Как да внедрите проста ABC система в QuickBooks

Всичко, което правите, за да внедрите проста система за изчисляване на разходите, базирана на дейност (ABC) в QuickBooks, е това, което правите в момента. С други думи, просто продължавайте да проследявате оперативните си разходи, като използвате добър, приличен сметкоплан. Това е 90 процента от битката.

Също така трябва да се погрижите само за един или два незначителни допълнителни предмета. Първо, включвате функцията за проследяване на класа на QuickBooks. Проследяването на класа ви позволява да категоризирате транзакциите за приходи и разходи като попадащи не само в сметки за приходи и разходи, но и в определени класове.

Второ, когато записвате разход, вие също така идентифицирате класа, в който попада разходът. Използване на класове, които съответстват на вашите дейности - добре, можете да видите, че това е всичко, което е необходимо, нали?

Можете да направите ABC много сложен. Освен това, ако излезете и наемете външен консултант — някой, който иска да ви таксува хиляди или дори десетки хиляди долари, за да настроите една от тези системи — може да се окажете с нещо, което е много, много мощно и много, много сложен.

Като се има предвид обаче, ABC системите не трябва да са толкова сложни, особено ако просто искате по-добро разпределение на вашите режийни разходи, а не система, която да разглежда двигателите на разходите или дейностите, които включват вашите режийни разходи. ABC може да бъде доста ясна. Това е особено вярно в малка или средна фирма. Всъщност вероятно можете да приложите добра, първокласна ABC система, като предприемете следните четири стъпки:

Вижте вашите режийни разходи.

Уверете се, че имате достатъчно режийни разходи, за да се тревожите. Ако сте в бизнес с големи маржове и много ниски режийни разходи, ABC може да няма никакъв смисъл за вас. Постепенната стойност, която постигате чрез по-точно разпределяне на режийните разходи, може да е просто проява на обсесивно-компулсивно разстройство на личността, а не на добро счетоводство.

Определете големите режийни разходи.

Трябва да направите това, ако решите, че искате да разпределите част или куп от режийните си разходи чрез ABC подход. Не прекарвайте време, опитвайки се да разпределите точно някои суми от стотинки (освен ако не са лесни за разпределяне, които могат да бъдат направени едновременно с по-големия проект).

Направете най-големия взрив, който можете да получите за парите си. Създайте ABC система, която разпределя, с минимално количество усилия, голяма част от вашите режийни разходи. Не ставайте прекалено педантични.

Идентифицирайте основните дейности, които изразходват режийните разходи.

В простия пример за бизнеса с въображаеми щандове за хот-дог имате само една дейност: обслужване на клиент. Със сигурност ще имате повече дейности от това. Не е необходимо обаче да създавате списък от 80 дейности.

Идентифицирайте големите дейности, които ви позволяват да разпределите режийните си разходи. Колкото по-малко дейности можете да използвате, за да направите това, толкова по-лесно ще бъде вашето счетоводство. Намерете няколко дейности, които ви позволяват справедливо и точно да разпределите режийните разходи за продуктови линии. Това е голямата картина.

Проследете дейностите до продукти, като използвате подходящите мерки.

След като идентифицирате шепата дейности, които ви позволяват да свържете режийните разходи с продуктите, не забравяйте да използвате подходящата мярка – известна още като фактор на разходите – за да свържете режийните разходи с продуктовите линии или сервизните линии.

В примера с бизнеса с щандове за хот-дог един режийен разход — наем — дори не се нуждаеше от разход. Разходите за доставки също не се нуждаят от драйвер на разходите, защото сте били в състояние да разпределите тези разходи чрез просто наблюдение.

Разходът за заплати изискваше по-усъвършенстван учебен подход към разпределението. За да разпределите разходите за заплати, създадохте дейност, наречена обслужване на клиента, и след това разпределите разходите за тази дейност въз основа на броя стъпки, които изисква всяка продуктова линия.

Системата ABC е инструмент, който можете да използвате, за да управлявате режийните си разходи и рентабилността на продуктите или услугите, които продавате. На практика искате да се съсредоточите върху големите режийни разходи и в крайна сметка всичко, което наистина искате, е ABC система, която произвежда полезни числа — числа, които ви помагат да мислите за бизнеса си по-ясно и креативно.