Импортиране на данни в MYOB

Знаете ли, че можете да импортирате данни в MYOB от други приложения? Например, може би имате списък с имена и адреси на клиенти някъде другаде на вашия компютър (може би във файл на Word, файл на база данни или в Excel) и искате да импортирате тази информация в MYOB. Ето как да импортирате данни за клиента или доставчика с миг на око.

Организиране на вашите данни

Първият етап при импортиране на данни е да манипулирате списъка на вашите клиенти или доставчици във формат, който MYOB може да разбере.

Ако данните за вашия клиент или доставчик в момента са в текстообработваща програма или база данни, опитайте се да получите тези данни в електронна таблица, преди да опитате да импортирате информацията в MYOB.

Например, ако вашите данни се съхраняват в база данни като Microsoft Access, обикновено можете да запишете тези данни във формат, който може да се отвори в Excel.

Използвайки софтуер за електронни таблици като Excel, подредете информацията спретнато в колони.

Подредете данните си така, че всички имена да са изброени едно след друго, всички адреси да са изброени един след друг и т.н. С адреси разделете улицата, града, държавата и пощенския код в четири отделни колони.

Поставете ред в горната част на списъка си (ако още не сте го направили), който обозначава колоните.

Например Име, Телефон 1, Телефон 2, Контакт и т.н. Този ред се нарича заглавен ред.

Запазете тази електронна таблица като разделен с табулатори файл.

Например в Excel отидете в менюто Файл, щракнете върху Запиши като и след това изберете разделен с табулатор като тип файл. Файловият формат с разделители на табулатори улеснява четенето на софтуера MYOB.

Импортиране на вашите данни

Сега, когато имате организирани вашите данни, вие сте готови да импортирате тази информация в MYOB. Дръж се здраво, ето:

От менюто Файл в MYOB изберете Помощник за импортиране/експортиране .

Изберете Импортиране на данни и щракнете върху Напред.

Изберете Карти като тип данни и или Карти на клиенти или Карти на доставчик като тип Карти.

Щракнете върху Преглед, отидете до папката, в която сте запазили данните си, и изберете файла, който искате да импортирате. Щракнете върху Напред.

Разбърквайте се с настройките и щракнете върху Напред.

В този момент нещата стават доста технически. Но никога не се страхувайте! Кажете на MYOB, че вашите данни са разделени с раздели, че първият ред съдържа заглавки, че ако вече има данни, искате да ги актуализирате и да съпоставите карти, използващи фамилното име. (Екранната снимка по-долу показва как изглеждат тези настройки.)

Щракнете върху Автоматично съвпадение, за да накарате MYOB да съпостави автоматично полета и след това щракнете върху Напред.

Като алтернатива можете да съпоставите полета ръчно, като първо маркирате полето за импортиране вляво и след това щракнете върху съответстващото поле за импортиране отдясно. Правете това един по един, докато всяко поле отляво се съпостави с поле отдясно.

Когато бъдете подканени, направете резервно копие на вашия файл.

Защо си правите труда да архивирате? Ако наистина объркате импортирането си (което понякога се случва за първи път), можете да възстановите архива си и да започнете отново.

Щракнете върху Импортиране и се чудете, когато забавлението започне.

Понякога импортирането отнема болезнено дълго време, понякога само няколко секунди. Импортирането обаче е завършено, когато се появи приятно съобщение, което да ви информира за вашия успех (или неуспех). Ако импортирането е неуспешно, прочетете внимателно съобщението!

Отстраняване на неизправности, ако нещата се объркат

Импортирането на подробности за картата във вашия фирмен файл MYOB трябва да бъде лесно, но много гремлини могат да изпратят съобщение за грешка по ваш начин. Ако получите съобщение, след като импортирате данни, в което се казва, че импортирането има грешки или предупреждения, следвайте подканата, за да видите регистрационния файл за грешки.

• Ако вносът пропусне запис, това означава, че нещо е било толкова лошо, че MYOB напълно игнорира този клиент или доставчик.

• Ако получите предупредително съобщение, това означава, че е възникнал малък проблем и MYOB е отхвърлил част от данните на клиента или доставчика (например, може би MYOB е добавил името на клиента, но не и адреса или телефонния номер).

Регистърът на грешките показва списък на всеки запис, който има проблем, като в началото на всеки от тях се показва код за грешка. Отначало тези кодове за грешки изглеждат като неразбираем жаргон (Грешка -7, например, не означава много за непосветените). Въпреки това, горната част на този отчет предоставя списък на това какво означава всяко съобщение за грешка.

След като идентифицирате кои записи не са импортирани правилно и защо, можете да направите един от двата хода. Ако са засегнати само няколко карти, отворете фирмения си файл и поправете тези карти една по една. От друга страна, ако по-голямата част от импортирането не работи, най-добре е да възстановите резервното си копие, да коригирате файла за импортиране и да опитате отново.