Как да архивирате файла с данни на QuickBooks

Критично важна задача, която вие или някой колега трябва да изпълните, е архивиране на файла с данни на QuickBooks. Няколко елемента, съхранявани на твърдия диск на вашия компютър, заслужават толкова грижи, колкото файла с данни на QuickBooks. Буквално, файлът с данни на QuickBooks описва финансовите дела на вашия бизнес.

Абсолютно не искате да загубите файла с данни. Загубата на файла с данни може да означава, че не знаете колко пари имате, не знаете дали правите или губите пари и няма да можете лесно или точно да подготвите годишните си данъчни декларации.

Основи за архивиране

За щастие архивирането на файла с данни на QuickBooks е доста лесно. Трябва да изпълните само девет стъпки:

1. Изберете командата File→Create Copy.

QuickBooks показва първия диалогов прозорец Save Copy или Backup (вижте следващата фигура), който предоставя три опции: опцията за запазване на резервно копие на вашия QuickBooks файл, опцията за създаване на преносим фирмен файл и опцията за създаване на счетоводител копие.

Първият диалогов прозорец Save Copy или Backup

2. Искате да запазите резервно копие, така че изберете бутона за опция за резервно копие; след това щракнете върху Напред, за да продължите.

Можете да създадете или пълен архивен файл, или преносим фирмен файл, когато копирате файла QuickBooks. Преносимият фирмен файл е по-малък от архивния файл, така че е по-удобно да се придвижвате. Можете по-лесно да изпратите имейл на преносим фирмен файл, например. Проблемът с преносимите фирмени файлове е следният: QuickBooks трябва да работи усилено, за да намаже преносимия фирмен файл до малък размер. QuickBooks също трябва да свърши повече работа, за да разкрие файла по-късно, когато искате да работите с него.

След като щракнете върху Напред, се появява вторият диалогов прозорец Save Copy или Backup.

Вторият диалогов прозорец Запазване на копие или архивиране

Можете да отидете директно в диалоговия прозорец Запазване на копие или архивиране, като изберете командата Файл→ Създаване на архив.

3. Посочете дали искате да запишете своя архивен файл на QuickBooks на компютъра на вашата компания или в центъра за данни извън сайта на QuickBooks.

Изберете Local Backup, за да посочите, че искате да съхраните резервното копие на вашия файл на твърдия диск на вашия компютър или някакво сменяемо устройство за съхранение, като например USB флаш устройство.

4. Щракнете върху бутона Опции, за да изберете място за архивиране.

QuickBooks показва диалоговия прозорец Опции за архивиране, както е показано.

Диалоговият прозорец Опции за архивиране

5. Посочете папката или местоположението на устройството, в което трябва да се архивира фирмения файл.

Въведете име на път директно в текстовото поле, за да кажете на QuickBooks къде да запишете вашите резервни копия.

Ако не знаете как да въведете име на път, щракнете върху бутона Преглед. Когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Преглед за папка, използвайте неговия списък с папки, за да изберете устройството или папката, която искате да използвате за архивиране на QuickBooks.

6. (По избор) Изберете вашите опции за архивиране.

Можете също да използвате диалоговия прозорец Опции за архивиране, за да посочите кога QuickBooks трябва да ви напомня да архивирате и как QuickBooks трябва да архивира:

• Добавяне на времеви печати: За да добавите датата и часа на операцията по архивиране към името на архивния файл, поставете отметка в квадратчето, озаглавено Добавяне на дата и час на архивирането към името на файла (препоръчително).
• Ограничаване на архивните копия: За да кажете на QuickBooks да се отърве от стари архивни копия, поставете отметка в квадратчето, озаглавено Ограничете броя на резервните копия в тази папка до X и след това посочете колко резервни копия искате да запазите, като използвате съседното текстово поле.
• Задаване на напомняния за архивиране: Поставете отметка в квадратчето, озаглавено Напомни ми да архивирам, когато затворя фирмения си файл всеки X пъти, за да посочите, че искате да ви напомня да архивирате файла на QuickBooks, когато затворите QuickBooks. Вашите опции за интервал включват всеки път, всеки друг път, всеки трети път и т.н.
• Активиране на проверка на данни: Използвайте бутоните за проверка, за да кажете на QuickBooks, че трябва да проверява целостта на данните, когато архивира вашите данни. Изберете радио бутона Пълна проверка (препоръчително) за най-добрата и най-изчерпателна проверка на QuickBooks. Ако сте човек, който няма време за допълнителните няколко секунди на двойна проверка, необходими за проверка на данни, разбира се, изберете радио бутона за бърза проверка. Още по-добре, хвърлете внимание напълно на вятъра — предпазливостта така или иначе е за бебета — и изберете радио бутона Без проверка.

7. Щракнете върху OK, когато приключите с определянето на местоположението и опциите за архивиране и след това щракнете върху Напред.

QuickBooks показва диалогов прозорец (вижте следващата фигура), който пита кога искате да архивирате.

Диалоговият прозорец Save Copy или Backup пита кога искате да направите резервно копие.

8. Посочете кога искате да архивирате.

Обикновено искате да архивирате, когато изберете командата Save Copy или Backup. В този случай, когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Save Copy или Backup, който задава въпроса „кога“, щракнете върху бутона за избор Save It Now. Като алтернатива, можете да кажете на QuickBooks да планира редовно архивиране на файла с данни на QuickBooks според някаква умна схема, като – когато QuickBooks зададе въпроса „кога“ – щракнете върху радио бутона Save It Now и Schedule Future Backups или като щракнете върху Only Schedule Future Backups радио бутон. Ако кажете на QuickBooks, че искате да планирате архивиране, QuickBooks показва няколко диалогови прозореца, които използвате, за да създадете новия график за архивиране, като наименувате графика и като зададете дните и часовете, в които трябва да се планира архивирането.

9. Щракнете върху Готово, за да затворите диалоговия прозорец Save Copy или Backup.

Когато сте посочили как трябва да работи операцията за архивиране, щракнете върху Готово. QuickBooks архивира (или създава копие на) текущия фирмен файл на QuickBooks и съхранява това ново копие на файла в местоположението за архивиране.

Какво ще кажете за онлайн архивиране?

Ако сте наблюдателни, може да сте забелязали, че диалоговият прозорец Запазване на копие или Архивиране включва радио бутон за онлайн архивиране. Ако искате да научите повече за архивирането на фирмения файл с данни на QuickBooks онлайн – което означава да използвате компютърната мрежа на Intuit, а не вашия компютър или някакъв сменяем диск за съхраняване на архива – можете да изберете този бутон за избор.

За какво си струва, силно препоръчвам да обмислите използването на онлайн метода за архивиране по две причини:

• Разумна цена: Онлайн архивирането е изключително разумно (може дори да е без допълнителна такса, ако имате QuickBooks Desktop Pro Plus, Premier Plus или Enterprise), с ценообразуване въз основа на графика (месечен абонамент ще струва повече на месец от годишен абонамент) и дали архивирате само QuickBooks или всички файлове на вашия компютър. Архивирането на всички файлове с годишен абонамент изглежда е най-добрата стойност.
• По-малко усилия: Онлайн архивирането може да направи задачата за архивиране по-малко трудна и по-редовна, стига да имате надеждна интернет връзка. Не е нужно да помните да архивирате и след това да не забравяйте да вземете резервния диск у дома.

Две бързи последни точки: Да, аз самият използвам онлайн опцията за архивиране на QuickBooks (и за архивиране на всичките си важни файлове). Не, Intuit не ми плаща някаква тайна комисионна, за да рекламирам продукта.

Можете да съхранявате архивни файлове в папка, която се синхронизира с облачно архивиране, като Dropbox, Google Drive или OneDrive на Microsoft. Всяка от тези услуги предлага безплатно базирано в облак резервно копие за настройка и забрава, ако използвате безплатното пространство за съхранение, предлагано от някоя от тях. Този тип услуга определено е опция за потребители с ограничен бюджет или ограничени ресурси.

Някои резервни тактики

Архивирането е най-вече въпрос на здрав разум. Като се има предвид това обаче, позволете ми да ви дам някои идеи за това как, кога и може би защо трябва да архивирате:

• Направи го лесно. Споменавам това в моята препоръка относно опцията за онлайн архивиране, но точката заслужава да бъде спомената отново. Най-важното нещо, което можете да направите по отношение на архивирането на файлове с данни на QuickBooks, е следното: Направете архивирането лесно. Това вероятно означава да обмислите онлайн опцията, но ако отидете на местно ниво, искате да имате подвижно устройство за съхранение с висока плътност, което можете да използвате с компютъра, който използвате за стартиране на QuickBooks. Използвам малко USB флаш устройство. Изберете кое устройство работи най-добре за вас, но определено искате подобно лесно за използване устройство за съхранение. В този случай лесното означава, че е по-вероятно да се случи архивиране.
• Редовно архивирайте. Препоръчвам ви да архивирате всеки път, когато въвеждате транзакции във файла с данни на QuickBooks. Очевидно, ако архивирането представлява много работа, няма да искате да го правите. Но ако имате лесен начин за архивиране и удобно устройство за съхранение, на което да архивирате, можете — и трябва — да архивирате редовно. Ежедневно не е твърде често.
• Съхранявайте резервно копие на файла с данни на QuickBooks извън сайта. Един последен важен момент, който си струва да се спомене: Много от събитията, които могат да унищожат или повредят вашия файл с данни, са специфични за вашия компютър, като повреда на твърдия диск, вирус, злополука с потребител и т.н. Някои от събитията, които могат да повредят или унищожат вашия файл с данни на QuickBooks, обаче, са специфични за местоположението. Пожар, наводнение или кражба могат да доведат до загуба на файла с данни на QuickBooks и неговото архивиране. Поради тази причина искате да съхранявате копие на резервното копие извън сайта. В края на седмицата, например, може да искате да поставите флаш устройството в джоба на ризата или чантата си и да го вземете вкъщи. Уверете се, че ако нещо повреди или унищожи файла с данни на QuickBooks, същото нещо не унищожава и архивния файл с данни на QuickBooks.