Какво се случва по време на настройката на QuickBooks 2013?

След като инсталирате QuickBooks 2013, стартирате екранен съветник, за да настроите QuickBooks за счетоводството на вашата фирма. Умело, този екранен съветник се нарича QuickBooks Setup.

При стартиране на QuickBooks Setup вие предоставяте доста информация на QuickBooks. На практика настройката и почистването след настройка изискват да имате следното:

• Точни финансови отчети към датата на преобразуване към QuickBooks

• Подробни записи на вашите задължения, вземания, инвентар и дълготрайни активи

• Пълен или почти пълен списък на служители, клиенти, доставчици и артикули от инвентара (ако купувате и продавате инвентар)

Искате да съберете всички тези неща, преди да започнете настройката на QuickBooks, защото (в зависимост от това как ще настроите QuickBooks) може да бъдете попитани за това като част от настройката. Не се опитвайте да бързате наоколо в търсене на определена част от данни, докато изпълнявате настройката; събирайте тези данни предварително. След това подредете всички необходими документи на бюрото си до компютъра.

Ще вземете няколко счетоводни решения, докато преминавате през настройката на QuickBooks. Например, може да бъдете помолени да решите дали искате да използвате система за плащане на сметки. Можете да изберете да използвате настройката, за да кажете на QuickBooks дали искате да изпращате на клиентите месечни извлечения.

Може също да бъдете попитани дали искате да подготвите прогнози за клиенти. И може да бъдете попитани дали искате да използвате класове за допълнително проследяване на вашите приходи и разходи.

Като цяло, когато ви бъде зададен някой от счетоводните въпроси, можете просто да приемете отговора по подразбиране. От вас обаче се изисква по закон да сте последователни в счетоводството си за данъчни цели. Ако искате да промените счетоводството си - технически наречена промяна на счетоводния метод от Службата за вътрешни приходи, след като сте докладвали първата година - трябва да поискате разрешение за извършване на промяната от IRS.

Бъдете предупредени: IRS настоява да бъдете последователни в счетоводството си. Ако сте третирали определени елементи на приходи или разходи по определен начин, IRS казва: „Хей, пич, трябва да продължиш да се отнасяш към тях по този начин, освен ако не получиш разрешение от нас да промениш“.

Трябва да имате под ръка вашата данъчна декларация от миналата година, защото тя предоставя информация, която ви е необходима за стартиране на QuickBooks Setup. Например миналогодишната данъчна декларация предоставя вашия идентификационен номер на данъкоплатеца, юридическото ви име на фирмата и вашия метод на счетоводство.

Докато преминавате през настройката, вие работите с QuickBooks, за да настроите предпочитанията на QuickBooks (които определят как работи QuickBooks и кои функции са първоначално налични) и да настроите сметкоплан и вашите банкови сметки.

В сметкоплана, просто за да знаете, идентифицира онези приходите, разходите, активите, пасивите и собствения капитал сметки на собственика, които се появяват на вашите финансови отчети.

След като завършите настройката на QuickBooks, вие сте почти готови да започнете да използвате QuickBooks. Всъщност, в крачка, бихте могли (след настройката на QuickBooks) да куцате заедно с QuickBooks.

Важен момент за пояснение: Може да си помислите, че трябва да сте готови за рокендрол, след като инсталирате QuickBooks и преминете през настройката. Въпреки това, имате две други задачи, които трябва да изпълните след настройката на QuickBooks: идентифициране на началния си пробен баланс и завършване на зареждането на вашите основни основни файлове.

В баланса пробен идентифицира своите приходи и разходи, номера на годината до момента; и номерата на вашите активи, пасиви и собствения капитал към датата на преобразуване. Основните файлове съхраняват информация, която многократно използвате за клиенти, доставчици, служители и артикули от инвентара. Например основният файл на клиента съхранява името и адреса на клиента, телефонния номер и лицето за контакт.