Как да зададете общи счетоводни опции в QuickBooks 2012

Разделът Предпочитания на компанията предоставя следните пет общи счетоводни квадратчета за отметка, както и настройки за дата на затваряне. (Тези квадратчета за отметка вероятно са обяснителни за всеки, който е правил малко счетоводство с QuickBooks, но за новите потребители на QuickBooks ето кратко описание на това, което прави всеки от тях.)

• Използване на номера на сметки: квадратчето Използване на номера на сметки, ако е избрано, ви позволява да въведете номер на сметка за транзакция. Свързаното квадратче за отметка, Показване само на най-ниския подсметник, казва на QuickBooks да показва само името и номера на сметката (ако използвате такъв) вместо пълното наследство на акаунта.

  Ако използвате много нива на подсметки, тази опция наистина може да изчисти изгледите, което улеснява определянето на кой акаунт разглеждате.

• Изискване на акаунти: квадратчето за отметка Изискване на акаунти, ако е избрано, казва на QuickBooks, че трябва да посочите акаунт за транзакция. Това има смисъл. Ако не използвате сметки за проследяване на сумите, които се вливат и излизат от бизнеса, вие всъщност не правите счетоводство. Никога няма да има смисъл да премахнете отметката от квадратчето Изискване на акаунти.

• Използване на проследяване на класа: квадратчето Използване на проследяване на класа ви позволява да кажете на QuickBooks, че искате да използвате не само акаунти за проследяване на вашата финансова информация, но и класове. Класовете ви позволяват да разделите информацията на ниво акаунт по друг начин. Това звучи сложно, но наистина е доста просто.

  Списъкът с акаунти, например, ви позволява да проследявате приходите и разходите по категории приходи и разходи. Можете да проследявате разходите, като използвате категории като заплати, наем и доставки. Следователно класовете ви предоставят начин да проследявате тази информация в друго измерение.

  Например, можете да разделите разходите за заплати на тези заплати, изразходвани за две различни места на вашия бизнес. Ресторантьор с два ресторанта може да иска да направи това. Имайте предвид, че QuickBooks също така предоставя поле, което можете да поставите отметка, за да посочите, че QuickBooks трябва да ви подкани да присвоите класове.

• Автоматично присвояване на общ номер на запис в дневник: Това квадратче за отметка казва на QuickBooks да присвои номера на общите записи в дневника, които въвеждате с помощта на командата Направи запис в дневник. Искате да оставите това квадратче за отметка избрано. Общите записи в дневника, между другото, обикновено се въвеждат от вашия CPA или вашия професионален счетоводител.

• Предупреждаване при публикуване на транзакция към Неразпределени печалби: Това квадратче за отметка казва на QuickBooks да показва предупредително съобщение, когато вие или някой друг се опита да дебитира или кредитира неговата сметка за неразпределени печалби. (Обикновено не искате да дебитирате или кредитирате директно сметката за неразпределена печалба. И само квалифицирани счетоводители във всеки случай биха въвеждали транзакции директно в неразпределената печалба.)

• Предупреждения за дата: Кутиите за предупреждение за дата казват на QuickBooks да ви предупреди, когато вие или някой друг въведе транзакция с дата, която е твърде далеч в миналото или твърде далеч в бъдещето. Ако маркирате някое от полетата за предупреждение за дата, вие също искате да посочите колко дни са твърде далеч в миналото или твърде далече в бъдещето.

• Настройки за дата на затваряне: Полето Дата на затваряне ви позволява да идентифицирате дата, преди която вашият файл с данни на QuickBooks не може да бъде променен. С други думи, ако зададете крайната дата на 31 декември 2010 г., вие казвате на QuickBooks, че не искате да се правят промени във файла с данни на QuickBooks преди тази дата.

  Това означава, че някой не може да промени транзакция, която е датирана преди крайната ви дата, без да получи страшно предупредително съобщение. Това също така означава, че някой не може да въведе транзакция, като използва дата преди тази крайна дата.

  Можете да щракнете върху бутона Задаване на дата/парола, за да се покаже диалогов прозорец, който ви позволява да посочите крайна дата и да създадете паролата, необходима, когато някой иска да добави стара транзакция или да промени стара транзакция.

Отдавна предишните версии на QuickBooks също ви позволяват да включвате и изключвате функцията за одит, като използвате раздела Предпочитания на компанията в Предпочитанията за счетоводство. Въпреки това, всички последни версии на QuickBooks предоставят винаги включена одитна пътека, така че вече не виждате предпочитания за счетоводство в квадратчето за отметка в Одитната пътека.

Одитната пътека, между другото, просто поддържа списък на това кой какви промени в транзакциите. Счетоводителите, както се очаква, обичат одитните пътеки. Следите за одит позволяват на някой, като вашия CPA, да влезе след факта и да разбере защо салдото по сметката е това, което е.