Как да добавяте потребители в QuickBooks Pro и Premier

Не сте ограничени до използването само на една парола, за да контролирате достъпа до вашия файл с данни на QuickBooks. QuickBooks ви позволява да настроите няколко пароли за файла с данни на QuickBooks. За да настроите допълнителни потребители в QuickBooks Pro и QuickBooks Premier, изпълнете следните стъпки:

Изберете командата Компания→Настройване на потребители и пароли→Настройка на потребители.

QuickBooks показва диалоговия прозорец с потребителски списък (не е показан), който идентифицира всички потребители, за които е настроен достъп до QuickBooks и които в момента са влезли в системата.

Кажете на QuickBooks, че искате да добавите потребител, като щракнете върху бутона Добавяне на потребител.

QuickBooks показва първия диалогов прозорец за настройка на потребителска парола и достъп.

Идентифицирайте потребителя и посочете парола.

Дайте на всеки потребител, за когото задавате парола, потребителско име, като въведете кратко име — може би собственото име на потребителя — в полето Потребителско име. След като идентифицирате потребителя, въвеждате паролата на потребителя както в текстовото поле за парола, така и в текстовото поле за потвърждение на паролата.

Щракнете върху Напред, за да продължите и след това посочете дали искате да ограничите достъпа за новия потребител.

Когато QuickBooks покаже втория диалогов прозорец Настройка на потребителска парола и достъп, посочете дали искате да ограничите достъпа и правата за потребителя. Ако искате да ограничите достъпа и правата ( правата са просто нещата, които потребителят може да прави), изберете радио бутона Избрани области на QuickBooks. Ако искате потребителят да може да прави каквото и да е, изберете бутона за избор Всички области на QuickBooks. Ако посочите, че новият потребител трябва да има достъп до всички области на QuickBooks, сте готови с настройката на потребителската парола. Можете да пропуснете останалите стъпки.

Щракнете върху Напред, за да продължите и след това опишете достъпа до информация и задачи за продажби и вземания.

След като завършите стъпка 4, QuickBooks показва третия диалогов прозорец за настройка на потребителска парола и достъп. Това е първият от поредица диалогови прозорци, които ви превеждат през интервю, задавайки подробни въпроси за това какъв вид достъп трябва да има всеки потребител до определена област.

Например, по отношение на дейността по продажбите, QuickBooks пита за достъп до транзакции (като фактури, кредитни известия и информация за вземания). Можете да посочите, че потребителят не трябва да има достъп, като изберете радио бутона Без достъп. Можете да посочите, че потребителят трябва да има пълен достъп, като изберете радио бутона Пълен достъп. Ако потребителят трябва да има частичен достъп, избирате бутона за избор Селективен достъп и след това избирате един от дъщерните бутони Селективен достъп: Създаване само на транзакции, Създаване и отпечатване на транзакции или Създаване на транзакции и създаване на отчети.

Щракнете върху Напред и след това опишете покупките и правата за плащане.

След като завършите стъпка 5, като щракнете върху Напред, QuickBooks показва четвъртия диалогов прозорец Настройка на потребителска парола и достъп, който ви позволява да посочите какъв достъп има този нов потребител в областите за покупки и дължими сметки. Можете да изберете радио бутона Без достъп. Можете да изберете радио бутона Пълен достъп. Или можете да изберете някаква средна позиция, като изберете радио бутона Селективен достъп и един от дъщерните бутони Селективен достъп. Същите правила за задаване на права и достъп, които се прилагат към областта на покупките и задълженията, се прилагат към областта на продажбите и вземанията.

Щракнете върху Напред и след това опишете останалите потребителски права и достъп.

Когато щракнете върху бутона Напред, показан в долната част на всяка версия на диалоговия прозорец Настройка на потребителска парола и достъп, QuickBooks показва няколко други версии на диалоговия прозорец, които използва, за да ви отправя запитвания за потребителски права и достъп. Например, след като опишете какви права са подходящи за потребителя в областта на покупките и дължимите сметки, QuickBooks пита за областта за проверка и кредитна карта. След това пита за зоната на инвентара. След това пита за заплати. След това пита за общи, чувствителни счетоводни дейности. И накрая, QuickBooks пита за достъп до възможности за финансово отчитане.

Вие ограничавате правата във всяка от тези други области по същия начин, както правите за продажбите и вземанията и за покупките и дължимите области. Просто бъдете внимателни, докато преминавате през екраните и ограничавайте възможностите на потребителя. Искате потребителите да имат правата, необходими, за да вършат работата си, но не искате да им давате повече права, отколкото са им необходими.

Посочете дали потребителят може да променя или изтрива транзакции.

След като сте преминали през приблизително половин дузина версии на диалоговите прозорци Настройка на потребителска парола и Достъп, които питат за конкретни области на счетоводството, QuickBooks показва страницата Промяна или изтриване на транзакции на диалоговия прозорец Настройка на потребителска парола и достъп. Страницата за промяна или изтриване на транзакции ви позволява да посочите, че потребителят може или не може да промени транзакциите, записани преди крайната дата. По принцип искате да ограничите възможностите на потребителя да променя или изтрива транзакции.

Щракнете върху Напред и след това прегледайте решенията за правата си.

Когато щракнете върху Напред, QuickBooks показва окончателната версия на диалоговия прозорец Настройка на потребителска парола и достъп, който идентифицира потребителските права, които сте присвоили или разрешили. Можете да използвате този диалогов прозорец, за да прегледате правата, които някой има. Ако разберете, че сте присвоили неправилно права, щракнете върху бутона Назад, за да се върнете обратно през диалоговите прозорци до този, в който сте направили грешка. Променете присвояването на права и щракнете върху бутона Напред, за да се върнете към последния прозорец на диалоговия прозорец Настройка на потребителска парола и достъп.

Когато приключите с прегледа на потребителските права и достъп, щракнете върху Готово.

От този момент нататък новият потребител ще може да използва QuickBooks; обаче неговите или нейните права са ограничени до това, което сте посочили.

Счетоводителите често искат да видят правата, които имат конкретни потребители. Това е особено вярно, ако сте одитирани от вашата CPA като част от годишното приключване. (Може да бъдете одитирани, ако банката иска одитирани финансови отчети, например.) QuickBooks не ви предоставя начин да отпечатате информацията, показана в диалоговия прозорец Настройка на потребителска парола и достъп. Въпреки това Windows ви позволява да използвате клавиша Print Screen, за да заснемете екранна снимка на прозореца на програмата QuickBooks и диалоговия прозорец Настройка на потребителска парола и достъп.

Натиснете Alt+Print Scrn, за да направите екранна снимка на диалоговия прозорец. Това копира изображение на вашия екран в клипборда на Windows. След това отворете Paint, като изберете Старт → Програми → Аксесоари → Paint. Поставете изображението в Paint, като натиснете Ctrl+V. Може да видите съобщение за грешка, което гласи, че изображението в клипборда е по-голямо от растерното изображение. Искате ли растерното изображение да бъде увеличено? Щракнете върху Да. Запазете екранната снимка, като изберете Файл→ Запиши като. Може да искате да заснемете изображение на екранна снимка по този начин, за да запишете потребителския достъп и правата на служителите.