Как да архивирате вашия файл с данни за QuickBooks 2011

Критично важна задача, която вие или някой колега трябва да изпълните, е да архивирате файла с данни на QuickBooks. Няколко елемента, съхранявани на твърдия диск на вашия компютър, заслужават толкова грижи, колкото файла с данни на QuickBooks. Буквално, файлът с данни на QuickBooks описва финансовите дела на вашия бизнес. Абсолютно не искате да загубите файла с данни.

За щастие архивирането на файла с данни на QuickBooks е доста лесно. Трябва да изпълните само три стъпки:

Изберете Файл→ Създаване на копие.

QuickBooks показва диалоговия прозорец Save Copy или Backup, който предоставя три опции:

• Запазете резервно копие на вашия файл QuickBooks

• Създайте преносим фирмен файл

• Създайте копие на счетоводител

Искате да запазите резервно копие, така че щракнете върху бутона за опцията Архивно копие и щракнете върху Напред.

Можете да създадете или пълен архивен файл, или преносим фирмен файл, когато копирате файла QuickBooks. Преносимият фирмен файл е по-малък от архивния файл, така че е по-удобно да се придвижвате. Например, можете по-лесно да изпратите по имейл преносим фирмен файл. Проблемът с преносимите фирмени файлове е следният: QuickBooks трябва да работи усилено, за да намаже преносимия фирмен файл до малък размер. QuickBooks също трябва да върши повече работа, за да разкрие файла по-късно, когато искате да работите с него.

След като щракнете върху Напред, се появява диалоговият прозорец Save Copy или Backup.

Посочете дали искате да запишете своя архивен файл на QuickBooks на вашия локален фирмен сървър или в център за данни извън сайта на QuickBooks.

Щракнете върху Локално архивиране, за да посочите, че искате да съхраните резервното копие на вашия файл на твърдия диск на вашия компютър.

Щракнете върху бутона Опции, за да изберете местоположение за архивиране.

Посочете в коя папка или място на диска трябва да се архивира фирмения файл.

(По избор) Изберете вашите опции за архивиране.

Можете също да използвате диалоговия прозорец Опции за архивиране, за да посочите кога QuickBooks трябва да ви напомня да архивирате и как QuickBooks трябва да архивира:

• Времеви печати: За да добавите датата и часа на операцията по архивиране към името на архивния файл, поставете отметка в квадратчето Добавяне на дата и час на архивирането към името на файла.

• Ограничаване на архивните копия: За да кажете на QuickBooks, че трябва да се отървете от старите архивни копия, поставете отметка в квадратчето Ограничи броя на резервните копия в тази папка и след това посочете колко резервни копия искате да запазите, като използвате съседното текстово поле.

• Напомняния за архивиране: Поставете отметка в квадратчето Напомни ми да архивирам, когато закрия фирмения си файл и прилежащото текстово поле, за да посочите, че искате да ви напомня да архивирате файла на QuickBooks всеки път, всеки друг път, всеки трети път и т.н. нататък, че затваряте QuickBooks.

• Проверка на данни: Използвайте бутоните за проверка, за да кажете на QuickBooks, че трябва да провери за целостта на данните, когато архивира вашите данни.

Когато приключите с определянето на местоположението и опциите за архивиране, щракнете върху Напред.

QuickBooks показва диалогов прозорец, който пита кога искате да архивирате.

Решете кога искате да архивирате.

Обикновено искате да архивирате, когато изберете командата Save Copy или Backup. И в този случай, когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Save Copy или Backup, който задава въпроса „кога“, щракнете върху бутона Save It Now. Можете обаче също да кажете на QuickBooks да планира редовно архивиране по някаква умна схема, като изберете бутоните Save It Now и Schedule Future Backups или като изберете бутона Only Schedule Future Backups.

Щракнете върху Готово, за да затворите диалоговия прозорец Save Copy или Backup.

След като сте посочили как трябва да работи операцията за архивиране, щракнете върху Готово. QuickBooks архивира текущия фирмен файл на QuickBooks и съхранява това ново копие на файла на мястото за архивиране.