата част от пробния баланс, което правите, като направите две големи стъпки. В първата стъпка маскираш няколко глупави акаунта, наречени suspense акаунти, които QuickBooks създава, когато настройвате списъците с артикули, клиенти и доставчици.

Ето примерен пробен баланс, след като въведете инвентара, сметки за вземания и салда по сметки. Когато настройвате своите списъци с артикули, клиенти и доставчици, вие също създавате салда по сметки за инвентар, вземания и задължения.

Примерен пробен баланс.

Можете да създадете свой собствен наполовина пълен пробен баланс от QuickBooks, като щракнете върху иконата на Центъра за отчети и изберете Отчети → Счетоводители и данъци → Пробен баланс. QuickBooks показва отчета за пробния баланс в прозорец на документ.

Ако трябва да го направите, въведете датата на преобразуване в полето От началото, като щракнете в полето и напишете датата на конвертиране във формат ММ/ДД/ГГГГ. Можете да зададете полето От на произволна стойност; диапазонът От и До просто трябва да завърши с датата на преобразуване. Отбележете кредитните и дебитните салда, показани за сметките „Некатегоризирани приходи“ и „Некатегоризирани разходи“.

Ако желаете, можете да отпечатате отчета, като щракнете върху бутона Печат; след това, когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Print Report, щракнете върху бутона Печат.

След като имате баланса на датата на преобразуване за сметките за некатегоризирани приходи и некатегоризирани разходи, сте готови да направите корекцията на начисляването. За да направите това, изпълнете следните стъпки:

От началния екран или щракнете върху иконата на сметкоплана в областта на компанията или изберете Списъци → сметкоплан, за да се покаже прозорецът на сметкоплана.

Прозорецът на сметкоплана.

Щракнете двукратно върху Собствен капитал на начален баланс в списъка на сметкоплана, за да покажете тази сметка.

Началното салдо Собственият капитал е изброен след сметките на пасивите. QuickBooks показва регистъра — само списък с транзакции — за сметката на началния баланс. Имайте предвид, че вашата версия на регистъра на началния баланс на собствения капитал ще изглежда различно, защото ще има различни транзакции.

Изберете следващия празен ред от регистъра, ако още не е избран.

Можете да изберете ред, като щракнете върху него, или можете да използвате клавиша със стрелка нагоре или надолу, за да преминете към следващия празен ред.

Въведете датата на преобразуване в полето Дата.

Преместете курсора в полето Дата и въведете датата. Използвайте формата ММ/ДД/ГГГГ. Например, можете да напишете или 06302016 или 6.30.2016 да влязат 30 юни, 2016.

Въведете баланса на сметката за некатегоризиран доход (от отчета за пробния баланс) в полето Увеличение.

В примера по-горе балансът на сметката за некатегоризиран доход е 190 000 долара. В този случай щракнете върху полето Увеличаване и въведете 190000 в полето.

Не е необходимо да включвате знака за долар или запетаята; QuickBooks добавя символа и пунктуацията вместо вас.

Въведете некатегоризиран доход (името на сметката) в полето Сметка.

Изберете полето Сметка, което се намира на реда под думата Получател, и започнете да въвеждате Некатегоризиран доход , името на акаунта. Веднага след като въведете достатъчно от името за QuickBooks, за да разберете какво пишете, то попълва останалата част от името вместо вас. Когато това се случи, можете да спрете да пишете.

Щракнете върху бутона Запис, за да запишете транзакцията за корекция на некатегоризиран доход.

Отново изберете следващия празен ред от регистъра.

Щракнете върху реда или използвайте клавиша със стрелка нагоре или надолу.

Въведете датата на преобразуване в полето Дата.

Преместете курсора в полето Дата и въведете датата. Използвате формата ММ/ДД/ГГГГ. Можете да въведете 30.06.2016 г. , например, за да въведете 30 юни 2016 г.

Въведете баланса на сметката за некатегоризирани разходи в полето Намаление.

В примера по-горе балансът на сметката за некатегоризирани разходи е 75 000 долара. В този случай щракнете върху полето Намаляване и след това въведете 75000 .

Въведете Некатегоризирани разходи (името на сметката) в полето Сметка.

Изберете полето Сметка, което е на втория ред на транзакцията в регистъра, и започнете да въвеждате Некатегоризирани разходи , името на сметката. Веднага след като въведете достатъчно от името за QuickBooks, за да разберете какво пишете, то попълва останалата част от името вместо вас.

Щракнете върху бутона Запис, за да запишете транзакцията за корекция на некатегоризирани разходи.

Тук виждате регистъра на капитала на началния баланс с корекционните транзакции. Корекционните транзакции са номерирани с 1 и 2. Виждате ли ги? Това са четвъртата и петата транзакция в регистъра.

Последните две транзакции, обозначени с GENJRN, коригират салда по сметката за некатегоризирани приходи и некатегоризирани разходи.

Можете да затворите регистъра на началния баланс на собствения капитал в този момент. Приключихте с него. Един от начините да го затворите е да щракнете върху бутона Затвори в горния десен ъгъл на прозореца.

Можете да проверите досегашната си работа, като представите друго копие на отчета за пробния баланс. Това, което искате да проверите, са балансите по сметката за некатегоризирани приходи и некатегоризирани разходи. И двете трябва да са нула.

Друг примерен пробен баланс.

Можете да създадете пробен баланс, като изберете Отчети → Счетоводител и данъци → Пробен баланс. QuickBooks показва отчета за пробния баланс в прозорец на документ. Ако трябва да въведете датата на преобразуване в реда От началото, щракнете върху квадратчето и въведете датата на конвертиране във формат ММ/ДД/ГГГГ.

Ако салдата по сметката „Некатегоризирани доходи“ и „Некатегоризирани разходи“ не показват нула, може да сте сбъркали корекцията на начисляването. За да коригирате грешката, покажете отново регистъра на началния баланс на собствения капитал, изберете транзакциите за корекция и след това проверете сметката, сумата и полето. Ако едно от полетата е грешно, изберете полето и заменете съдържанието му, като напишете над него.

Още една точка. Не е нужно да се притеснявате за други акаунти, които виждате в примера. Трябва само да се уверите, че салдата по сметката „Некатегоризирани приходи“ и „Некатегоризирани разходи“ са равни на нула след вашите корекции.