Какво да правим с резултатите от съгласуването в QuickBooks 2016

При съгласуване, както вероятно знаете, използвате QuickBooks, за да сравните вашите записи на банкова сметка със записите на банката за същата сметка. Трябва да можете да обясните всяка разлика между двата акаунта - обикновено като посочите чекове, които сте написали, които все още не са изчистени. (Понякога депозитите попадат в същата категория; записвате депозит и го изпращате по пощата, но банката все още не е кредитирала сметката ви.)

Ако разликата е равна на нула

След като маркирате всички изчистени чекове и депозити, разликата между изчистеното салдо за сметката и крайното салдо на банковото извлечение трябва да е равна на нула. Обърнете внимание на употребата на думата трябва — не ще. Ето един прозорец на Reconcile, в който всичко е безумно. Ако разликата е малка, потърсете малки разлики между размера на чековете в регистъра и действително изчистените чекове в банковото извлечение.

Прозорецът за съгласуване.

Ако откриете несъответствие с конкретен чек, просто щракнете върху бутона Отиди, за да отидете на чека и да промените сумата. Щракнете върху Запазване и затваряне, за да се върнете направо към прозореца за съгласуване.

Ако разликата е равна на нула, сте готови. Просто щракнете върху бутона Reconcile Now. QuickBooks показва поле за поздравително съобщение, което ви казва, че съгласуването е завършено. Като награда за това, че сте толкова добро момче или момиче, полето за съобщение пита дали искате да отпечатате безплатен, платен с всички разходи обобщен или пълен отчет за съгласуване. Щракнете върху Резюме или Пълен и след това щракнете върху OK, ако искате да отпечатате отчета. В противен случай просто щракнете върху OK.

Не можете да решите дали да отпечатате отчета за съгласуване? Освен ако не сте бизнес счетоводител или счетоводител, който съгласува банкова сметка за някой друг — вашият работодател или клиент, например — не е необходимо да отпечатвате отчета за съгласуване.

Всичко, което прави отпечатването, е да докаже, че сте съгласували сметката. (По принцип това доказателство е причината, поради която трябва да отпечатате отчета, ако сте счетоводител или счетоводител. Човекът, за когото съгласувате сметката, ще знае, че сте си свършили работата и ще има лист хартия, за да препоръча до по-късно с всякакви въпроси.) Освен това винаги можете да се върнете и да отпечатате отчета по-късно, ако е необходимо. QuickBooks запазва отчетите за съгласуване под Отчети, Банкиране, Предишно съгласуване.

Сега всеки депозит, теглене и проверка, които току-що сте изчистили, са отбелязани с отметка във вашия регистър. Ако не вярвате, отворете регистъра и разберете.

Ако разликата не е равна на нула

Ако разликата не е равна на нула, имате проблем. Ако щракнете върху бутона Reconcile Now, QuickBooks ви показва диалоговия прозорец Reconcile Adjustment. Този диалогов прозорец ви казва колко небалансиран е вашият акаунт и ви пита дали искате да коригирате неправилно коригирания си акаунт.

Диалоговият прозорец Съгласуване на корекцията.

Щракнете върху бутона Return to Reconcile, ако искате да се върнете към прозореца Reconcile и да започнете търсенето на липсващата или неправилно въведената транзакция.

Ако искате да накарате двете суми да се съгласят, щракнете върху OK. Принуждаването на двете суми да се съгласуват не е много добра идея. За да направи това, QuickBooks добавя изчистена транзакция, равна на разликата.

Отлагането на съгласуване (чрез щракване върху бутона Напускане на съгласуване) и неизбирането да коригирате баланса на банковата сметка обикновено е най-добрият подход, защото тогава можете да откриете и коригирате проблема, когато имате свежи очи. След това можете да започнете отново съгласуването и да завършите работата си. (Рестартирате съгласуването по същия начин, по който го създавате.)