Как да добавяте потребители в QuickBooks Enterprise Solutions

Ако повече от един човек ще използва QuickBooks, искате да настроите допълнителни потребители. За да добавите потребители в QuickBooks Enterprise Solutions, изпълнете следните стъпки:

Изберете командата Компания→ Потребители→ Настройка на потребители и роли.

QuickBooks показва диалоговия прозорец Потребител и роли. Диалоговият прозорец Потребители и роли идентифицира всички потребители, за които е настроен достъп до QuickBooks, и ролите, които QuickBooks може да запълни, когато използва QuickBooks. Списъкът с потребители, който се показва в раздела Списък с потребители на диалоговия прозорец, също така идентифицира кой в ​​момента е влязъл в системата.

Кажете на QuickBooks, че искате да добавите потребител, като щракнете върху бутона Нов.

Когато щракнете върху този бутон, QuickBooks показва диалоговия прозорец Нов потребител.

Идентифицирайте потребителя и посочете парола.

Трябва да дадете на всеки потребител, за когото настройвате потребителско име. Можете да направите това, като въведете кратко име - може би собственото име на потребителя - в полето Потребителско име. След като идентифицирате потребителя, въвеждате паролата на потребителя както в текстовото поле за парола, така и в текстовото поле за потвърждение на паролата.

Идентифицирайте ролите на потребителя.

Използвайте списъчното поле „Налични роли“, за да изберете ролите (или задълженията), които потребителят изпълнява. След това добавете избраната роля към списъка с присвоени роли на потребителя, като щракнете върху бутона Добавяне. За да премахнете роля от потребител, изберете ролята в списъчното поле Присвоени роли и след това щракнете върху Премахни.

Полето Описание в долната част на диалоговия прозорец Нов потребител описва ролята по-подробно, включително типа потребител на QuickBooks, на когото обикновено може да бъде назначена избраната роля.

(По избор) Променете ролите, ако е необходимо.

Можете да прецизирате ролите, които (с помощта на QuickBooks) възлагате. За да направите това, изберете раздела Роли в диалоговия прозорец Потребители и роли, щракнете върху ролята, която искате да промените, и след това щракнете върху бутона Редактиране.

Когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Редактиране на роля, изберете счетоводна дейност или област в списъка Област и дейности и след това използвайте бутоните Ниво на достъп до зона, за да посочите какво може да прави потребител с избраната роля. Можете да посочите, че потребителят не трябва да има достъп, като изберете радио бутона Няма.

Можете да посочите, че потребителят трябва да има пълен достъп, като изберете бутона за избор Пълен. Ако потребителят трябва да има частичен достъп, избирате бутона Частичен и след това поставяте отметка или изчиствате (според случая) полетата Създаване, Промяна, Изтриване, Печат и Преглед на баланса. Щракнете върху OK, за да запазите всички промени в ролите и да се върнете в диалоговия прозорец Потребители и роли.

Можете да видите какъв достъп има първоначално всяка роля, като изберете един от записите в списъка Област и дейности. QuickBooks използва бутоните и полетата за ниво на достъп до зоната, за да покаже текущите настройки за ролята.

Като общо правило, когато става въпрос за счетоводен контрол, искате да осигурите минимално количество достъп. Ако някой не се нуждае от достъп до файла с данни на QuickBooks за ежедневни задължения, трябва да изберете бутона Няма.

Ако някой има нужда от малко достъп - може би за изготвяне на прогнози за работа или фактури - вие давате точно този достъп и нищо повече.

Колкото повече възможности дадете на служителите, подизпълнителите или счетоводителите да се занимават с юфка във вашата счетоводна система, толкова по-голям е рискът някой неволно или умишлено да въведе грешки в системата. Освен това, колкото по-големи права и достъп давате, толкова по-лесно ще улесните някой да открадне от вас.

(По избор) Прегледайте вашите потребителски разрешения.

След като настроите потребител, трябва (само за да внимавате) да прегледате разрешенията, които сте дали на потребителя. За да направите това, щракнете върху раздела Списък с потребители в диалоговия прозорец Потребители и роли, изберете потребителя и след това щракнете върху бутона Разрешения за преглед.

Когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Разрешения за преглед, изберете потребителя и след това щракнете върху бутона Покажи, за да видите прозореца Разрешения за преглед, който показва много подробен списък на това, което потребителят може и какво не може да прави.

(По избор) Прегледайте промените в ролята си.

Ако правите промени в разрешенията на роля, вероятно ще искате да прегледате и тези промени. За да направите това, щракнете върху раздела Списък с роли в диалоговия прозорец Потребители и роли, изберете ролята и след това щракнете върху бутона Разрешения за преглед. QuickBooks показва друга версия на диалоговия прозорец Разрешения за преглед, който изброява ролите, които вие и QuickBooks сте настроили.

Изберете ролята, която искате да прегледате, и след това щракнете върху бутона Разрешения за преглед. QuickBooks показва друга версия на прозореца Разрешения за преглед, с подробен списък на това, което някой с ролята може и не може да прави.

След като приключите с прегледа на разрешенията за потребители и роли, щракнете върху Затвори, за да затворите всички отворени прозорци, и след това щракнете върху бутона Отказ или Затвори, за да затворите всички отворени диалогови прозорци.

От този момент нататък новият потребител може да използва QuickBooks; обаче неговите или нейните права са ограничени до това, което сте посочили.

Счетоводителите често искат да видят правата, които имат конкретни потребители. Това е особено вярно, ако сте одитирани от вашата CPA като част от годишното приключване. (Може да бъдете одитирани, ако банката иска одитирани финансови отчети, например.)

Прозорецът с разрешения за преглед на QuickBooks е лесен начин да видите тези данни онлайн и ако искате да отпечатате копие на информацията за разрешенията, всичко, което трябва да направите, е да щракнете върху бутона Печат на прозореца.