Използване на системи за периодична инвентаризация в QuickBooks 2017

Можете да използвате прост подход към отчитането на инвентара с QuickBooks 2017. Вместо да следите отделни артикули от инвентара, като използвате система за постоянен инвентар – което просто означава, че проследявате всеки артикул, когато се премества във вашия бизнес и излиза в автомобила или минивана на клиента — можете да използвате проста периодична система. Ще трябва да знаете как работи система за периодична инвентаризация в QuickBooks. Също така е добре да знаете какво е лошо и какво е добро при използването на система за периодична инвентаризация.

Как работят системите за периодична инвентаризация в QuickBooks

Ако използвате система за периодична инвентаризация, настройвате акаунт от друг тип текущ актив, наречен Инвентар. След това, когато купувате инвентар, вие категоризирате покупката на инвентар като попадаща в този фалшив акаунт за инвентар. (Профилът се нарича „фалшив“ акаунт за инвентаризация, защото не е истински акаунт за инвентаризация за QuickBooks.)

За да записвате разходите си за продадени стоки всеки месец, използвате запис в дневника, за да преместите подходяща част от сметката за фалшиви инвентаризации във вашата сметка за себестойност на продадените стоки. Как да разберете каква част трябва да преместите? Добър въпрос. Накратко, вие се досещате въз основа на историческия си процент на цената на продадените стоки.

Ето пример за това как работи това: Да предположим, че от незапомнени времена разходите ви за продадени стоки са били 45 процента от приходите ви от продажби и че миналия месец сте продали неща на стойност 10 000 долара. В този случай бихте предположили, че 45 процента от 10 000 долара (4 500 долара) се равняват на цената на инвентара, който сте продали. Съответно ще преместите 4500 долара от сметката за фалшиви инвентарни запаси в цената на продадените стоки.

Предсказуемо, този груб и готов подход означава, че вашите инвентарни количества и стойността на продадените стоки ще бъдат грешни. Така че в края на годината все още извършвате физическо преброяване на инвентара, за да разберете какво точно притежавате в инвентара. В този момент ще коригирате балансите на инвентара и цената на продадените стоки, така че да съответстват на това, което показва вашият физически инвентар.

Може да се окаже, че в течение на годината вашите груби 45 процента са означавали, че сте преместили $5000 твърде много от инвентара към цената на продадените стоки. В този случай ще преместите $5000 от цената на продадените стоки и обратно към инвентара. Или може да откриете, че сте преместили $5000 твърде малко от инвентара към цената на продадените стоки. За да разрешите този проблем, премествате още $5000 от инвентара към цената на продадените стоки.

Последна кратка точка за използването на периодична инвентаризация: Не използвате артикули от инвентара, ако използвате периодична инвентаризация. Така че това, което поставяте във фактури или разписки за продажба, е просто общ артикул без инвентар.

Доброто и лошото на периодичната инвентаризация

Системата за периодична инвентаризация е добра за някои видове бизнес. Ако имате твърде много елементи за проследяване със списъка с елементи на QuickBooks, например, описаният тук подход може да бъде спасителен.

Системите за периодична инвентаризация обаче създават някои проблеми. Ето четирите най-големи и най-лоши проблема:

• Всъщност няма да знаете кои артикули се продават добре и кои не, защото няма да проследявате продажбите по артикули от инвентара. Това означава, че не можете да складирате повече от горещо продаваните неща и по-малко неща, които не се продават.
• Няма да знаете какво наистина държите в инвентара си, освен когато направите тази физическа инвентаризация в края на годината. (Няма да знаете колко долари от инвентара притежавате или какви количества артикули държите.)
• Тъй като няма да правите корекции на ниво артикул въз основа на вашия физически инвентар, няма да знаете кои артикули са склонни да се свиват от проблеми като кражба, счупване и разваляне.
• Ще трябва да направите записи в дневника, които записват извеждането на долари от инвентара в цената на продадените стоки. Тези записи в дневника не са много трудни, но може да са малко трудни за разгадаване първите няколко пъти.

Трябва да решите дали искате или трябва да използвате по-проста система за периодична инвентаризация, въпреки проблемите, които създава такава система. Една последна мисъл: много малки предприятия, особено малки търговци на дребно, успешно използват системи за периодични инвентаризации.