Как да въведете поръчка за покупка в QuickBooks Online

Фирмите, които поръчват много неща от доставчици, често използват поръчки за покупка, за да следят артикулите по поръчка. Поръчките за покупка в QuickBooks Online (QBO) не засягат нито един от вашите акаунти; вместо това те просто ви помагат да следите какво поръчвате. И когато поръчката пристигне, можете да сравните стоките, които идват на вратата, с тези, изброени в поръчката за покупка, за да сте сигурни, че съвпадат.

Ако планирате да използвате поръчки за покупка, тогава процесът на поръчка обикновено се случва по следния начин:

• Вие правите поръчка при доставчик и въвеждате поръчка за покупка в QBO, която съответства на поръчката, която сте направили.

• Получавате артикулите, които сте поръчали, обикновено заедно със сметка за артикулите; след това съпоставяте артикулите, които получавате, с поръчката за покупка и въвеждате сметка за артикулите. Имайте предвид, че понякога получавате сметката без артикулите или артикулите без сметката.

• Вие плащате сметката на продавача.

Вие въвеждате поръчка за покупка с помощта на прозореца за транзакция Поръчка за покупка; можете да отворите този прозорец или от страницата Разходни транзакции, или от менюто Създаване (знакът плюс). Типичната поръчка за покупка изглежда като тази, показана тук, и ще забележите, че прозорецът много прилича на прозореца за проверка.

Прозорецът Поръчка за покупка.

Докато попълвате прозореца за транзакция на поръчка за покупка, QBO присвоява статус Отворено на поръчката за покупка; състоянието се появява точно под името на доставчика в горния ляв ъгъл на прозореца на транзакцията.

Когато получите стоките, сметката на продавача или и двете, вие записвате сметка, или чек, разходна транзакция или такса по кредитна карта, показвайки какво сте платили (или какво дължите) на продавача.

Когато изберете доставчик, който има отворени поръчки за покупка по някой от тези видове транзакции, от дясната страна на прозореца се появява прозорец, показващ наличните поръчки за покупка. Добавяте поръчка за покупка към транзакцията по същия начин, по който сте добавили сметка към транзакция Чек: като щракнете върху бутона Добавяне. Тук е отворена чек транзакция и е избран доставчик, който има отворени поръчки за покупка.

Прозорецът Проверка, с избран доставчик, който има отворени поръчки за покупка.

Когато щракнете върху Добавяне, за да добавите поръчката за покупка към транзакцията, QBO добавя редовете на поръчката за покупка към първия наличен ред в секцията Подробности за артикула на транзакцията Проверка. QBO също така показва под името на доставчика, че транзакцията Чек има една свързана транзакция.

Проверка на транзакция след добавяне на поръчка за покупка към нея.

Ако запазите транзакцията Проверка и след това отворите отново поръчката за покупка, QBO промени състоянието на поръчките за покупка от отворени на затворени, така че да не добавите случайно поръчката за покупка към друга транзакция.

Ако добавите грешна поръчка за покупка към транзакция, можете да премахнете реда на поръчката за покупка в секцията Подробности за артикула, като щракнете върху иконата на кошчето в десния край на реда.

QBO не може да добави само част от поръчка за покупка към транзакция. Така че, ако получите само част от поръчка за покупка, добавете поръчката за покупка към вашата транзакция и след това запишете плащане за частта от поръчката, която сте получили, като изтриете редове от чека за артикули, които не сте получили. За да продължите да проследявате неизпълнената част от поръчката за покупка, можете ръчно да затворите оригиналната поръчка за покупка и да създадете нова поръчка за покупка, която съдържа останалите неизпълнени артикули; когато създадете втората поръчка за покупка - по същество обратна поръчка - опитайте се да й присвоите номер, който да ви помогне да я проследите във връзка с оригиналната поръчка за покупка.

Можете да използвате вашите собствени персонализирани номера на поръчки за покупка, ако изберете Gear→ Настройки на компанията→ Разходи. След това щракнете върху молива до Поръчки за покупка, за да редактирате настройките на поръчката за покупка, поставете отметка в квадратчето Персонализирани номера на транзакции и след това щракнете върху Запазване.

Когато трябва да идентифицирате отворени поръчки за покупка, използвайте отчета Списък с отворени поръчки за покупка.