Избор на стратегия за почистване и архивиране с QuickBooks 2011

Решаването кога и как искате да почистите или архивирате вашия фирмен файл QuickBooks 2011 е най-вече въпрос на здрав разум. Първото ви съображение трябва да бъде дали изобщо трябва да съкратите фирмения файл. Ако QuickBooks все още работи с разумна скорост, ако не се окажете, че ще се побъркате поради много неизползвани елементи в списъци или ако файлът с данни не е нараснал чудовищно голям (по-голям от 100 MB или така), може да не е необходимо да кондензира. В много случаи не постигате никаква полза чрез почистване. И като не почиствате, все още имате пълни подробни финансови записи на една ръка разстояние.

Изпълнението на операция за почистване не намалява непременно размера на файла с данни на QuickBooks. Ако наистина трябва да имате по-малък файл с данни, това, което трябва да направите, е първо да стартирате операция за почистване и след това да запишете и възстановите преносим файл с данни на QuickBooks.

Другата част за почистването и архивирането на фирмените файлове на QuickBooks е друга здрава идея: трябва да създадете архивно копие на файла с данни на QuickBooks. Препоръчително е да създадете архивно копие в края на годината, след като вие или вашият CPA сте направили окончателни корекции в годината. Страхотна идея е да създадете архивно копие на файла с данни на QuickBooks, което да се използва за изготвяне на вашата данъчна декларация и всички финансови отчети, защото винаги можете по-късно да обясните някаква цифра в декларацията или финансовия отчет, като разгледате архивното копие на файла с данни.

Понякога хората умишлено или неволно променят стари транзакции. Това означава, че за съжаление някой може да промени транзакциите във файл с данни на QuickBooks през предходна година. Когато настъпи тази промяна, някой по-късно, гледащ файла с данни на QuickBooks, може да не е в състояние да обясни номер в данъчна декларация или финансов отчет. Например, ако някой по-късно се върне и промени транзакция през предходна година и тази транзакция се използва за изчисляване на общите приходи за годината, вече не можете да използвате данните от QuickBooks, за да обясните числа във вашата данъчна декларация и вашите финансови отчети за общи приходи.

За щастие, като имате архивно копие на файла с данни на QuickBooks - файла с данни на QuickBooks, който предоставя номера на вашата данъчна декларация и финансовите отчети - винаги можете да видите кои транзакции на QuickBooks поддържат определен номер на данъчна декларация или номер на финансов отчет.

Ако все още сте объркани по този въпрос — и това е малко сложно — попитайте вашия данъчен съветник или вашия CPA за проблема. Той може да ви обясни опасността от промяна в данните на QuickBooks, които са били използвани за изготвяне на декларация или финансов отчет, след като тази декларация е била изготвена или след като тези финансови отчети са били публикувани и разпространени.