Как да зададете счетоводни предпочитания в QuickBooks 2011

Можете да посочите как QuickBooks работи за вас, като зададете предпочитания. Всъщност голяма част от това, което правите, когато стартирате QuickBooks 2011 EasyStep Interview (когато настройвате QuickBooks), е предоставяне на информация, която QuickBooks използва, за да зададе вашите предпочитания.

Например, ако посочите, че начислявате данък върху продажбите на клиенти, EasyStep Interview описва как данъкът върху продажбите трябва да работи за вашия бизнес, като се използват предпочитанията за данък върху продажбите.

Разделът Моите предпочитания на набора Предпочитания за счетоводство предоставя една опция: Можете да кажете на QuickBooks, че искате да попълва автоматично информация, когато записва общ запис в дневника.

Разделът Предпочитания на компанията предоставя следните пет общи счетоводни квадратчета за отметка, както и настройки за дата на затваряне.

• Използване на номера на сметки: квадратчето Използване на номера на сметки, ако е избрано, ви позволява да въведете номер на сметка за транзакция.

• Изискване на акаунти: квадратчето за отметка Изискване на акаунти, ако е избрано, казва на QuickBooks, че трябва да посочите акаунт за транзакция.

• Използване на проследяване на класа: квадратчето Използване на проследяване на класа ви позволява да кажете на QuickBooks, че искате да използвате не само акаунти за проследяване на вашата финансова информация, но и класове. Можете да проследявате разходите, като използвате категории като заплати, наем и доставки. Следователно класовете ви предоставят начин да проследявате тази информация в друго измерение.

• Автоматично присвояване на общ номер на запис в дневник: Това квадратче за отметка казва на QuickBooks да присвои номера на общите записи в дневника, които въвеждате с помощта на командата Направи запис в дневник. Искате да оставите това квадратче за отметка избрано.

• Предупреждаване при публикуване на транзакция към Неразпределени печалби: Това квадратче за отметка казва на QuickBooks да показва предупредително съобщение, когато вие или някой друг се опита да дебитира или кредитира неговата сметка за неразпределени печалби.

• Предупреждения за дата: Кутиите за предупреждение за дата казват на QuickBooks да ви предупреди, когато вие или някой друг въведе транзакция с дата, която е твърде далеч в миналото или твърде далеч в бъдещето. Също така искате да посочите колко дни са твърде далеч в миналото или твърде далече в бъдещето.

• Настройки за дата на затваряне: Полето Дата на затваряне ви позволява да идентифицирате дата, преди която вашият файл с данни на QuickBooks не може да бъде променен. С други думи, ако зададете крайната дата на 31 декември 2010 г., вие казвате на QuickBooks, че не искате да се правят промени във файла с данни на QuickBooks преди тази дата.

Предишните версии на QuickBooks също ви позволяват да включвате и изключвате функция за одитна следа, като използвате раздела Предпочитания на компанията в Предпочитанията за счетоводство. От 2007 г. обаче QuickBooks предоставя винаги включена одитна пътека, така че вече не виждате квадратче за отметка за Одитна пътека в предпочитанията за счетоводство. Одитната пътека, между другото, просто поддържа списък на това кой какви промени в транзакциите. Счетоводителите, както се очаква, обичат одитните пътеки. Следите за одит позволяват на някой, като вашия CPA, да влезе след факта и да разбере защо салдото по сметката е това, което е.