Използване на QuickBooks за управление на инвентара в производствена фирма

Проследяването на инвентара в производствена фирма е по-трудно, отколкото в други видове бизнес. Когато сведете всичко до същността му в QuickBooks, проблемът произтича от няколко трудни счетоводни изисквания:

• В производствена среда производителят комбинира артикули от суровини в готови стоки. Това означава — и това е предизвикателната част — че производственият процес намалява броя на инвентара и стойността на някои артикули (суровини или компоненти) и в същото време увеличава броя и стойността на другите, готови стоки.
• В производствена среда правилата казват, че не отчитате просто стойността на артикулите в стойностите на инвентара на готови стоки. Също така отчитате разходите за труд и режийните разходи на фабриката, използвани при производството на артикулите.

QuickBooks решава първия проблем, свързан с производствените запаси, но не решава и не решава втория проблем. За щастие, стига да сте малък производител, вероятно не е нужно да се тревожите твърде много за втория проблем. Трябва да попитате вашия CPA за това. Но не се притеснявайте - Конгресът и Службата за вътрешни приходи предоставиха куп вратички, които улесняват счетоводството за малките момчета.

Боравене с произведения инвентар по лесен начин

Ако използвате QuickBooks Pro или някои по-ранни версии на QuickBooks Premier, нямате възможност да отчитате производството на инвентара в QuickBooks. Най-доброто, което можете да направите, е да групирате артикули, за да ги комбинирате в отделни артикули във фактурата на клиента.

Този подход звучи небрежно, но не е толкова лош, колкото може да си помислите на пръв поглед. Можете да изберете да покажете само груповия артикул във фактура на клиента. Това означава — да се върнем към примера с цветар, който продава червени рози и вази — че цветарят може да „произведе“ кристална ваза с дузина червени рози и след това да покаже произведения артикул като групов артикул във фактурата на клиента.

Единственото нещо, което е проблематично за подхода „просто използвайте групови артикули“, е, че той не ви дава начин да проследявате стойностите на инвентара на готовите стоки.

Извършване на отчитане на инвентара в QuickBooks

За да отчетете производството на инвентара в QuickBooks Premier или QuickBooks Enterprise Solutions, вие добавяте елементи за сглобяване на инвентара към списъка с артикули за тези артикули, които произвеждате. Вие също така записвате производството на артикули, докато ... е, произвеждате ги.

Да предположим, че Pine Lake Porcelain най-вече просто купува и препродава чаши за кафе и други порцеланови дражета. Но също така да предположим, че веднъж годишно Pine Lake Porcelain събира колекция от чаши за червено кафе в кутия за подарък за Свети Валентин. В този случай QuickBooks може да запише сглобяването на пакет за подарък, който съчетава, например, четири чаши за червено кафе, картонена кутия и опаковка от салфетка.

Добавяне на елементи за сглобяване на инвентара

За да опишете произведените артикули, изпълнете следните стъпки:

Изберете Списъци → Списък с елементи.\

QuickBooks показва прозореца на списъка с елементи.

Щракнете върху бутона Елемент в прозореца Списък с елементи и изберете Нов от падащия списък.

QuickBooks показва прозореца Нов елемент.

Изберете елемента за сглобяване на инвентара от падащия списък Тип.

QuickBooks показва версията за сглобяване на инвентара на прозореца за нов артикул.

Посочете акаунта, който да използвате за проследяване на цената на този артикул, когато го продавате.

QuickBooks предлага сметката за цената на продадените стоки. Ако обаче сте създали други акаунти за вашите COGS, изберете другия подходящ акаунт.

Опишете произведения артикул.

Въведете описание на артикула, който искате да се показва в документи, които клиентите ви виждат, като фактури. (QuickBooks предлага същото описание, което сте използвали в текстовото поле Описание на транзакциите за покупка по подразбиране.)

Въведете сумата, която таксувате за артикула в полето Продажна цена.

Посочете дали произведеният артикул подлежи на облагане с данък върху продажбите, като използвате падащия списък с Данъчния код.

Използвайте падащия списък Доходен акаунт, за да посочите акаунта, който искате QuickBooks да използва за проследяване на дохода от продажбата на артикула.

Идентифицирайте компонентите, които влизат в готовия елемент.

Използвайте списъка със спецификациите, за да идентифицирате отделните компоненти и количествата, необходими за направата на комплекта инвентар. Всеки елемент от компонента се намира на отделен ред в списъка. За да не бъдете твърде излишни, но имайте предвид, че идентифицирате както елемента на компонента, така и броя на необходимите елементи на компонента.

Идентифицирайте сметката за активи.

Посочете другия акаунт за текущи активи, който искате QuickBooks да използва за проследяване на стойността на този артикул от инвентара.

Изберете точка на изграждане.

Използвайте полетата Build Point, за да посочите най-ниското инвентарно количество на този артикул, което може да остане, преди да произведете повече. Когато нивото на инвентара спадне до това количество, QuickBooks добавя напомняне към списъка с напомняния, като ви уведомява, че трябва да направите повече от артикула.

Игнорирайте полетата „На ръка“ и „Обща стойност“.

Виждате тази кутия под ръка? Оставете го на нула. Да въведете число сега означава да запишете некатегоризирана транзакция, а вие не искате да правите това. Продължете и оставете и полето Обща стойност на нула.

Оставете полето като от празно или въведете текущата дата.

Няма значение.

Версията за сглобяване на инвентара на прозореца Нов артикул.

Записване на производство или сглобяване на артикули

За да създадете някакъв сбор, изберете командата Доставчици → Инвентарни дейности → Изграждане на сборки. QuickBooks показва прозореца Build Assemblies. Всичко, което трябва да направите, е да изберете нещото, което искате да изградите от падащия списък на елемента за сглобяване и след това да въведете количеството, което вие (или някой нещастен колега) сте построили в полето Количество за изграждане в долния десен ъгъл. След това щракнете върху бутона Build & Close или Build & New. (Щракнете върху бутона Build & New, ако искате да запишете сглобяването на някои други елементи.)

Версията Build Assemblies на прозореца Нов елемент.

Ето някои неща, които трябва да запомните за командата Build Assemblies:

• В горния десен ъгъл на прозореца QuickBooks показва количеството на сглобката, която имате под ръка, и броя на клиентите, които са направили поръчки. Това е доста полезна информация, така че не забравяйте, че е там.
• Таблица в прозореца Build Assemblies ви показва какво влиза във вашия продукт. Не че те интересува, но това е спецификация.
• В долната част на списъка със спецификациите, QuickBooks ви показва максималния брой сглобки, които можете да направите, като се има предвид текущите ви запаси.
• Когато създавате артикул, QuickBooks коригира броя на артикулите в инвентара. Ако правите опаковани подаръчни комплекти, всяка с четири червени чаши и две опаковъчни кърпички, QuickBooks намалява броя на червените чаши и кърпичките за опаковане и увеличава броя на артикулите в пакетите за подаръци, когато записвате изграждането на сглобката.

Някои от компонентите, използвани в един монтаж, може да не са артикули от инвентара. Можете да използвате части, които не са инвентарни в сборка.

Управление на множество места за инвентаризация

QuickBooks Enterprise Solutions ви позволява да се справите с предизвикателството да съхранявате инвентара на множество места. За да включите тази възможност, наречена Разширено проследяване на инвентара, изберете командата Редактиране → Предпочитания, щракнете върху Елементи и инвентар, щракнете върху раздела Предпочитания на компанията и след това щракнете върху бутона Разширени настройки на инвентара.

Ако използвате версията на QuickBooks Enterprise Solutions, QuickBooks показва диалогови прозорци, които ви позволяват да изградите списък с инвентарни сайтове, а също така добавя полета към подходящи прозорци и диалогови прозорци, за да можете да проследявате елементи от инвентара по сайт. Ако не използвате версията на QuickBooks Enterprise Solutions, QuickBooks показва информация за това как можете да надстроите до Enterprise Solutions.