Какво прави кондензирането на фирмените файлове на QuickBooks?

Процесът на кондензиране на файлове QuickBooks прави две неща. Командата QuickBooks Condense създава постоянно копие на файла с данни на QuickBooks. (Това копие се нарича архивно копие на файла.) Процесът на кондензиране на файла също прави файла с данни по-малък, като обобщава много стари затворени, подробни транзакции, които използват записи в чудовищния дневник.

Един архивно копие на фирменото дело в размер на моментна снимка на фирменото дело, както е съществувал в определен момент от време. Ако някой по-късно има въпрос - може би вашият счетоводител, федерален или държавен одитор - можете да използвате архивното копие на файла с данни, за да покажете как е изглеждал фирмения файл в определен момент от време.

Ето какво обикновено прави QuickBooks по време на процеса:

• Записва архивно копие на вашите фирмени файлове: Когато кондензирате фирмения файл на QuickBooks, QuickBooks записва архивно копие на този файл.
• Премахва затворени транзакции: Като част от процеса на кондензация, QuickBooks ви дава възможност да премахнете стари, затворени транзакции от текущата, работеща версия на фирмения файл на QuickBooks. Не забравяйте, че архивирането създава архивно копие на фирмения файл на QuickBooks. Все още имате работната версия на фирмения файл на QuickBooks обаче и тази текуща, работеща версия на фирмения файл на QuickBooks се почиства или уплътнява чрез премахване на стари, затворени транзакции.

Затворените транзакции са транзакции, които QuickBooks вече не трябва да проследява подробно. Стара клиентска фактура - след като е била платена - е приключена транзакция. Стар чек, написан на някакъв доставчик - след като е изчистен от банката - е затворена транзакция.

• Обобщава затворени транзакции: Тъй като старите, затворени транзакции се премахват от файла с данни на QuickBooks, condensing обикновено създава обобщени месечни записи в дневника за старите затворени транзакции и поставя тези обобщени транзакции в текущата, работеща версия на файла с данни на QuickBooks. Тези обобщени месечни записи в дневника ви позволяват да продължите да изготвяте месечни финансови отчети. Въпреки че архивирането премахва всички стари, затворени транзакции от, да речем, януари 2020 г., все още можете да изготвите финансови отчети за януари 2020 г. през 2021 г. За да изготви месечни финансови отчети за януари 2020 г., QuickBooks използва обобщените месечни записи в дневника.
• Изчиства следата за одит: QuickBooks поддържа одитна пътека, показваща кой какви транзакции е въвел. Един почти скрит ефект от почистването на файловете с данни на QuickBooks се отнася до одитната пътека. Ако изчистите фирмен файл и посочите, че фирмения файл трябва да бъде съкратен, QuickBooks изчиства одитната следа преди датата на „премахнати затворени транзакции на или преди“. С други думи, за периода от време, през който QuickBooks премахва стари, затворени транзакции, той премахва и одитната пътека на тези транзакции.

Процесът на кондензирания файл обикновено означава създаване на копие на файла с данни на QuickBooks, което оставяте някъде и след това създаване на намалена версия на работещия фирмен файл. Командата, която използвате за кондензиране на фирмения файл на QuickBooks, обаче, също ви позволява да създавате почти празни фирмени файлове. Повечето хора никога не трябва да използват тази опция. Сещам се само за една категория потребители на QuickBooks, които може да искат да създадат почти празни фирмени файлове: CPA и консултантите (които искат да използват повторно фирмен файл за друго бизнес звено или клиент) може да искат да използват тази команда за създаване на файлове с фирмени данни които вече имат създадени много от списъците. Не навлизам в допълнителни подробности относно създаването на почти празен фирмен файл с помощта на командата за архивиране, но трябва да знаете, че той е там.

Основи за почистване

Когато разберете какво представлява архивирането, процесът е доста лесен. За да кондензирате фирмения файл на QuickBooks, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете File→Utilities→Condense Data.

QuickBooks показва първия показан диалогов прозорец Condense Data.

Диалоговият прозорец Condense Your Company File

2. Изберете бутона за избор, озаглавен Премахване на транзакциите, които изберете от фирмения си файл, и след това щракнете върху Напред.

Отваря се диалоговият прозорец Condense Data.

3. Изберете бутона за избор Транзакции преди определена дата.

Тази опция (показана тук) казва на QuickBooks, че искате да направите две неща: да създадете архивно копие на файла с данни на QuickBooks и да намалите работния фирмен файл, така че да не е толкова голям. QuickBooks намалява размера на работната версия на файла с данни на компанията, като премахва стари, затворени транзакции, ако изберете в Стъпка 2 да премахнете транзакции.

Диалоговият прозорец Кондензиране на данни

4. Посочете датата за премахване на транзакции преди.

За да посочите датата, преди която затворените транзакции трябва да бъдат премахнати, въведете датата в полето за дата. Ако искате да съкратите файла, като премахнете транзакции на или преди 31 декември 2020 г., например, въведете 1/1/2021 в полето за дата. Не е нужно обаче да се чувствате натрапчиви при премахването на куп затворени транзакции. Премахвате затворени транзакции само ако фирмения ви файл на QuickBooks става твърде голям. Можете лесно да работите с фирмен файл на QuickBooks, който е 25MB, 50MB или дори 100MB (мегабайта).

Въпреки че обикновено кондензирате файл на QuickBooks чрез премахване на стари, затворени транзакции, командата Condense също създава файлове без транзакции и файлове само с определен диапазон от данни от транзакции. За да създадете файл, който съдържа списъци и предпочитания, но без транзакции, изберете радио бутона Всички транзакции. Между другото, можете да използвате опцията Всички транзакции, за да създадете почти празен файл, който можете да използвате повторно (например за обучение). За да създадете файл QuickBooks, който съдържа определен диапазон от транзакции, изберете радио бутона Транзакции извън диапазон от време и след това въведете датите, които запазват диапазона в полетата Преди и След.

5. Щракнете върху Напред, когато приключите с определянето кои транзакции QuickBooks трябва да премахне.

QuickBooks показва показания диалогов прозорец Condense Data.

Третият диалогов прозорец Condense Data

6. Посочете как трябва да бъдат обобщени транзакциите.

Ако искате да обобщите исторически транзакции, QuickBooks използва трети диалогов прозорец Condense Data, за да попита как трябва да обобщава историческите данни: с единичен обобщен запис в дневника, с месечни обобщени записи в дневника или изобщо без резюме. Изберете бутона за избор, който съответства на желания подход за обобщаване. (Обикновено избирате втората опция – като QuickBooks създава месечни обобщени записи в дневника – така че все още можете да генерирате значими сравнителни месечни отчети.)

7. Щракнете върху Напред, когато приключите да укажете как QuickBooks трябва да обобщава транзакциите.

QuickBooks показва четвъртия диалогов прозорец Condense Data, както е показано.

Четвъртият диалогов прозорец Condense Data

8. Посочете как трябва да се съкратят транзакциите с инвентара и щракнете върху Напред.

Ако вашият файл QuickBooks включва транзакции с инвентаризация, QuickBooks препоръчва да премахнете стари транзакции с инвентар. Когато QuickBooks покаже четвъртия диалогов прозорец Condense Data, можете да кажете на QuickBooks да направи точно това, като изберете радио бутона Обобщаване на транзакциите с инвентара (препоръчително). (Ако не искате да премахвате стари транзакции, изберете бутона за избор Запазване на подробности за транзакциите в инвентара.)

Когато щракнете върху Напред, продължавате към петия диалогов прозорец Condense Data (не е показан), който пита кои транзакции трябва да се считат за приключени.

9. Посочете кои транзакции трябва да бъдат премахнати и щракнете върху Напред.

QuickBooks иска малко повече информация за това какво точно представлява затворена или стара транзакция, която трябва да бъде премахната. Поставяте отметки в квадратчетата, за да посочите дали транзакциите преди датата на премахване трябва да бъдат премахнати, дори ако не са изчистени, маркирани за отпечатване, маркирани като за изпращане и т.н.

Когато щракнете върху Напред, преминавате към шестия диалогов прозорец Condense Data.

Шестият диалогов прозорец Condense Data

10. Посочете всяко почистване на списъка, което трябва да се случи, и щракнете върху Напред.

Използвайте шестия диалогов прозорец Condense Data, за да кажете на QuickBooks, че в допълнение към премахването на стари затворени транзакции, той трябва да почисти някои от списъците. Можете да поставите отметка в квадратчетата, които казват на QuickBooks да премахне неизползвани акаунти, неизползвани клиенти, неизползвани доставчици и т.н. Като изчистите списъка си чрез премахване на неизползвани елементи от списъка, вие не само намалявате размера на фирмения файл, но и улеснявате работата на хората със списъка.

Когато щракнете върху Напред, QuickBooks показва седмия диалогов прозорец Condense Data, както е показано тук. Диалоговият прозорец ви казва, че процесът на архивиране започва, като QuickBooks прави копие на файла с данни и че операцията по кондензиране може да отнеме няколко минути или дори няколко часа, за да завърши.

Седмият и последен диалогов прозорец Condense Data

11. Щракнете върху Start Condense.

QuickBooks започва процеса на кондензиране на файла с данни.

12. Архивирайте файла с данни, когато бъдете подканени.

В началото на процеса на кондензация QuickBooks ви подканва да архивирате фирмения файл на QuickBooks. Архивирането на фирмения файл на QuickBooks като част от операция за сгъстяване работи по същия начин като архивирането на фирмения файл на QuickBooks по всяко друго време. Ако имате въпроси за това как да архивирате фирмения файл на QuickBooks, вижте „Основи за архивиране“ по-рано в тази глава.

След като архивирате фирмения файл на QuickBooks, QuickBooks записва архивно копие на фирмения файл и след това почиства работната версия на фирмения файл според вашите инструкции. Отново, както беше отбелязано в по-ранните стъпки, процесът на почистване може да отнеме само няколко минути или може да отнеме няколко часа, ако файлът ви е много голям.

Някои стратегии за почистване и архивиране

Решаването кога и как искате да почистите или архивирате фирмения си файл на QuickBooks е най-вече въпрос на здрав разум. Първото ви съображение трябва да бъде дали изобщо трябва да съкратите фирмения файл. Ако QuickBooks все още работи с разумна скорост, ако не се окажете, че ще се побъркате поради много неизползвани елементи в списъци или ако файлът с данни не е нараснал чудовищно голям (по-голям от 100 MB или така), може да не се налага да кондензира. В много случаи не постигате никаква полза от почистването. И като не почиствате, все още имате пълни, подробни финансови записи на една ръка разстояние.

Техническият редактор иска да посоча нещо тук: Той отбелязва, че изпълнението на операция за почистване не намалява непременно размера на файла с данни на QuickBooks колкото е възможно повече. Следователно той казва, че ако наистина трябва да имате по-малък файл с данни, първо трябва да стартирате операция за почистване и след това да запишете и възстановите преносим файл с данни на QuickBooks.

Ето още една здрава идея за почистването и архивирането на фирмените файлове на QuickBooks: Трябва да създадете архивно копие на файла с данни на QuickBooks. Всъщност препоръчвам да създадете архивно копие на файла с данни на QuickBooks в края на годината, след като вие или вашият CPA направите окончателни корекции за годината. Страхотна идея е да създадете архивно копие на файла с данни на QuickBooks, което се използва за изготвяне на вашата данъчна декларация и всички финансови отчети, защото винаги можете по-късно да обясните някаква цифра в данъчна декларация или финансов отчет, като разгледате архивното копие на данните файл.

Един от проблемите с използването на QuickBooks е, че хората могат умишлено или неволно да променят стари транзакции. Това означава, за съжаление, че някой може да промени транзакциите във файл с данни на QuickBooks през предходна година. Когато настъпи тази промяна, някой, който погледне файла с данни на QuickBooks по-късно, може да не е в състояние да обясни число в данъчна декларация или финансов отчет. Ако някой се върне, за да промени транзакция през предходна година и тази транзакция се използва за изчисляване на общите приходи за годината, вече не можете да използвате данните на QuickBooks, за да обясните числа във вашата данъчна декларация и вашите финансови отчети за общия приход. Това има смисъл, нали?

За щастие, като имате архивно копие на файла с данни на QuickBooks - файла с данни на QuickBooks, който предоставя номера на вашата данъчна декларация и финансовите отчети - винаги можете да видите кои транзакции на QuickBooks поддържат определен номер на данъчна декларация или номер на финансов отчет. Ако все още сте объркани по този въпрос — и това е малко сложно — попитайте вашия данъчен съветник или вашия CPA за проблема. Той или тя може да ви обясни опасността от промяна в данните на QuickBooks, които са били използвани за изготвяне на декларация или финансов отчет, след като тази декларация е била изготвена, или след като тези финансови отчети са били публикувани и разпространени.