Използване на QuickBooks в многопотребителска среда

Не сте ограничени до използването на една парола, за да контролирате достъпа до вашия файл с данни на QuickBooks 2021. Можете да зададете няколко пароли за файла с данни на QuickBooks. Това, което е наистина страхотно в тази практика, е, че можете да кажете на QuickBooks да позволи на определени потребители и пароли да правят само определени неща.

Това звучи сложно, но всъщност не е. Собственикът на бизнес, например, може да има парола, която й позволява да прави всичко. Но нов счетоводител, например, може да има парола, която му позволява само да записва сметки в системата.

Как да настроите допълнителни потребители на QuickBooks

Ако повече от един човек ще използва QuickBooks, искате да настроите допълнителни потребители.

Добавяне на потребители в QuickBooks Enterprise Solutions

За да добавите потребители в QuickBooks Enterprise Solutions, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете Компания→ Потребители→ Настройка на потребители и роли.

QuickBooks показва диалоговия прозорец Потребител и роли (вижте фигурата). Този диалогов прозорец идентифицира всички потребители, за които е настроен достъп до QuickBooks, и ролите, които QuickBooks може да запълни, когато използва QuickBooks. Списъкът с потребители, който се показва в раздела Списък с потребители на диалоговия прозорец, също така идентифицира кой в ​​момента е влязъл в системата.

Диалоговият прозорец Потребители и роли

2. Кажете на QuickBooks, че искате да добавите потребител, като щракнете върху бутона Нов.

Когато щракнете върху този бутон, QuickBooks показва диалоговия прозорец Нов потребител.

3. Идентифицирайте потребителя и въведете парола.

Трябва да дадете на всеки потребител, за когото настройвате потребителско име. Можете да направите това, като въведете кратко име - може би собственото име на потребителя - в полето Потребителско име. След като идентифицирате потребителя, въвеждате паролата на потребителя както в текстовото поле за парола, така и в текстовото поле за потвърждение на паролата.

Диалоговият прозорец Нов потребител

4. Идентифицирайте ролята(ите) на потребителя.

Използвайте списъчното поле „Налични роли“, за да изберете ролите (или задълженията), които потребителят изпълнява. След това добавете избраната роля към списъка с присвоени роли на потребителя, като щракнете върху бутона Добавяне. За да премахнете роля от потребител, изберете ролята в списъчното поле Присвоени роли и след това щракнете върху Премахни.

Полето за описание в долната част на диалоговия прозорец Нов потребител ви позволява да опишете ролята по-подробно. Можете да въведете типа потребител на QuickBooks, на когото обикновено може да бъде назначена избраната роля, например.

5. (По избор) Променете ролите, ако е необходимо.

Можете да прецизирате ролите, които възлагате (с помощта на QuickBooks). За да направите това, върнете се в диалоговия прозорец Потребители и роли, изберете раздела Списък с роли, щракнете върху ролята, която искате да промените, и след това щракнете върху бутона Редактиране. Когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Редактиране на роля (не е показан), изберете счетоводна дейност или област в списъка Област и дейности и след това използвайте радио бутоните Ниво на достъп до зона, за да посочите какво може да прави потребител с избраната роля. Можете да посочите, че потребителят не трябва да има достъп, като изберете радио бутона Няма. Можете да посочите, че потребителят трябва да има пълен достъп, като изберете бутона за избор Пълен. Ако потребителят трябва да има частичен достъп, избирате бутона Частичен и след това поставяте отметка в квадратчетата Преглед, Създаване, Промяна, Изтриване, Отпечатване и Преглед на баланса (по целесъобразност).

Можете да видите какъв достъп има първоначално всяка роля, като изберете един от записите в списъка Област и дейности. QuickBooks използва бутоните и полетата за ниво на достъп до зоната, за да покаже текущите настройки за ролята.

Като общо правило, когато става въпрос за счетоводен контрол, искате да осигурите минимално количество достъп. Ако някой не се нуждае от достъп до файла с данни на QuickBooks за ежедневни задължения, трябва да изберете бутона Няма. Ако някой има нужда от малко достъп - може би за изготвяне на прогнози за работа или фактури - вие давате точно този достъп и нищо повече. Изводът е следният: Колкото повече възможности дадете на служителите, подизпълнителите или счетоводителите да се занимават с юфка във вашата счетоводна система, толкова по-голям е рискът някой по невнимание или умишлено да въведе грешки в системата. Освен това, колкото по-големи права и достъп давате, толкова по-лесно ще улесните някой да открадне от вас.

Разделът Списък с роли в диалоговия прозорец Потребители и роли

6. (По избор) Прегледайте вашите потребителски разрешения.

След като настроите потребител, трябва (за да внимавате) да прегледате разрешенията, които сте дали на потребителя. За да направите това, щракнете върху раздела Списък с потребители в диалоговия прозорец Потребители и роли, изберете потребителя и след това щракнете върху бутона Разрешения за преглед. Когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Разрешения за преглед (не е показан), изберете потребителя и след това щракнете върху бутона Покажи, за да видите прозореца Разрешения за преглед, който показва много подробен списък на това, което потребителят може и какво не може да прави.

Преглед на прозореца с разрешения

7. (По избор) Прегледайте промените в ролята си.

Ако промените разрешенията на роля, вероятно ще искате да прегледате и тези промени. За да направите това, щракнете върху раздела Списък с роли в диалоговия прозорец Потребители и роли, изберете ролята и след това щракнете върху бутона Разрешения за преглед. QuickBooks показва друга версия на прозореца Разрешения за преглед, който изброява ролите, които вие и QuickBooks сте настроили. Изберете ролята, която искате да прегледате, и след това щракнете върху бутона Разрешения за преглед. QuickBooks показва друга версия на прозореца Разрешения за преглед, с подробен списък на това, което някой с ролята може и не може да прави.

8. След като приключите с прегледа на разрешенията за потребители и роли, щракнете върху Затвори, за да затворите всички отворени прозорци и след това щракнете върху бутона Отказ или Затвори, за да затворите всички отворени диалогови прозорци.

От този момент нататък новият потребител може да използва QuickBooks; неговите или нейните права са ограничени до това, което сте посочили.

Може да е важно да извършвате одит на разрешенията на всеки няколко месеца или години, в зависимост от текучеството на заетостта и счетоводните ви практики. Очевидно предишните служители или счетоводители вече не трябва да имат роли, които им позволяват да правят промени във вашия файл. По дяволите, те вероятно изобщо не трябва да имат роли! Прозорецът с разрешения за преглед на QuickBooks е лесен начин да видите тези данни онлайн и ако искате да отпечатате копие на информацията за разрешенията, всичко, което трябва да направите, е да щракнете върху бутона Печат на прозореца.

Добавяне на потребители в QuickBooks Pro и Premier

За да настроите допълнителни потребители в QuickBooks Pro и QuickBooks Premier, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете Компания→ Настройка на потребители и пароли→ Настройка на потребители.

QuickBooks показва диалоговия прозорец Списък на потребители и роли, който идентифицира всички потребители, за които е настроен достъп до QuickBooks и които в момента са влезли в системата.

2. Кажете на QuickBooks, че искате да добавите потребител, като щракнете върху бутона Добавяне на потребител.

QuickBooks показва първия диалогов прозорец за настройка на потребителска парола и достъп (не е показан).

3. Идентифицирайте потребителя и въведете парола.

Дайте на всеки потребител, за когото задавате парола, потребителско име, като въведете кратко име — може би собственото име на потребителя — в полето Потребителско име. След като идентифицирате потребителя, въвеждате паролата на потребителя както в текстовото поле за парола, така и в текстовото поле за потвърждение на паролата.

4. Щракнете върху Напред, за да продължите и след това посочете дали искате да ограничите достъпа за новия потребител.

Когато QuickBooks покаже втория диалогов прозорец Настройка на потребителска парола и достъп (не е показан), посочете дали искате да ограничите достъпа и правата за потребителя. Ако искате да ограничите достъпа и правата (правата са просто нещата, които потребителят може да прави), изберете радио бутона Избрани области на QuickBooks. Ако искате потребителят да може да прави каквото и да е, изберете бутона за избор Всички области на QuickBooks. Ако посочите, че новият потребител трябва да има достъп до всички области на QuickBooks, сте готови с настройката на потребителската парола и можете да пропуснете останалите стъпки.

5. Щракнете върху Напред, за да продължите и след това опишете достъпа до информация и задачи за продажби и вземания.

QuickBooks показва третия диалогов прозорец Настройка на потребителска парола и достъп (не е показан) – първият от поредица диалогови прозорци, който ви превежда през интервю, задавайки подробни въпроси за това какъв вид достъп трябва да има всеки потребител до определена област. По отношение на дейността по продажбите, например, QuickBooks пита за достъп до транзакции (като фактури, кредитни известия и информация за вземания). Можете да посочите, че потребителят не трябва да има достъп, като изберете радио бутона Без достъп. Можете да посочите, че потребителят трябва да има пълен достъп, като изберете радио бутона Пълен достъп. Ако потребителят трябва да има частичен достъп, избирате бутона за избор Селективен достъп и след това избирате един от допълнителните бутони: Създаване само на транзакции, Създаване и отпечатване на транзакции или Създаване на транзакции и създаване на отчети.

6. Щракнете върху Напред и след това опишете покупките и правата за плащане.

QuickBooks показва четвъртия диалогов прозорец за настройка на потребителска парола и достъп (не е показан), който ви позволява да посочите какъв достъп има този нов потребител в областите за покупки и дължими сметки. Можете да изберете радио бутона Без достъп. Можете да изберете радио бутона Пълен достъп. Или можете да изберете средно положение, като изберете радио бутона за селективен достъп и един от допълнителните бутони. Същите правила за задаване на права и достъп, които се прилагат към областта на покупките и задълженията, се прилагат към областта на продажбите и вземанията.

7. Щракнете върху Напред и след това опишете останалите потребителски права и достъп.

Когато щракнете върху бутона Напред в долната част на всяка версия на диалоговия прозорец Настройка на потребителска парола и достъп, QuickBooks показва няколко други версии на диалоговия прозорец, които използва, за да ви запита за потребителски права и достъп. След като опишете какви права са подходящи за потребителя в областта за покупки и дължими сметки, например, QuickBooks пита за областта за проверка и кредитна карта. След това пита за зоната на инвентара. След това пита за заплати, последвано от въпроси относно общи, чувствителни счетоводни дейности. И накрая, QuickBooks пита за достъп до възможности за финансово отчитане.

Вие ограничавате правата във всяка от тези други области по същия начин, както правите за продажбите и вземанията и за покупките и дължимите области. Затова няма да описвам как избирате бутона за опция Без достъп, бутона за опция за пълен достъп или бутона за селективен достъп отново и отново. Просто бъдете внимателни, докато преминавате през екраните, ограничавайки правата на потребителя. Искате потребителите да имат правата, необходими, за да вършат работата си, но не искате да им давате повече права, отколкото са им необходими.

8. Посочете дали потребителят може да променя или изтрива транзакции.

След като сте преминали през приблизително половин дузина версии на диалоговите прозорци Настройка на потребителска парола и достъп, които питат за конкретни области на счетоводството, QuickBooks показва страницата Промяна или изтриване на транзакции на диалоговия прозорец Настройка на потребителска парола и достъп (не показано). Страницата за промяна или изтриване на транзакции ви позволява да посочите дали потребителят може да промени транзакциите, записани преди крайната дата. По принцип искате да ограничите възможността на потребителя да променя или изтрива транзакции.

9. Щракнете върху Напред и след това прегледайте решенията за правата си.

QuickBooks показва окончателната версия на диалоговия прозорец Настройка на потребителска парола и достъп (не е показан), който идентифицира потребителските права, които сте задали или разрешили. Можете да използвате този диалогов прозорец, за да прегледате правата, които някой има. Ако разберете, че сте присвоили правата неправилно, щракнете върху бутона Назад, за да се върнете обратно през диалоговите прозорци до този, в който сте направили грешка. Променете присвояването на права и щракнете върху бутона Напред, за да се върнете към последния прозорец на диалоговия прозорец Настройка на потребителска парола и достъп.

10. Когато приключите с прегледа на потребителските права и достъп, щракнете върху Готово.

От този момент нататък новият потребител ще може да използва QuickBooks; неговите или нейните права са ограничени до това, което сте посочили.

Как да промените потребителските права в Enterprise Solutions

Можете да промените правата, които присвоявате на потребител. За да направите това в QuickBooks Enterprise Solutions, изберете Компания→ Потребители→ Настройка на потребители и роли, за да се покаже диалоговият прозорец Потребители и роли (не е показан).

За да промените правата на потребителя, след като ги прегледате, изберете потребителя и щракнете върху бутона Редактиране. QuickBooks показва диалоговия прозорец Редактиране на потребител (вижте следващата фигура), който много наподобява диалоговия прозорец Нов потребител, който използвате, за да настроите потребителя и да опишете неговите или нейните права. Използвате текстовите полета Потребителско име, Парола и Потвърждение на паролата, за да промените потребителската информация. Можете да използвате списъка с налични роли, списъка с назначени роли и бутоните за добавяне и премахване, за да промените какво може да прави потребителят в QuickBooks; след това щракнете върху Затвори, когато сте готови.

Диалоговият прозорец Редактиране на потребител

За да дублирате потребител (може да искате да добавите втори потребител с разрешения, които отразяват разрешенията на някои други потребители), в диалоговия прозорец Потребители и роля изберете потребителя, който искате да клонирате, и след това щракнете върху Дублиране. Когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Duplicate User, завършете описанието на новия потребител и щракнете върху OK.

Диалоговият прозорец Дублиран потребител

За да премахнете потребител, използвате и диалоговия прозорец Потребители и роли. Просто изберете потребителя и след това щракнете върху бутона Изтрий. QuickBooks ви моли да потвърдите изтриването си. Когато щракнете върху бутона Да за потвърждение, QuickBooks премахва потребителя.

Диалоговият прозорец Изтриване на потребител

Как да промените потребителските права в QuickBooks Pro и Premier

Можете да промените правата, които присвоявате на потребител в QuickBooks Pro или Premier. За да направите това, изберете Компания→Настройване на потребители и пароли→Настройване на потребители, за да се покаже диалоговият прозорец Списък с потребители (не е показан).

За да разгледате правата, които има конкретен потребител, изберете потребителя в списъка и след това щракнете върху бутона Преглед на потребителя. Когато го направите, QuickBooks показва диалоговия прозорец View User Access (не е показан). Този диалогов прозорец показва същата информация като окончателната версия на диалоговия прозорец Настройка на потребителски достъп и парола, който е диалоговият прозорец, който използвате първоначално, за да укажете какви права трябва да има потребителят. Щракнете върху бутона Напускане, за да затворите диалоговия прозорец Преглед на потребителския достъп.

За да промените правата на потребителя, след като ги прегледате, изберете потребителя и след това щракнете върху бутона Редактиране на потребител. QuickBooks преминава през същия набор от диалогови прозорци, които използвате, за да настроите потребителя и да опишете неговите права. Използвате бутоните Напред и Назад, за да направите неща като промяна на потребителското име или парола, да посочите дали потребителят трябва да бъде ограничен в достъпа си и — ако е необходимо — да ограничите достъпа на потребителя до определена дейност в QuickBooks.

За да премахнете потребител, използвате и диалоговия прозорец Списък с потребители. Просто изберете потребителя и след това щракнете върху бутона Изтриване на потребител. QuickBooks ви моли да потвърдите изтриването си (не е показано). Когато щракнете върху бутона Да за потвърждение, QuickBooks премахва потребителя.