Как да добавите част от инвентара към списъка с артикули в QuickBooks 2013

Частите за инвентара са тези артикули, които се появяват във фактури и поръчки за покупка и представляват физически стоки, които купувате, държите и продавате. QuickBooks 2013 може да ви помогне да проследявате инвентарните части. Например, ако сте търговец на дребно, всички тези неща, които стоят по рафтовете на вашия магазин, представляват инвентар. Ако сте производител, суровините, които купувате и след това използвате за сглобяване на вашите продукти, представляват инвентар.

За да настроите част от инвентара, покажете прозореца Нов артикул. Когато QuickBooks покаже прозореца, изберете Част от инвентара от падащия списък Тип. След това QuickBooks показва версията на частта за инвентара на прозореца за нов артикул.

Използвайте полето Име/Номер на артикула, за да предоставите описателен, но кратък код или име за артикула. Ако елементът е поделемент на друг родителски елемент, поставете отметка в квадратчето Поделемент от и след това идентифицирайте родителския елемент, като използвате текстовото поле Поделемент от.

Полетата Информация за покупка и Информация за продажбите ви позволяват да определите информацията, която се появява в поръчките за покупка и фактурите. Полето Описание на транзакциите за покупка в областта Информация за покупка например ви позволява да предоставите текста, който QuickBooks пише в поръчките за покупка.

Можете също да познаете цената на покупката, като използвате текстовото поле Разходи. Посочете сметката за разходи за продадени стоки, която трябва да бъде дебитирана, когато този артикул се продава, като използвате падащия списък COGS Account, и идентифицирайте предпочитания доставчик за покупки на този артикул, като използвате падащия списък Предпочитан доставчик.

Полетата с информация за продажбите предоставят информацията, която QuickBooks е необходима, за да включи правилно артикула във фактура. Полето Описание на транзакциите за продажба предоставя пространство, което можете да използвате, за да предоставите описанието, което QuickBooks трябва да използва за този артикул във вашата фактура.

Полето Продажна цена ви позволява да предоставите вашата цена за артикула. Ако подлежите на данък върху продажбите, виждате (и трябва да използвате!) падащия списък с Данъчния код, за да посочите дали артикулът е облагаем или необлагаем за целите на данъка върху продажбите. И накрая, падащият списък Сметка за доходи ви позволява да посочите коя сметка за доходи трябва да бъде кредитирана, когато този артикул бъде продаден.

Ако сте объркани относно виждането на три падащи списъка на акаунта във версията на частта за инвентара на прозореца Нов артикул, имайте предвид, че когато продавате артикул, проследявате дохода, като кредитирате сметка за приходи и цената на стоките, продадени от дебитиране на сметката за разходи за продадени стоки.

Използвайте полетата с информация за инвентара, за да опишете как QuickBooks трябва да обработва проследяването на инвентара за артикула.

Например, използвайте падащия списък Asset Account, за да посочите кой акаунт QuickBooks трябва да използва за проследяване на инвестицията в долари в този елемент. Обикновено използвате акаунта за инвентарни активи. Въпреки това, възможно е да използвате някакъв друг акаунт за активи.

Използвайте полето Reorder Point, за да идентифицирате нивото на запасите, при което искате QuickBooks да ви предупреди да пренаредите артикула. Ако разполагате с наличност за този артикул, въведете количеството, което имате под ръка, и стойността, която имате на ръка, като използвате полетата Наличност и Обща стойност. Вие също така посочвате датата, към която информацията за количеството и стойността ви е правилна, като използвате полето От.

Наистина не трябва да въвеждате баланси на инвентара за артикул от инвентара, когато го настроите в списъка с артикули. Трябва да въвеждате или променяте количествата и стойностите на запасите, когато купувате инвентара (записан с прозореца Създаване на поръчки за покупка или прозореца Записване на проверки) и когато продавате инвентара (обикновено се записва с прозореца Създаване на фактури или прозореца Разписки за продажба).

Ако въведете количество, различно от нула или обща стойност, различна от нула, когато използвате прозореца Нов артикул, вие също трябва да направите запис в дневник, за да запишете другата половина от транзакцията. Ако този бизнес с „другата половина“ звучи сложно: Не трябва да въвеждате информация за количество или стойност в този прозорец.

Ако разбирате този бизнес „другата половина“, трябва да знаете по-добре от това да въвеждате информация за количество или стойност в прозореца за нов артикул!

Можете да щракнете върху бутона Правопис, за да проверите правописа на думите и фразите, които сте въвели в прозореца Нов елемент. Можете също да щракнете върху бутона Напред, за да запазите информацията, която сте въвели за даден артикул, и да покажете отново прозореца Нов елемент, за да можете да добавите друг елемент.