Как да балансирате банкова сметка в QuickBooks 2021

Балансирането на банкова сметка е забележително лесно в QuickBooks. Всъщност ще стигна дотам, че да кажа, че ако имате някакви проблеми, те произтичат от . . . добре, небрежно водене на записи, което предшества използването на QuickBooks .

Стига с това бръщолевене. Започвам, като опиша как съгласувате акаунт.

Дайте информация на QuickBooks от банковото извлечение

При съгласуването, както вероятно знаете, вие сравнявате вашите записи на банкова сметка с записите на банката за същата сметка. Трябва да можете да обясните всяка разлика между двата акаунта - обикновено като посочите проверки, които сте написали, които все още не са изчистени. (Понякога депозитите попадат в същата категория; записвате депозит и го изпращате по пощата, но банката все още не е кредитирала сметката ви.)

Тогава първата стъпка е предоставянето на информация за банковата сметка на QuickBooks. Получавате тази информация от месечното си извлечение. Дайте на QuickBooks цифрите, от които се нуждае, както следва:

1. Изберете Banking→Reconcile или щракнете върху иконата Reconcile на началния екран.

QuickBooks показва диалоговия прозорец Начало на съгласуването, както е показано.

Ако имате няколко банкови сметки, може да се наложи да изберете сметката, която искате да съгласувате.

Диалоговият прозорец Начало на съгласуването

2. Ако показаната банкова сметка не е тази, която искате да съгласувате, отворете падащото меню Сметка и изберете правилната сметка.

3. Въведете датата на банковото извлечение в текстовото поле Дата на извлечение.

Можете да коригирате дата един ден, като използвате клавишите плюс (+) и минус (–). Можете също да щракнете върху бутона Календар в десния край на текстовото поле Дата на извлечение, за да изберете дата от календара.

Вижте онлайн Cheat Sheet за списък с други тайни трикове за редактиране на дати.

4. Проверете началния баланс на банковото извлечение.

QuickBooks показва сума в секцията Начално салдо на екрана.

5. Въведете крайното салдо от банковото си извлечение в текстовото поле Крайно салдо.

6. Въведете таксата за обслужване на банката.

Ако банковото извлечение показва такса за услуга и все още не сте я въвели, преместете курсора в текстовото поле Такса за услуга и въведете сумата. (Напишете 10 за такса за обслужване от $10, например.)

7. Въведете дата на транзакция за транзакцията за такса услуга.

QuickBooks добавя един месец към датата на такса за услуга от последния път, когато сте съгласували. Ако тази дата не е правилна, въведете правилната.

8. Задайте таксата за обслужване на банката към сметка.

Въведете сметката за разходи, към която присвоявате такси за банкови услуги, в първото текстово поле Сметка — това до текстовото поле Дата. Активирайте падащото меню, като щракнете върху стрелката надолу, маркирайте категорията с помощта на клавишите със стрелки и след това натиснете Enter. Обзалагам се на всичко, че записвате тези такси в сметката за такси за банково обслужване, която QuickBooks настройва по подразбиране.

Ако сте казали на QuickBooks, че искате да проследявате и сумите на приходите и разходите чрез използване на класове, QuickBooks добавя текстови полета за клас към диалоговия прозорец Начало на съгласуването, за да можете да събирате тази информация.

9. Въведете приходите от лихви по сметката.

Ако сметката е спечелила лихва за месеца и все още не сте въвели тази цифра, въведете сума в текстовото поле Спечелени лихви.

10. Въведете дата на транзакция за сделката с доход от лихви.

Вече знаете как да въвеждате дати. Няма да ви отегчавам, като го обяснявам отново (но вижте стъпка 3, ако имате проблеми).

11. Задайте лихвата към сметка.

Във второто текстово поле на акаунта въведете акаунта, към който трябва да бъде приписан интересът към този акаунт. Обзалагам се, че записвате това под сметката за приходи от лихви, която е в долната част на падащото меню на акаунта. За да изберете категория от менюто Акаунт, активирайте менюто, като щракнете върху стрелката надолу, маркирайте категорията и след това натиснете Enter.

12. Щракнете върху бутона Продължи.

QuickBooks показва прозореца Reconcile, както е показано.

Прозорецът за съгласуване

Маркирайте изчистени чекове и депозити

В прозореца Reconcile вие кажете на QuickBooks кои депозити и чекове са изчистени в банката. (Вижте банковото си извлечение за тази информация.) Следвайте тези стъпки:

1. Идентифицирайте първия депозит, който е изчистен.

Знаете как да направите това, сигурен съм. Просто прегледайте банковото извлечение, за да намерите първия посочен депозит.

2. Маркирайте първия изчистен депозит като изчистен.

Превъртете през транзакциите, изброени в секцията Депозити и други кредити на прозореца Съгласуване, намерете депозита и след това щракнете върху него. Като алтернатива можете да маркирате депозита, като използвате клавишите Tab или стрелките и след това натиснете интервала. QuickBooks поставя отметка пред депозита, за да го маркира като изчистен и актуализира баланса на изчистеното извлечение.

Ако имате голям брой депозити за изчистване и можете да ги идентифицирате бързо, щракнете върху бутона Маркиране на всички и след това просто премахнете отметката от транзакциите, които не са в банковото извлечение. За да премахнете маркировката за транзакция, щракнете върху нея. Отметката изчезва.

3. Запишете всички изчистени, но липсващи депозити.

Ако не можете да намерите депозит в прозореца Reconcile, все още не сте го въвели в регистъра. Мога само да гадая защо не сте го въвели. Може би просто си забравил. Затворете или деактивирайте прозореца за съгласуване, като щракнете върху бутона Напускане. Сега отворете регистъра и въведете депозита в регистъра по обичайния начин. За да се върнете към прозореца за съгласуване, или го отворете отново, или го активирайте отново. Или, ако желаете, изберете Банкиране→ Направете депозити и отворете екрана за депозит точно в горната част на прозореца за съгласуване. Запишете депозита и след това щракнете върху бутона Save & Close. Когато отново отворите прозореца за съгласуване, депозитът се появява в областта Депозити и други кредити.

4. Повторете стъпки 1–3 за всички депозити, посочени в банковото извлечение.

Уверете се, че датите съвпадат и че сумите на депозитите са правилни. Ако не са, върнете се към транзакциите, за да ги коригирате. За да стигнете до транзакция, щракнете върху бутона Go To. Виждате прозореца Писане на чекове или Направяне на депозити, където транзакцията е била първоначално записана. Направете корекциите там и след това щракнете върху Save & Close. Връщате се в прозореца за съгласуване.

5. Идентифицирайте първата проверка, която е изчистена.

Без пот, нали? Просто намерете първия чек или теглене, посочен в банковото извлечение.

QuickBooks ви позволява да сортирате транзакциите, изброени в прозореца за съгласуване, като щракнете върху заглавията на колоните в секцията Чекове и плащания и в секцията Депозити и други кредити. Може да искате да експериментирате малко с тази удобна функция. Сортирането и повторното сортиране на транзакции - особено в банкови сметки с голям обем транзакции - често улеснява работата по съгласуване на банкова сметка.

6. Маркирайте първата изчистена проверка като изчистена.

Превъртете през транзакциите, изброени в секцията Чекове и плащания на прозореца Съгласуване; намерете първата проверка; и след това щракнете върху него. Можете също да го маркирате, като натиснете Tab и клавиш със стрелка. След това натиснете клавиша за интервал. QuickBooks вмъква отметка, за да обозначи тази транзакция като изчистена и актуализира изчистеното салдо на извлечението.

7. Запишете всички липсващи, но изчистени проверки.

Ако не можете да намерите чек или теглене в QuickBooks, познайте какво? Все още не сте го въвели в регистъра. Затворете или деактивирайте прозореца за съгласуване, като щракнете върху бутона Напускане или като активирате друг прозорец. След това покажете регистъра и въведете чека или тегленето. За да се върнете към прозореца за съгласуване, отворете го или го активирайте отново. Или можете да изберете Банкиране→ Записване на чекове, да създадете чека точно в горната част на прозореца за съгласуване и след това щракнете върху Запиши и затвори, за да се върнете към екрана за съгласуване и да продължите оттам, откъдето сте спрели.

8. Повторете стъпки 5–7 за всички тегления, посочени в банковото извлечение.

Тези стъпки не отнемат много време. Сравняването на сметката ми всеки месец ми отнема около две минути. Не се шегувам и не преувеличавам. Под две минути наистина имам предвид две минути.

Ако разликата е равна на нула

След като маркирате всички изчистени чекове и депозити, разликата между изчистеното салдо за сметката и крайното салдо на банковото извлечение трябва да е равна на нула. Забележете, че казах трябва — не ще.Прозорецът на фона на горната фигура е прозорец за съгласуване, в който всичко е безумно. Виждате ли, че има нулева разлика в долния десен ъгъл на прозореца Reconcile на горната фигура? Това означава, че банковата ви сметка и файлът на QuickBooks са синхронизирани. Ако разликата е малка, потърсете малки разлики между сумите на чековете в регистъра и действително изчистените чекове в банковото извлечение. Ако откриете несъответствие с конкретен чек, щракнете върху бутона Отиди, за да отидете на чека и да промените сумата. Щракнете върху Запазване и затваряне, за да се върнете направо към прозореца за съгласуване.

Диалоговият прозорец Избор на отчет за съгласуване

Ако разликата е равна на нула, сте готови. Щракнете върху бутона Съгласуване сега. QuickBooks показва поле за поздравително съобщение (виж фигурата по-горе), което ви казва, че съгласуването е завършено. Като награда за това, че сте толкова добро момче или момиче, полето за съобщение пита дали искате да отпечатате безплатен, платен с всички разходи обобщен или подробен доклад за съгласуване. Щракнете върху Резюме или Подробности и след това щракнете върху OK, ако искате да отпечатате отчета; в противен случай просто щракнете върху Close.

Не можете да решите дали да отпечатате отчета за съгласуване? Освен ако не сте бизнес счетоводител или счетоводител, който съгласува банкова сметка за някой друг — вашият работодател или клиент, например — не е необходимо да отпечатвате отчета за съгласуване. Всичко, което отпечатването прави, е да докаже, че сте съгласували сметката. (По принцип това доказателство е причината, поради която трябва да отпечатате отчета, ако сте счетоводител или счетоводител. Човекът, за когото съгласувате сметката, ще знае, че сте си свършили работата и ще има лист хартия, за да препоръча до по-късно с всякакви въпроси.) Освен това винаги можете да се върнете и да отпечатате отчета по-късно, ако е необходимо. За достъп до отчетите за съгласуване, които QuickBooks е запазил, изберете Отчети→ Банкиране→ Предишно съгласуване.

Сега всеки депозит, теглене и чек, които сте изчистили, са отбелязани с отметка във вашия регистър. Ако не ми вярвате, отворете регистъра и разберете.

Ако разликата не е равна на нула

Ако разликата не е равна на нула, имате проблем. Ако щракнете върху бутона Reconcile Now, QuickBooks ви показва диалоговия прозорец Reconcile Adjustment, показан по-долу. Този диалогов прозорец ви казва колко небалансиран е вашият акаунт и ви пита дали искате да коригирате неправилно коригирания си акаунт.

Диалоговият прозорец Съгласуване на корекцията

Щракнете върху бутона Return to Reconcile, ако искате да се върнете към прозореца Reconcile и да започнете търсенето на липсващата или неправилно въведената транзакция.

Ако искате да накарате двете суми да се съгласят, щракнете върху OK. Принуждаването на двете суми да се съгласуват не е много добра идея. За да направи това, QuickBooks добавя изчистена транзакция, равна на разликата.

Отлагането на съгласуване (като щракнете върху бутона Напускане на съгласуване) и да не изберете да коригирате баланса на банковата сметка обикновено е най-добрият подход, защото можете да откриете и коригирате проблема по-късно, когато имате свежи очи. След това можете да започнете отново съгласуването и да завършите работата си. (Рестартирате съгласуването по същия начин, по който го създавате.)