Как да добавяте потребители в QuickBooks 2018 Pro и Premier

Не сте ограничени до използването само на една парола, за да контролирате достъпа до вашия файл с данни на QuickBooks. Можете да зададете няколко пароли за файла с данни на QuickBooks. Това, което е наистина страхотно в това, е, че можете да кажете на QuickBooks да позволи на определени потребители и пароли да правят само определени неща. Това звучи сложно, но всъщност не е. Собственикът на бизнес, например, може да има парола, която й позволява да прави всичко. Но нов счетоводител, например, може да има парола, която му позволява само да записва сметки в системата.

За да настроите допълнителни потребители в QuickBooks Pro и QuickBooks Premier, изпълнете следните стъпки:

Изберете командата Компания → Настройка на потребители и пароли → Настройка на потребители.
QuickBooks показва диалоговия прозорец с потребителски списък (не е показан), който идентифицира всички потребители, за които е настроен достъп до QuickBooks и които в момента са влезли в системата.

Кажете на QuickBooks, че искате да добавите потребител, като щракнете върху бутона Добавяне на потребител.
QuickBooks показва първия диалогов прозорец за настройка на потребителска парола и достъп.

Идентифицирайте потребителя и посочете парола.
Дайте на всеки потребител, за когото задавате парола, потребителско име, като въведете кратко име — може би собственото име на потребителя — в полето Потребителско име. След като идентифицирате потребителя, въвеждате паролата на потребителя както в текстовото поле за парола, така и в текстовото поле за потвърждение на паролата.

Щракнете върху Напред, за да продължите и след това посочете дали искате да ограничите достъпа за новия потребител.
Когато QuickBooks покаже втория диалогов прозорец Настройка на потребителска парола и достъп, посочете дали искате да ограничите достъпа и правата за потребителя. Ако искате да ограничите достъпа и правата ( правата са просто нещата, които потребителят може да прави), изберете радио бутона Избрани области на QuickBooks. Ако искате потребителят да може да прави каквото и да е, изберете радио бутона Всички области на QuickBooks. Ако посочите, че новият потребител трябва да има достъп до всички области на QuickBooks, сте готови с настройката на потребителската парола и можете да пропуснете останалите стъпки.

Щракнете върху Напред, за да продължите и след това опишете достъпа до информация и задачи за продажби и вземания.
Когато завършите стъпка 4, QuickBooks показва третия диалогов прозорец Настройка на потребителска парола и достъп – първият от поредица диалогови прозорци, които ви превеждат през интервю, задавайки подробни въпроси за това какъв вид достъп трябва да има всеки потребител до определена област . По отношение на дейността по продажбите, например, QuickBooks пита за достъп до транзакции (като фактури, кредитни известия и информация за вземания). Можете да посочите, че потребителят не трябва да има достъп, като изберете радио бутона Без достъп. Можете да посочите, че потребителят трябва да има пълен достъп, като изберете радио бутона Пълен достъп. Ако потребителят трябва да има частичен достъп, избирате бутона за избор Селективен достъп и след това избирате един от допълнителните бутони: Създаване само на транзакции, Създаване и отпечатване на транзакции или Създаване на транзакции и създаване на отчети.

Щракнете върху Напред и след това опишете покупките и правата за плащане.
Когато завършите стъпка 5, като щракнете върху Напред, QuickBooks показва четвъртия диалогов прозорец Настройка на потребителска парола и достъп, който ви позволява да посочите какъв достъп има този нов потребител в областите за покупки и дължими сметки. Можете да изберете радио бутона Без достъп. Можете да изберете радио бутона Пълен достъп. Или можете да изберете средно положение, като изберете радио бутона за селективен достъп и един от допълнителните бутони. Същите правила за задаване на права и достъп, които се прилагат към областта на покупките и задълженията, се прилагат за областта на продажбите и вземанията.

Щракнете върху Напред и след това опишете останалите потребителски права и достъп.
Когато щракнете върху бутона Напред, показан в долната част на всяка версия на диалоговия прозорец Настройка на потребителска парола и достъп, QuickBooks показва няколко други версии на диалоговия прозорец, които използва, за да ви отправя запитвания за потребителски права и достъп. След като опишете какви права са подходящи за потребителя в областта за покупки и дължими сметки, например, QuickBooks пита за областта за проверка и кредитна карта. След това пита за зоната на инвентара. След това пита за заплати, последвано от въпроси относно общи, чувствителни счетоводни дейности. И накрая, QuickBooks пита за достъп до възможности за финансово отчитане. Вие ограничавате правата във всяка от тези други области по същия начин, както правите за продажбите и вземанията и за покупките и дължимите области. Следователно, Няма да описвам как избирате бутона за опция Без достъп, бутона за опция за пълен достъп или бутона за селективен достъп отново и отново. Просто бъдете внимателни, докато преминавате през екраните, ограничавайки правата на потребителя. Искате потребителите да имат правата, необходими, за да вършат работата си, но не искате да им давате повече права, отколкото са им необходими.

Посочете дали потребителят може да променя или изтрива транзакции.
След като сте преминали през приблизително половин дузина версии на диалоговите прозорци Настройка на потребителска парола и Достъп, които питат за конкретни области на счетоводството, QuickBooks показва страницата Промяна или изтриване на транзакции на диалоговия прозорец Настройка на потребителска парола и достъп. Страницата за промяна или изтриване на транзакции ви позволява да посочите дали потребителят може или не може да промени транзакциите, записани преди крайната дата. Като цяло искате да ограничите възможността на потребителя да променя или изтрива транзакции.

Щракнете върху Напред и след това прегледайте решенията за правата си.
Когато щракнете върху Напред, QuickBooks показва окончателната версия на диалоговия прозорец Настройка на потребителска парола и достъп, който идентифицира потребителските права, които сте присвоили или разрешили. Можете да използвате този диалогов прозорец, за да прегледате правата, които някой има. Ако разберете, че сте присвоили неправилно права, щракнете върху бутона Назад, за да се върнете обратно през диалоговите прозорци към този, в който сте направили грешка. Променете присвояването на права и щракнете върху бутона Напред, за да се върнете към последния прозорец на диалоговия прозорец Настройка на потребителска парола и достъп.

Когато приключите с прегледа на потребителските права и достъп, щракнете върху Готово.
От този момент нататък новият потребител ще може да използва QuickBooks; неговите или нейните права са ограничени до това, което сте посочили.