Използване на заместващи фишове в Sage Timeslips

Всички споразумения за фактуриране на Sage Timeslips показват фишове върху сметките, предоставяйки много подробности за сметката (вижте следващата фигура). В някои случаи може да не искате да показвате такива подробности. В този случай можете да помислите за използването на фишове за подмяна.

Типична сметка показва подробностите за всички фишове.

Заместващ фиш замества група фишове в сметката на клиента с едно вписване. Можете да използвате заместващи фишове, за да замените фишове за време или разходи или да замените фишове, които използват конкретна задача, разход или справка.

Ако използвате категории, можете да дефинирате заместващи фишове по категория, така че заместващият фиш да замества няколко различни задачи едновременно. За да използвате заместващи фишове, посочвате клиента, на чиято сметка искате да замените данни с фиш за подмяна. След това настройвате заместващия фиш, като едновременно с това установявате правилата, които Timeslips трябва да използват, за да заменят заместващ фиш за група фишове.

Правилата, които установявате за един клиент, са специфични за този клиент и не засягат други клиенти.

За да създадете фиш за подмяна, изпълнете следните стъпки:

Изберете Slips→ Replacement Slips, за да покажете диалоговия прозорец Replacement Slip List, показан на следващата фигура.

Фишове за подмяна, които сте установили за избрания клиент.

Отворете падащия списък Клиент и изберете клиент.

За да направите заместващ фиш достъпен за множество клиенти, можете да присвоите заместващия фиш на клиент-шаблон. Щракнете с десния бутон върху полето Клиент и изберете Шаблон от контекстното меню. След това изберете клиента на шаблона, за когото искате да създадете заместващ фиш. Ако промените решението си и искате да се върнете към конкретен клиент, щракнете с десния бутон върху полето Клиент и изберете Отвори.

Щракнете върху бутона Нов.

Появява се диалоговият прозорец Подмяна на детайлизирана подмяна, както е показано на следващата фигура.

Определете параметрите на правилото, които Timeslips трябва да използват, когато заместват заместващия фиш за група фишове.

Използвайте раздела Съвпадащи фишове, за да идентифицирате фишовете, които Timeslips трябва да заменят.

• За да замените всички фишове за време или всички разходни фишове, задайте Тип на фиша на Време или Разход, задайте падащия списък под полето Тип фиш на Активност и след това задайте стойността на полето на падащото поле със списък до Активност на . На фигурата по-горе правилото ще замени всички фишове за време с фиш за замяна.

• За да замените всички фишове за определена задача или разход, задайте Тип фиш на Време или Разход. След това задайте падащия списък под полето Тип приплъзване на Активност. След това отворете полето с падащ списък до Активност и изберете задачата или разхода от списъка.

• За да замените всички времеви фишове за определена категория, задайте Тип на фиш на Време, задайте падащия списък под полето Тип фиш на Категория и отворете полето на падащия списък до Категория и изберете име на категория.

• За да замените цялото време или разход за определена препратка, отворете падащия списък Референция и изберете препратката.

В полето Ще бъде заменен с един фиш с това описание въведете описанието, което искате Timeslips да се показва в сметката на клиента вместо описания на отделните фишове.

В секцията Дати посочете датите, които ще се показват на сметката.

Можете да изберете:

• Най-ранна начална дата, за да използвате най-ранната начална дата от фишовете Timeslips ще заменят със заместващия фиш

• Най-нова начална дата, за да използвате най-новата начална дата от фишовете, които Timeslips ще заменят със заместващия фиш

• Най-ранна крайна дата, за да използвате най-ранната крайна дата от фишовете, които Timeslips ще заменят със заместващия фиш.

• Последна крайна дата, за да използвате най-ранната крайна дата от фишовете, които Timeslips ще заменят със заместващия фиш

• Дата на фактурата, за да използвате датата, която сте задали при подготовката на сметки

• Днешна дата, за да използвате датата на вашия компютър

Поставете отметка в квадратчето Разрешено за печат върху сметки, за да използвате заместващия фиш на сметки, когато ги отпечатвате.

Премахването на това квадратче за отметка оставя заместващия фиш наличен, но казва на Timeslips да го игнорира.

Можете да изтриете изцяло заместващ фиш от диалоговия прозорец Списък на заместващия фиш. За да направите това, изберете фиша в списъка и след това щракнете върху бутона Изтриване.

Щракнете върху OK, за да запишете фиша за подмяна и да покажете отново диалоговия прозорец Списък на заместващия лист.

Като алтернатива можете да използвате бутоните New, First, Previous, Next и Last, за да създадете допълнителни фишове за подмяна и да навигирате през съществуващите фишове за подмяна за избрания клиент. Когато приключите със създаването на фишове за подмяна, щракнете върху OK.

Щракнете върху Готово, за да затворите диалоговия прозорец Replacement Slip List.

Когато подготвяте сметка за клиент с активен заместващ фиш, Timeslips замества фишовете за подмяна на фишовете, които сте идентифицирали, когато сте създали заместващия фиш. Следващата фигура показва същата сметка, която видяхте в началото на тази статия, с изключение на това, че тази фигура използва заместващ фиш за всички времеви фишове, независимо от задачата, възложена на фиша за време.

Сметка, използваща фиш за подмяна.

Ако покажете почасовата ставка върху сметката, Timeslips осреднява ставката. На фигурата почасовата ставка е скрита, за да се избегне объркване.

Някои бележки относно фишовете за подмяна:

• Когато обедините разходи за време и разходи в сметката и използвате фиш за замяна, Timeslips първо търси фиш за замяна. Ако не съществува фиш за разходи за подмяна, Timeslips търси фиш за време за подмяна.

• Дори ако използвате заместващ фиш върху сметката, ако за клиента съществува фиш за отмяна, Timeslips показва фиша за отмяна на сметката заедно със заместващия фиш. Timeslips не включва фиша за отмяна в фишовете, за които той замества.

• Когато одобрявате сметка, която използва заместващи фишове, Timeslips маркира като фактурирани фишовете, които е заменил.