Как да зададете счетоводни предпочитания на QuickBooks 2021

Разделът Моите предпочитания в диалоговия прозорец Предпочитания за счетоводство предоставя една опция: Можете да кажете на QuickBooks 2021 , че искате да попълва автоматично информация, когато записва общ запис в дневника.

Не се дразнете обаче от липсата на персонализация. Тази почти пълна липса на индивидуално персонализирани предпочитания има смисъл, ако се замислите. Счетоводството за бизнес трябва да работи по същия начин за Джейн, както за Джо и за Сюзън.

Все пак имате възможност да зададете няколко фирмени предпочитания за счетоводство. Отново, това има смисъл, ако се замислите. Различните компании управляват своите счетоводни системи по различни начини.

Тази фигура показва раздела Предпочитания на компанията в диалоговия прозорец Счетоводни предпочитания.

Разделът Предпочитания на компанията в диалоговия прозорец Предпочитания за счетоводство

Използване на номера на сметки в QuickBooks

По подразбиране QuickBooks ви позволява да използвате имена за идентифициране на сметки в списъка на сметкоплана или в списъка със сметки. Акаунтът, който използвате за проследяване на разходите за заплати, може да бъде известен като „заплати“, например, но можете да поставите отметка в квадратчето Използване на номера на акаунти, за да кажете на QuickBooks, че искате да използвате номера на сметки, а не имена на акаунти за идентифициране на акаунти. По-големите фирми и фирмите с много дълги списъци със сметки често използват номера на сметки. Когато използвате числа, можете по-лесно да контролирате както подреждането на сметките във финансов отчет, така и вмъкването на нови сметки в списъка на сметкоплана.

Клетката за отметка Показване само на най-ниската подсметка (вижте предходната фигура) ви позволява да кажете на QuickBooks, че трябва да показва най-ниската подсметка, а не по-високата родителска сметка във финансовите отчети. QuickBooks ви позволява да създавате подсметки, които са акаунти в акаунти. Можете също да създавате подсметки, които са сметки в подсметките. Вие използвате подсметките за по-фино проследяване на активи, пасиви, суми на собствен капитал, приходи и разходи.

Задаване на общи счетоводни опции в QuickBooks

Разделът Предпочитания на компанията (не е показан) предоставя следните пет общи счетоводни квадратчета за отметка, както и предупреждения за дата и настройки за дата на затваряне. Клетките за отметка вероятно са обяснителни за всеки, който е правил малко счетоводство с QuickBooks, но за новите потребители на QuickBooks, ето кратко описание на това какво прави всеки от тях:

• Използване на номера на сметки: квадратчето Използване на номера на сметки, ако е избрано, ви позволява да въведете номер на сметка за транзакция. Свързаното квадратче за отметка, Показване само на най-ниския подсметник, казва на QuickBooks да показва само името и номера на сметката (ако използвате такъв) вместо пълното наследство на акаунта. Ако използвате много нива на подсметки, тази опция наистина може да изчисти изгледите, което улеснява определянето на кой акаунт разглеждате.
• Изискване на акаунти: квадратчето за отметка Изискване на акаунти, ако е избрано, казва на QuickBooks, че трябва да посочите акаунт за транзакция. Това има смисъл. Ако не използвате сметки за проследяване на сумите, които се вливат и излизат от бизнеса, вие всъщност не правите счетоводство. По мое скромно мнение никога няма да има смисъл да премахнете отметката от квадратчето Изискване на акаунти.
• Използвайте проследяване на класа за транзакции:Клетката за отметка Използване на проследяване на класове за транзакции ви позволява да кажете на QuickBooks, че искате да използвате не само акаунти за проследяване на вашата финансова информация, но също така Classes ви позволяват да разделяте информацията на ниво акаунт по друг начин. Това звучи сложно, но наистина е доста просто. Списъкът с акаунти, например, ви позволява да проследявате приходите и разходите по категории приходи и разходи. Можете да проследявате разходите, като използвате категории като заплати, наем и доставки. Следователно класовете ви предоставят начин да проследявате тази информация в друго измерение. Можете да разделите разходите за заплати на тези заплати, изразходвани за две места на вашия бизнес, например. Ресторантьор с два ресторанта може да иска да направи това. Имайте предвид, че QuickBooks също така предоставя полета, които можете да поставите отметка, за да посочите, че QuickBooks трябва да ви подкани да присвоите класове и да присвоите класове на акаунти,
• Автоматично присвояване на общ номер на запис в дневник: Това квадратче за отметка казва на QuickBooks да присвои номера на общите записи в дневника, които въвеждате с помощта на командата Направи общи записи в дневника. Искате да оставите това квадратче за отметка избрано. Общите записи в дневника, между другото, обикновено се въвеждат от вашия CPA или вашия професионален счетоводител.
• Предупреждение при публикуване на транзакция към неразпределени печалби: Това квадратче за отметка казва на QuickBooks да показва предупредително съобщение всеки път, когато се опитате (или някой друг се опита) да дебитирате или кредитирате своята сметка за неразпределени печалби. (Обикновено не искате директно да дебитирате или кредитирате сметката за неразпределена печалба и във всеки случай само квалифицирани счетоводители ще въвеждат транзакции директно в неразпределената печалба.)
• Скриване на полетата за начален баланс в имена и артикули: Поставете отметка в това квадратче, за да кажете на QuickBooks да скрие информацията за начален баланс за клиенти, доставчици, други имена и за артикули.
• Предупреждения за дата: Полетата Предупреждения за дата казват на QuickBooks да ви предупреди, когато въведете (или някой друг въведе) транзакция с дата, която е твърде далеч в миналото или твърде далеч в бъдещето. Ако поставите отметка в някое от квадратчетата Предупреждения за дата, вие също искате да посочите колко дни са твърде далеч в миналото или твърде далече в бъдещето.
• Настройка за дата на затваряне: Полето Дата на затваряне ви позволява да идентифицирате дата, преди която вашият файл с данни на QuickBooks не може да бъде променен. С други думи, ако зададете крайната дата на 31 декември 2021 г., вие казвате на QuickBooks, че не искате да се правят промени във файла с данни на QuickBooks преди тази дата. Това означава, че някой не може да промени транзакция, която е датирана преди крайната ви дата, без да получи страшно предупредително съобщение. Това също така означава, че някой не може да въведе транзакция, като използва дата преди тази крайна дата. Можете да щракнете върху бутона Задаване на дата/парола, за да се покаже диалогов прозорец, който ви позволява да посочите крайна дата и да създадете паролата, необходима, когато някой иска да добави стара транзакция или да промени стара транзакция.

Отдавна предишните версии на QuickBooks ви позволяваха да включвате и изключвате функцията за одитна следа, като използвате раздела Предпочитания на компанията в диалоговия прозорец Предпочитания за счетоводство. Всички последни версии на QuickBooks обаче предоставят винаги включена одитна пътека, така че вече не виждате предпочитания за счетоводство в квадратчето за отметка в Одитната пътека. Одитната пътека, между другото, просто поддържа списък на това кой какви промени в транзакциите. Счетоводителите, както се очаква, обичат одитните пътеки. Одитните пътеки позволяват на някой, като вашия CPA или одитор на Службата за вътрешни приходи, да влезе след факта и да разбере защо салдото по сметката е това, което е.