Как да добавите доставчици към вашия списък с доставчици на QuickBooks 2015

Добавянето на доставчици към вашия списък с доставчици на QuickBooks 2015 работи по същия основен начин като добавянето на клиенти към вашия списък с клиенти. Просто следвайте тези прости стъпки, за да свършите работата:

Изберете Доставчици→ Център за доставчици или щракнете върху иконата Доставчици в горната част на екрана.

QuickBooks показва прозореца Vendor Center. Заедно с изброяването на вашите доставчици, той изброява всички данъчни агенции върху продажбите, които сте идентифицирали като част от настройката на позициите за данък върху продажбите.

Щракнете върху бутона Нов доставчик и след това изберете командата Нов доставчик от менюто, което се показва.

QuickBooks показва раздела Информация за адреса на прозореца Нов доставчик. Вие използвате този прозорец, за да опишете доставчиците и всичките им малки идиосинкразии.

Ако щракнете върху бутона Нов доставчик и изберете командата Добавяне на множество доставчици, QuickBooks показва работен лист, който можете да използвате, за да опишете няколко доставчици наведнъж.

Въведете името на доставчика.

Курсорът вече е в текстовото поле Име на доставчик. Всичко, което трябва да направите, е да въведете името на доставчика, както искате да се показва в списъка с доставчици. Ако искате да изброите доставчиците си по име на фирма, въведете името на фирмата. За да ги изброите по името или фамилията на търговския представител, въведете едно от тези имена.

Списъкът ще се сортира по азбучен ред или числово по информацията, която въвеждате в това поле, а не по информацията по-долу.

(По избор) Въведете името на вашия контакт.

Попълнете текстовите полета Пълно име с собственото име, началната буква и фамилията на клиента. Можете също да предоставите заглавие на лицето за контакт.

(По избор) Въведете телефона и имейл адреса на продавача и, ако е наличен, номера на факса и адресите на уебсайтове.

Можете да промените етикетите, използвани за кутиите за телефонни номера, като изберете друго описание от падащия им списък. И имайте предвид, че прозорецът има и текстово поле Other 1, така че можете да запишете друга част от тангенциална информация. Може би теглото на контакта.

Въведете адреса, на който трябва да изпращате чекове.

Можете да използвате текстовите полета Подробности за адреса, таксувани и изпратени от, за да предоставите информация за адресите на доставчика. QuickBooks копира имената на компанията и контактите на първия ред на адреса, така че трябва да въведете само адреса на улицата, града, държавата и пощенския код. За да преминете от края на един ред към началото на следващия, натиснете Enter.

(По избор) Проверете информацията в раздела Настройки за плащане по подразбиране.

Щракнете върху раздела Настройки за плащане, за да стигнете до набор от полета, които ви позволяват да запишете номера на сметката на доставчика, условията за плащане на доставчика, правилното име за отпечатване върху чека и кредитния лимит.

Изисква се номер на сметка, ако искате да използвате функцията за онлайн плащане на сметки на QuickBooks, за да платите на доставчика. QuickBooks прехвърля номера на сметката в полето за бележка на чека за плащане.

(По избор) Проверете данъчните настройки по подразбиране.

Можете да щракнете върху раздела Данъчни настройки, за да стигнете до набор от полета, които ви позволяват да запишете данъчния идентификационен номер на доставчика и да посочите дали доставчикът трябва да получи данъчна декларация с информация 1099 от вас в края на годината.

(По избор) Предоставете акаунтите по подразбиране, които да използвате с доставчик.

Можете да щракнете върху раздела Настройки на акаунта, за да се покаже кратък списък с акаунти, които QuickBooks ще използва за предварително попълване на полетата с номера на акаунта, когато въведете сметка от доставчика.

(По избор) Щракнете върху раздела Допълнителна информация и категоризирайте доставчика.

Разделът Допълнителна информация първоначално предоставя само падащ списък Тип на доставчика, който можете да използвате, за да категоризирате доставчика като консултант, доставчик на услуги, доставчик или данъчна агенция. Можете обаче да добавите персонализирани полета към раздела, като използвате бутона Дефиниране на полета.

Въведете 0 (нула) в текстовото поле Начално салдо.

Обикновено не искате да въвеждате сумата, която дължите на доставчика; правите това по-късно, когато плащате сметките си. Въпреки това, ако използвате отчитане на базата на начисляване за вашите разходи (което просто означава, че вашата счетоводна система отчита сметките като разходи, когато получите сметката, а не когато плащате сметката), трябва да кажете на QuickBooks какви суми дължите на доставчиците на датата на преобразуване.

Можете да направите това най-лесно, като въведете начални салда за доставчици в полето Начално салдо, докато настройвате доставчик в списъка с доставчици.

Въведете датата на преобразуване в полето От дата.

Това, което правите тук, между другото, е да посочите датата, на която стойността, показана в текстовото поле Начално салдо, е правилна.

QuickBooks предоставя раздел Предварително попълване на акаунт в прозореца Нов доставчик. Използвайте този раздел, за да посочите набор от сметки за разходи, които QuickBooks ще предложи всеки път, когато посочите, че пишете чек, въвеждате сметка или въвеждате такса за кредитна карта за доставчика.

Запазете информацията за доставчика, като щракнете върху OK.

Тази стъпка добавя доставчика към списъка и ви връща в прозореца на Центъра за доставчици.

За да добавите едновременно голям брой доставчици към списъка с доставчици, покажете прозореца на Центъра за доставчици, щракнете върху бутона Нов доставчик и след това изберете опцията Добавяне на няколко доставчици. QuickBooks показва работния лист за добавяне/редактиране на множество записи в списъка, който ви позволява да събирате и редактирате цялата информация, която правят обикновените прозорци на доставчици.

Можете, ако сте склонни, да използвате този прозорец, за да копирате и поставите информация за доставчик от работна книга на Microsoft Excel.