Как бързо да архивирате QuickBooks 2016

Зает си. Нямате време да се заблудите с QuickBooks. Просто искате да свършите добра работа по архивирането и сте решили колко често планирате да го правите. Звучи ли като вашата ситуация? След това изпълнете следните стъпки:

1 Поставете празен диск/диск в подходящото устройство.

Можете да архивирате на всеки сменяем диск, включително устройства с флаш памет, преносими твърди дискове и записващи компактдискове. Имайте предвид обаче, че Intuit (създателят на QuickBooks) препоръчва да не използвате командата за архивиране на QuickBooks, за да преместите архивен файл на компактдиск.

Вместо това Intuit препоръчва да архивирате файла на твърдия диск и след това да използвате командата Windows File Copy, за да запишете файла на диска. Този подход за заобикаляне има тенденция да разреши някои от проблемите при запис на компактдиск, които хората изпитват, когато архивират директно на компактдиск от QuickBooks.

Можете да архивирате на всеки фиксиран диск, като вашия твърд диск или мрежов диск, но предимството на сменяемия диск е, че можете да го съхранявате на друго място. Като компромис можете да използвате и мрежов диск. Обикновено не искате да използвате твърдия си диск (въпреки че това е по-добре от нищо), защото едно от бедствията, които могат да сполетят данните ви в QuickBooks, е повреда на твърдия диск.

Можете също да архивирате вашите QuickBooks файлове в онлайн зона за съхранение.

2Ако съхранявате данни за повече от една компания, уверете се, че компанията, чиито данни искате да архивирате, е активната компания.

За да разберете дали правилната компания е активна, просто погледнете заглавната лента на прозореца на приложението QuickBooks, която назовава активната компания. (Ако не си спомняте да сте настроили няколко файла, не се притеснявайте. Вероятно имате само един файл — обичайният случай.)

3Изберете File → Backup Company → Create Local Backup, за да започнете операцията по архивиране.

QuickBooks показва диалоговия прозорец Създаване на архив.

Ако използвате QuickBooks в многопотребителски режим, трябва да преминете към режим за един потребител, преди да архивирате файла си. За да направите това, изберете Файл → Превключване към режим на един потребител.

4 Кажете на QuickBooks къде искате да архивирате файла с данни на QuickBooks.

Когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Създаване на архивиране, посочете местоположението за архивирането, като изберете радио бутона Онлайн архивиране или Локално архивиране.

За да архивирате локално вашия QuickBooks файл, изберете опцията Локално архивиране.

5Опишете как QuickBooks трябва да архивира вашия файл с данни.

Когато първият диалогов прозорец Създаване на резервно копие все още се показва, щракнете върху бутона Опции. QuickBooks показва диалоговия прозорец Опции за архивиране, от който указвате как и кога QuickBooks архивира вашия файл с данни:

Изберете местоположение по подразбиране. Посочете къде трябва да се намира архивният файл. Можете да направите това или като въведете името на пътя на папката за архивиране в полето Кажете ни къде да запазим вашите архивни копия (по трудния начин) или като щракнете върху бутона Преглед и след това използвате диалоговия прозорец Преглед за папка, който Windows показва, за да изберете местоположение за архивиране по подразбиране.

Прецизно настройте операцията за архивиране. Диалоговият прозорец Опции за архивиране предоставя няколко квадратчета за отметка, които можете да използвате за фина настройка на старата операция за архивиране на QuickBooks. Клетката за отметка Добавяне на дата и час на архивиране към името на файла, ако е избрана, прави точно това, което пише. Клетката за отметка Ограничете броя на архивните копия в тази папка до [X] казва на QuickBooks да ограничи броя на резервните копия на вашия файл QuickBooks, който съхранява в папката за архивиране. Броят на резервните копия, съхранявани по подразбиране, е три; това трябва да е добре.

Посочете правилото за напомняне за архивиране. Можете да поставите отметка в квадратчето Напомняне ми да архивирам, когато затварям фирмения си файл всеки [X] пъти, за да кажете на QuickBooks, че трябва да ви напомня от време на време да архивирате. По подразбиране QuickBooks ви напомня всеки четвърти път, когато затворите файл с данни, но можете да замените стойността в текстовото поле, за да посочите друга честота на напомняне за архивиране.

Изберете опция за проверка на данните. QuickBooks предоставя три опции за проверка на данните: пълна проверка (безопасна, но бавна), по-бърза проверка (бърза, но не толкова задълбочена) и без проверка (спестява малко време сега с риск от огромни проблеми по-късно). Опцията за пълна проверка е това, което QuickBooks препоръчва.

Когато приключите с диалоговия прозорец Опции за архивиране, щракнете върху OK и след това Напред. QuickBooks показва втория диалогов прозорец Създаване на архив.

6Определете кога QuickBooks трябва да архивира вашия файл с данни.

Вторият диалогов прозорец на Съветника за архивиране предоставя бутони с опции, които използвате, за да планирате, когато искате да архивирате. Например, за да посочите, че искате да архивирате на място, изберете радио бутона Save It Now.

Забележка: Първият път, когато архивирате вашия QuickBooks файл с помощта на командата Create Backup, QuickBooks не ви пита кога трябва да архивира вашия файл с данни. QuickBooks просто архивира файла с данни, като пропуска тази стъпка.

7Потвърдете местоположението и името на архивния файл.

Когато се покаже вторият диалогов прозорец на съветника за архивиране, щракнете върху Напред. QuickBooks показва диалоговия прозорец Save Backup Copy.

Само за да сте в безопасност, потвърдете, че името на файла и местоположението на папката, показани в диалоговия прозорец Запазване на архивно копие, са правилни. Ако местоположението на папката не е правилно, изберете ново местоположение на папката от падащия списък Запиши в. Ако името на файла не е правилно, редактирайте името, показано в текстовото поле Име на файла.

8 Щракнете върху Запазване.

QuickBooks архивира вашия файл с данни и показва поле за съобщение, което ви казва, че е архивирало вашия файл. Съобщението също така дава името на архивния файл и местоположението на папката.